Dalam melakukan perjalanan dinas pada sebuah lembaga atau instansi dibutuhkan surat dinas. Dibawah ini terdapat beberapa contoh surat tugas perjalanan dinas yang bisa dijadikan referensi. Simak ulasan lainnya dari surat dinas berikut ini.
Surat dinas adalah sebuah surat perintah kerja yang diberikan seseorang di lembaga atau instansi untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan lain di luar daerah dengan jangka waktu tertentu.
Surat dinas juga disebut sebagai surat izin berkegiatan sehingga yang terkait perlu mengeluarkan sedikit uang untuk memperolehnya. Surat dinas ditulis dengan bahasa resmi, baik dan benar serta menggunakan kalimat efektif, tanda baca yang benar, ejaan baik dan lainnya.
Ciri – ciri Surat Perjalanan Dinas
Berikut ini adalah beberapa ciri-ciri dari surat dinas :
- Surat dinas memiliki kop surat atau kepala surat yang memuat nama lembaga atau instansi
- Terdapat nomor surat dan lampiran
- Terdapat salam pembuka dan penutup
- Menggunakan bahasa baku atau resmi, hal ini karena surat dinas masuk dalam bagian surat resmi
- Memiliki stempel dari instansi atau lembaga terkait untuk membuktikan bahwa surat asli.
Unsur Surat
Terdapat beberapa unsur yang harus tercantum dalam surat dinas perjalanan seseorang . berikut adalah formatnya:
Kop surat
Bagian ini penting dalam surat dinas karena memberikan arti keresmian dokumen yang dikeluarkan. Kop surat memuat nama instansi atau lembaga, alamat lengkap, nomor kontak pos, nomor telepon, dan logo instansi.
Nomor surat
Nomor surat bertujuan untuk mempermudah urusan administrasi dan kearsipan. Setiap lembaga atau instansi mempunyai kode atau urutan dalam penulisan nomor surat. Surat dinas adalah surat resmi yang harus memuat nomor surat, tahun, dan kode.
Rincian perintah
Bagian ini menjelaskan mengenai rincian perintah yang diberikan. Sehingga harus to the point. Rincian perintah juga disebut dengan perihal yang menjadi inti dari isi surat. Frase yang digunakan dalam perihal adalah dimulai dengan huruf besar sera diakhiri dengan tanda titik dan tidak disertai garis bawah.
Tanggal surat
Surat dinas memuat tanggal surat yang disisipkan pada sisi kanan atas atau kiri atas serta kanan bawah. Untuk tempat dinas juga perlu dicantumkan namun tidak wajib karena biasanya sudah ada di kop surat.
Lampiran
Lampiran harus ditulis dengan lengkap namun singkat. Biasanya ditulis dengan rincian berupa huruf bukan angka.
Salam pembuka
Ada banyak variasi dari salam pembuka untuk surat dinas. Diantaranya untuk surat pemberitahuan akan dimulai dengan “ Dengan ini kami beritahukan atau sampaikan “ untuk surat balasan mana “ membalas surat saudara yang telah datang pada tanggal … nomor …. dengan ini kami beritahukan bahwa … “. Jika merujuk pada sebuah tujuan maka salam pembuka surat adalah “ dalam upaya memperingati .. “.
Alamat surat
Ada beberapa ketentuan dalam menulis alamat surat dinas. Seperti menggunakan kata “kepada” dan “Yth”. Jadi kamu dapat memilih salah satu dari kedua kata tersebut.
Penutup
Setelah memberikan tugas atau hal yang berkaitan dengan dinas. Jangan lupa untuk memberikan penutup berupa ucapan terima kasih atau harapan bahwa atas perhatian dari yang tertuju.
