Apakah saat ini Anda sedang mencari contoh surat undangan OSIS untuk keperluan tertentu? Jika iya, maka artikel kali ini bisa menjadi jawabannya.
Bagi sebagian orang, menulis surat undangan memang cukup menyulitkan, apalagi jika belum mengetahui format dan urutan isinya dengan jelas. Namun, Anda tidak perlu khawatir karena semua itu akan dibahas secara lengkap.
Silakan Anda pelajari contoh dan format penulisan surat undangan ini. Dengan demikian, nantinya Anda akan jauh lebih mudah dalam membuatnya.
Contoh Surat Undangan OSIS
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
SMA Negeri 1 Bantul
Jalan Wahid Hasyim No. 33, Bantul Telp 0839 3738 338
Nomor : 002/OSIS/SMA-I/VII/2020
Lampiran : –
Perihal : Undangan rapat rutin
Kepada Yth. Pengurus OSIS SMA Negeri 1 Bantul
Saudara/I
Di tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Sehubungan dengan adanya agenda rapat rutin setiap bulan, maka dengan surat ini kami mengundang seluruh pengurus OSIS SMA Negeri 1 Bantul untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari, tanggal : Selasa, 3 Februari 2020
Waktu : 09.00—10.30 WIB
Tempat : Kantor Sekretariat OSIS SMA Negeri 1 Bantul
Acara : Rapat rutin bulanan
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Saudara/I kami mengucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Ketua OSIS SMA Negeri 1 Bantul
Ahmad Zulkarnain Alfiansyah
Format Penulisan Surat Undangan OSIS Resmi
Seperti dapat diperhatikan pada contoh surat undangan OSIS di atas, ada beberapa format yang harus dipenuhi. Meskipun format tersebut seperti halnya pada surat pada umumnya, akan tetapi Anda perlu menyimak pembahasan lengkap berikut ini.
1. Kop Surat
Bagian pertama adalah kop atau kepala surat. Kop surat diawali dengan nama organisasi pembuat surat, dalam contoh di atas adalah OSIS SMA Negeri 1 Bantul.
Selanjutnya, perlu dituliskan juga beberapa informasi terkait instansi tersebut seperti alamat, nomor ponsel, atau website jika ada. Semua itu dituliskan dengan format rata tengah.
Untuk bagian instansi, penulisan harus menggunakan huruf kapital. Sementara itu, pada bagian alamat, website, atau nomor telepon bisa menggunakan huruf kecil.
2. Nomor Surat
Nomor surat merupakan bagian penting yang tidak boleh dilupakan. Penulisan nomor ini sangat membantu dalam proses pengarsipan, baik dari pihak pengirim maupun penerima.
Jika diperhatikan pada contoh surat undangan OSIS di atas, nomor surat memiliki urutan kode tertentu. Kode yang pertama adalah kode nomor surat yang dikeluarkan.
Selanjutnya, bagian kedua adalah lembaga yang mengeluarkan surat tersebut sehingga dituliskan OSIS dan SMA I. Kode berikutnya adalah bulan surat tersebut dikeluarkan dan ditulis menggunakan angka romawi.
Bagian terakhir adalah tahun surat undangan tersebut dikeluarkan. Meski begitu, setiap instansi biasanya memiliki format nomor surat yang berbeda-beda.
3. Lampiran
Pada dasarnya, lampiran merupakan berkas tambahan yang berfungsi untuk mendukung isi dari surat undangan tersebut. Artinya, bagian lampiran ini tidak wajib disertakan jika memang tidak memerlukan data pendukung dan dituliskan dengan tanda (-).
Pada contoh surat undangan OSIS yang sudah diberikan, tidak ada lampiran sehingga ditulis dengan tanda tersebut. Akan tetapi, mungkin beberapa kegiatan lain membutuhkan lampiran seperti undangan mengikuti lomba dengan lampiran persyaratan dan tata cara pendaftaran.
4. Perihal
Bagian yang berikutnya adalah perihal. Perihal merupakan inti dari surat undangan tersebut, dalam contoh di atas adalah tentang rapat rutin bulanan dari OSIS SMA Negeri 1 Bantul.
Perlu diketahui bahwa penulisan perihal tidak boleh terlalu panjang, yakni sekitar 2 atau 3 kata sudah cukup. Sebagai contoh, rapat rutin bulanan OSIS SMA Negeri 1 Bantul bisa disingkat menjadi rapat rutin bulanan atau undangan rapat rutin.
