Membuat surat undangan wali murid sebenarnya tidak terlalu sulit. Terlebih lagi apabila sudah memiliki format dan juga contohnya. Ada beberapa jenis surat undangan ini seperti undangan rapat, pengambilan rapor, dan sebagainya.
Setiap jenis tentu memiliki format masing-masing yang perlu dipelajari. Akan tetapi Anda tidak perlu khawatir karena pada kali ini akan dijelaskan secara detail mulai dari contoh hingga formatnya. Jadi pastikan untuk menyimak seluruh penjelasannya hingga selesai.
Contoh Surat Undangan Wali Murid
PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI 1 BANTUL
Alamat: Jalan Wachid Hayim Nomor 33 Bantul, Email: [email protected]
Nomor : 013/SMA-MU/IV.A/2020
Perihal : Undangan Rapat Wali Murid
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Wali Murid SMAN 1 Bantul
Di Tempat
Asalamualaikum Wr. Wb.
Bersama surat ini, kami mengharapkan kedatangan Bapak/Ibu wali murid SMAN 1 Bantul Yogyakarta pada rapat wali murid sebagai persiapan Ujian Nasional 2020 tahun ajaran 2019/2020 yang akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Ahad, 20 Februari 2020
Waktu : 08.30 WIB s.d. selesai
Tempat : Gedung Purbatjaraka SMAN 1 Bantul
Demikian undangan tersebut kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wasalamualaikum Wr. Wb.
Kepala Sekolah
TTD
Format Surat Undangan Wali Murid
Berdasarkan contoh di atas, Anda bisa mengetahui struktur dari surat undangan untuk wali murid. Untuk lebih jelasnya, silakan simak bagian berikut ini.
1. Kop surat
Bagian yang pertama adalah kop surat. Bisa dibilang kop surat merupakan hal wajib yang harus ada pada surat apapun, terlebih jika dibuat oleh instansi resmi.
Kop surat berisi nama lembaga dalam hal ini adalah sekolah yang berada di bawah naungan dinas pendidikan. Di bagian ini juga bisa ditambahkan informasi lain seperti alamat, email, atau nomor handphone.
2. Tanggal Surat
Tanggal atau waktu pengiriman surat dituliskan sesuai dengan kapan surat tersebut dibuat. Usahakan untuk menuliskan secara lengkap mulai dari tanggal, bulan, dan tahun.
3. Nomor surat
Setiap instansi mungkin memiliki format nomor surat yang berbeda-beda. Akan tetapi, pada dasarnya nomor surat biasanya terdiri dari nomor keluaran surat, bulan penulisan, instansi, dan tahun pembuatan.
Semua informasi tersebut dituliskan dengan kode tertentu dan dipisahkan dengan garis miring. Sekali lagi, ada kemungkinan format tersebut berbeda antara satu instansi dengan instansi lain.
4. Orang yang dituju
Bagian berikutnya adalah orang yang dituju. Dalam kepentingan surat undangan di atas, orang yang dituju adalah wali murid.
Pada bagian ini, orang yang dituju bisa dituliskan sesuai dengan nama wali murid. Akan tetapi, apabila merasa kesulitan atau memakan waktu yang lama bisa dituliskan saja dengan “Wali Murid”.
5. Pembukaan
Pembuka surat undangan wali murid biasanya berupa salam, hormat, atau sejenisnya sesuai dengan instansi. Sebagai contoh, untuk undangan wali murid di sekolah berbasis Islam, biasanya bagian ini akan diisi dengan salam dan solawat.
6. Isi
Isi merupakan bagian inti dari surat tersebut. Dapat dikatakan bagian ini terdiri dari dua bagian, yakni pengantar isi dan isi utama.
Untuk bagian pengantar isi biasanya akan dijelaskan mengenai latar belakang adanya undangan kepada wali murid. Latar belakang tersebut bisa berupa rapat persiapan ujian, rapat hari libur, pengambilan rapor, dan sebagainya.
Sementara itu, bagian isi utama adalah berkaitan dengan pelaksanaan rapat atau pertemuan. Biasanya bagian ini terdapat informasi seputar waktu, tempat, dan acara secara detail.