Nama dan tanda tangan
Berikan nama serta tanda tangan yang berkepentingan untuk memperkuat sifat resmi dari surat dinas. Nama biasanya harus di kurung
Fungsi Surat
Surat dinas memiliki beberapa fungsi antara lain :
- Menjadi pedoman dalam bekerja karena memberikan instruksi tugas, memberi izin serta pengambilan keputusan
- Menjadi alat pengingat karena akan dijadikan arsip instansi atau lembaga terkait
- Menjadi bukti dari perkembangan lembaga atau instansi terkait
- Menjadi alat bukti perjanjian dari keseluruhan pihak yang terkait
Contoh Surat Perjalanan Dinas
Contoh surat tugas 1
Nomor : KS.09/176/BLT/VI/2020
Dasar Penugasan : Surat Keputusan Walikota mengenai Dana Bantuan Wali Kota
MEMERINTAHKAN
Kepada : Nama : Asep Danang
Pangkat/Gol. : Penata/III C
NIP : 197702271995930022
Jabatan : Staf Bagian Kesejahteraan Sosial
Untuk : Sosialisasi Dana Bantuan Walikota
Lama Pelaksanaan Tugas : 3 (Tiga) hari
Terhitung tanggal 16 s/d 19 Maret 2020
Ditetapkan di : Malang
pada tanggal : 14 Maret 2020
Malang
Sandi Arman
Pangkat : Penata Tk. I/III D
NIP. 197212301993849002
Contoh surat tugas instansi kesehatan
DINAS KESEHATAN PROVINSI SULAWESI TENGAH
SURAT TUGAS
Nomor : KU.019/1676/DKS/XII/2022
Dalam rangka melaksanakan tugas Vaksinasi Covid-19 di Desa Bolano, kami menugasi :
Nama : Surani
Pangkat / Golongan : Penata Tk. I/III D
Jabatan : Perawat Penyelia
Nama : Anisah
Pangkat / Golongan : Penata Muda/III B
Jabatan : Perawat Pertama
untuk melaksanakan Vaksinasi Covid-19 Dosis , 2 dan Booster di Desa Bolano
Pada tanggal 6 s/d 7 Juni 2022
Setiap biaya yang timbul karena akibat terlaksananya surat tugas ini telah dibebankan pada DIPA Dinas Kesehatan Provinsi Sulawesi Tengah Tahun 2023
Surat Tugas ini dibuat dengan tujuan untuk dilaksanakan hingga selesai dilaksanakan, pelaksana harus menyampaikan laporan kepada instansi terkait, kami mohon bantuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas tersebut.
Palu, 3 Mei 2022
KEPALA DINAS KESEHATAN
PROVINSI Sulawesi TENGAH
(Marini )
NIP. 19650819198527783728
Contoh surat tugas 2
DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN MALANG
SURAT TUGAS
Nomorku.05/601/III/ST/KPU/2020
Kepala Dinas Pekerjaan Umum
MENUGASKAN
Kepada :
Nama : Andika Gautama
NIP / Gol : 197006171990818003
Jabatan : Staf Dinas Pekerjaan Umum
Nama : Wawan Saputra
NIP / Gol : 1986154468891002
Jabatan : Staf Pekerjaan Umum
Tujuan perjalanan : Kec. Pakisaji
Lama perjalanan : 2 (dua) hari kerja
Untuk : Inspeksi Pekerjaan Pengecoran Jalan Kabupaten
Ditetapkan di Kedungkandang
pada tanggal 5 Maret 2021
Kepala Dinas Pekerjaan Umum
ttd
(Suridi)
NIP. 196604066872901
BUPATI Malang ,
ttd
H.SURONO
Contoh surat perjalanan dinas 1
PT.Seria Aya
Jalan Merpati, Meranti timur, Meranti
Email : [email protected]
Surat Perjalanan Dinas
Nomor : xxx
Nama:
Jabatan:
Alamat:
Berangkat:
Keperluan:
Kendaraan:
Demikian surat ini diterbitkan dengan tujuan agar perjalanan dinas lancar dan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Meranti,xxx 2021
(Nama Direktur)
Direktur PT.Seria Aya
Contoh surat perjalanan dinas 2
Sukses Selalu
Jln. Surya barat, Malang, Kota Malang
Telp : xxxxxxxx
Email : [email protected]
No : 19/SDS/VI/2021
Lampiran : 1 (satu) lembar
Perihal : Surat Tugas Dinas
Malang , 13 Juni 2021
Yth . Bapak/Ibu Kepala Divisi xxxxxx
Di tempat
Yang bertanda tangan dibawah ini adalah direktur utama dari PT. Sukses Selalu yaitu Ibu Adriana, dengan ini memberikan tugas dinas kepada sdr/i:
Nama:
Jabatan:
Alamat:
Untuk melaksanakan tukar faktur kr head office PT. Oke Setia yang berada di :
Alamat:
Pukul:
Demikian surat dinas ini kami berikan, kami ucapkan terima kasih atas kerjasama Bapak/Ibu atas perhatiannya.
Malang, 13 Juni 2021
Direktur Utama
Nana Mirna
Demikian pembahasan mengenai surat perjalanan dinas, unsur, dan fungsi. Beberapa contoh surat perjalanan dinas tersebut dapat kamu jadikan sebagai referensi. Semoga artikel ini membantu.