5. Penerima surat
Penerima surat bisa dituliskan dengan nama perorangan atau posisi tertentu. Pada contoh di atas, penerima surat dituliskan secara umum dengan tulisan Pengurus OSIS SMA Negeri 1 Bantul.
Hal tersebut sebenarnya sah-sah saja karena memang undangan hanya ditujukan pada posisi itu saja. Akan tetapi, apabila undangan ditujukan kepada kelompok yang lebih luas, maka lebih baik tuliskan nama perorangan saja.
Sebagai catatan, pastikan untuk menuliskan nama penerima dengan benar. Agar terhindar dari multitafsir dengan nama beberapa orang yang mungkin sama, Ana bisa menuliskan nama lengkap orang tersebut.
6. Salam pembuka
Pada contoh surat undangan OSIS di atas, pembuka surat menggunakan salam. Akan tetapi, masih ada beberapa opsi lain seperti panjatan syukur atau sebagainya.
Setelah salam pembuka, maka bagian berikutnya adalah latar belakang diadakannya rapat undangan tersebut. Dalam contoh yang sudah diberikan, undangan rapat diberikan karena memang OSIS memiliki kegiatan rapat rutin.
Untuk latar belakang ini memang perlu disesuaikan dengan kondisi apa adanya. Sebagai contoh, bisa jadi rapat OSIS diberikan dengan latar belakang akan diadakan event tertentu di waktu dekat.
7. Isi surat
Bagian ini merupakan inti dari surat undangan yang dibuat. Tuliskan seluruh informasi terkait acara yang diselenggarakan agar penerima undangan tidak mengalami kebingungan.
Bisa dilihat dalam contoh surat undangan OSIS tersebut, informasi terkait rapat disampaikan dengan sangat lengkap, mulai dari tanggal, waktu, tempat, hingga acara. Penulisan bisa menggunakan format seperti pada contoh agar lebih mudah dibaca.
Terkait bagian acara, sebenarnya semua itu perlu disesuaikan dengan kegiatan yang akan dilakukan. Sebagai contoh, apabila setelah rapat rutin diadakan arisan, maka kegiatan tersebut juga bisa dituliskan di bagian ini.
8. Penutup
Bagian terakhir adalah penutup. Tidak ada ketentuan khusus pada bagian ini kecuali memberikan ucapan terima kasih kepada penerima undangan karena telah meluangkan waktu untuk membaca surat tersebut.
Selain itu, pada contoh surat undangan OSIS yang telah diberikan, di bagian bawah terdapat pembuat surat, yakni ketua OSIS. Bagian ini nantinya bisa diganti dengan pihak lain seperti sekretaris atau pengurus.
Terakhir, sebagai bukti legalitas dari surat undangan tersebut, jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan beserta stempel organisasi. Dengan begitu, surat sudah resmi dapat digunakan dan disebarkan kepada penerima.
Perbedaan Surat Undangan OSIS Resmi dan Tidak Resmi
Secara umum, ada dua jenis undangan OSIS yang kerap ditemui, yakni resmi dan tidak resmi. Lalu, bagaimana perbedaan di antara keduanya?
1. Bahasa yang digunakan
Bisa dilihat pada contoh surat undangan OSIS di atas menggunakan bahasa yang formal dan baku. Itulah salah satu ciri dari surat undangan resmi.
Untuk surat yang tidak resmi, bahasa bisa lebih informal dan tidak terlalu kaku. Akan tetapi, tetap saja tulisan harus tetap berpedoman pada ejaan Bahasa Indonesia yang baik.
2. Format penulisan
Di bagian format penulisan juga terdapat beberapa perbedaan yang cukup terlihat jelas. Jika diperhatikan, surat undangan resmi memiliki format lebih lengkap dan baku seperti kop surat dengan nama instansi dan stempel.
Sementara itu, undangan OSIS tidak resmi bisa berisikan hal-hal yang penting saja selama maksud dan tujuan tetap tersampaikan. Pada jenis ini juga tidak diwajibkan menggunakan kop instansi dan stempel.
Kurang lebih itulah tadi format serta contoh surat undangan OSIS yang bisa dijadikan referensi. Pada intinya, pembuatan undangan ini sangat penting dan harus dituliskan sesuai kaidah yang berlaku.