7. Penutup
Sebenarnya pada bagian penutup tidak ada aturan yang terlalu baku. Pada umumnya penutup surat hanya berisi ucapan terima kasih dan harapan agar wali murid bisa menghadiri undangan tersebut.
8. Pembuat surat
Pembuat surat yang dicantumkan bisa dari kepala sekolah atau bagian sekretaris. Semua itu bisa disesuaikan dengan kondisi masing-masing.
9. Lampiran
Ada kalanya undangan wali murid juga perlu dilengkapi dengan lampiran seperti untuk pemberitahuan rincian biaya atau sebagainya. Akan tetapi, untuk keperluan yang relatif ringan seperti surat rapat wali murid atau pengambilan rapor biasanya bagian lampiran akan dikosongkan.
10. Tanda tangan dan stempel
Bagian terakhir dan yang paling penting adalah pengesahan berupa tanda tangan dari pembuat surat. Selain itu, di atas tanda tangan tersebut juga harus diberikan stempel sebagai bukti legalitas dari lembaga atau sekolah.
Tips Membuat Surat Undangan Wali Murid
Setelah mengetahui format penulisan undangan wali murid, ada beberapa tips yang perlu Anda perhatikan. Hal tersebut bertujuan agar surat yang ditulis bisa menjadi lebih baik.
1. Gunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar
Karena undangan wali murid termasuk dalam surat resmi dari instansi, maka penulisannya pun juga harus memperhatikan tata bahasa Indonesia yang baku. Hindari untuk menggunakan kata-kata tidak baku.
Apabila terdapat istilah dalam bahasa asing atau bahasa daerah, Anda bisa menggunakan penulisan cetak miring. Hal ini akan membuat surat menjadi tampak lebih profesional.
2. Hindari salah ketik
Masalah yang kerap terjadi pada aktivitas penulisan apapun adalah salah ketik. Hal tersebut juga perlu diperhatikan ketika membuat surat undangan wali murid.
Sebelum masuk proses cetak, sebaiknya undangan yang telah dibuat perlu dibaca kembali minimal tiga kali guna memastikan tidak ada kesalahan ketik. Untuk mendapatkan hasil lebih baik, Anda bisa mencetak surat satu lembar terlebih dahulu agar mata tidak terlalu lelah menatap layar.
3. Ikuti format dari instansi
Seperti yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya, pada dasarnya setiap instansi memiliki format penulisan surat yang berbeda-beda meskipun secara garis besar tetap sama. Oleh karena itu, Anda bisa mempelajari surat yang telah dibuat oleh instansi tersebut sebelumnya.
Memang benar banyak sekali contoh surat undangan wali murid yang bisa ditemukan di internet secara gratis. Akan tetapi, tidak semua dari contoh tersebut menerapkan aturan atau format sesuai dengan instansi sekolah.
Berbagai Keperluan Membuat Surat Undangan Wali Murid
Ada beberapa keperluan yang membuat sekolah harus membuat surat undangan kepada wali murid. Apa saja itu?
1. Rapat menjelang ujian
Keperluan yang paling sering adalah membuat undangan untuk menghadiri rapat menjelang ujian. Biasnya pihak sekolah akan berdiskusi dengan wali murid membahas jadwal, biaya, dan persiapan lainnya.
2. Pengambilan rapor
Untuk jenjang sekolah dasar atau menengah, pengambilan rapor biasanya dilakukan oleh wali murid sekaligus memberikan pembekalan. Meski begitu, untuk SMA ada beberapa sekolah yang membagikan rapor langsung kepada siswanya.
3. Undangan khusus
Biasanya undangan khusus hanya akan diberikan kepada wali murid tertentu karena murid melakukan pelanggaran di sekolah seperti bolos, kekerasan, atau pencurian. Wali murid akan diberikan pembekalan untuk membinanya menjadi lebih baik dan menyesali perbuatannya.
Jadi itulah tadi contoh beserta format surat undangan wali murid yang bisa Anda jadikan referensi. Pastikan untuk memperhatikan beberapa tips yang diberikan agar surat yang ditulis bisa lebih baik.