Jika Anda sedang mendapatkan amanat untuk membuat undangan, mungkin contoh surat rapat koordinasi pada kali ini bisa membantu. Dengan mempelajari contoh tersebut, Anda akan memiliki gambaran lengkap seperti format-format yang digunakan.
Membuat surat rapat koordinasi sebenarnya tidak terlalu sulit asalkan sudah tahu inti dari surat tersebut, mulai dari bagian kepala hingga penutup. Hal ini dikarenakan pada dasarnya surat rapat koordinasi hampir mirip dengan undangan rapat pada umumnya.
Oleh karena itu, silakan Anda simak seluruh pembahasan pada kali ini dengan saksama. Setelah itu perhatikan format surat tersebut untuk dijadikan referensi dalam penulisan.
Contoh Surat Rapat Koordinasi
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
Jalan Jenderal Sudirman No. 32 Jakarta 12190
Telepon: (021) 7283 292938 Website: www.menpan.go.id
Nomor : C/ 98/ SM.01.00/2020
Lampiran : 2 (dua) halaman
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi Lanjutan
Yth. (Daftar terlampir)
Di tempat
Sehubungan dengan diadakannya proses penyusunan kebijakan terkait dengan Manajemen Talenta Indonesia, dengan surat ini kami sampaikan undangan untuk melaksanakan rapat koordinasi lanjutan yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu – Minggu, 12-13 April 2020
Waktu : Pukul 09.00 WIB – selesai
Tempat : Hotel Makmur Sejahtera Abadi
Jalan Juanda Nomor 23, Sentul, Bogor, Jawa Barat 16820
Untuk konfirmasi terkait kehadiran, silakan hubungi Maya (HP 0893 837 392 38), pada jam kerja mulai pukul 08.00 hingga 17.00 WIB. Mengingat betapa pentingnya rapat tersebut, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya.
Demikian surat ini kami buat. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Deputi SDM Aparatur
Muhammad Iwan
Tembusan:
- Sekretaris Kementerian PANRB
- Menteri PANRB
Sekilas Tentang Surat Rapat Koordinasi
Setelah melihat contoh surat rapat koordinasi di atas, mungkin ada beberapa hal penting yang perlu dipahami terlebih dahulu seputar surat tersebut. Surat undangan rapat atau kerap disingkat surat rapat merupakan ajakan resmi yang diberikan kepada perorangan atau instansi untuk menghadiri rapat tertentu.
Biasanya tempat dan waktu rapat sudah ditentukan terlebih dahulu. Surat ini tidak hanya digunakan di lingkup pemerintahan saja, melainkan kegiatan-kegiatan lainnya.
Sebagai contoh, surat rapat koordinasi dapat dibuat oleh pemimpin organisasi seperti karang taruna, remaja masjid, OSIS, atau sebagainya untuk membahas hal-hal penting tertentu. Dalam rapat tersebut, biasanya hal yang dibahas adalah seputar acara yang akan diselenggarakan atau penetapan kebijakan baru.
Karena fungsinya yang cukup penting untuk kepentingan koordinasi, maka penulisan seperti contoh surat rapat koordinasi harus benar-benar diperhatikan, mulai dari bagian kop hingga kaki surat. Semua itu bisa Anda pelajari di bagian selanjutnya.
Format Surat Rapat Koordinasi
Sebenarnya hampir semua surat memiliki format serupa. Akan tetapi, pada kali ini akan dibahas bagaimana format yang baik seperti pada contoh di atas.
1. Kepala surat
Kepala surat merupakan elemen yang paling penting dalam pembuatan surat apapun. Bagian ini biasanya berisi mengenai lembaga atau pihak pengirim surat dan dituliskan dengan huruf kapital serta rata tengah.
Selain berisi nama instansi, di bagian kepala surat juga perlu dibubuhkan beberapa informasi kontak seperti alamat lengkap, kode pos, fax, email, nomor telepon, dan website. Hal tersebut bertujuan agar pihak penerima surat bisa menghubungi apabila terdapat pertanyaan terkait isi surat.
2. Tanggal dan nomor surat
Sesuai dengan namanya, bagian ini berisikan tanggal penulisan surat. Penulisan tanggal biasanya terletak di bagian kanan, sejajar dengan nomor surat di bagian kiri.
Selain tanggal, nomor surat juga menjadi elemen penting untuk dicantumkan. Penulisan nomor surat biasanya berbeda-beda setiap instansi yang dituliskan dengan format kode tertentu.
Oleh karena itu, Anda bisa memahami terlebih dahulu format yang selalu digunakan pada surat sebelumnya. Tujuan dari pemberian nomor ini adalah memudahkan ketika proses pemberkasan.
3. Perihal
Perihal merupakan bagian surat yang berisi mengenai inti dari surat. Pada contoh surat rapat koordinasi di atas, perihal berisi tentang undangan rapat koordinasi.
Penulisan perihal juga harus lugas dan lengkap. Jangan sampai terdapat kesalahan penulisan yang menyebabkan salah penafsiran atau ambigu.
4. Penerima pesan
Penerima pesan harus dituliskan secara singkat dan jelas beserta alamatnya. Ada beberapa alternatif penulisan yang bisa digunakan, yakni menuliskan nama di bagian ini atau menuliskannya di amplop surat.
Pada contoh surat rapat koordinasi, nama penerima tidak dituliskan secara langsung karena sudah tertulis di amplop yang digunakan. Tidak ada yang salah dengan keduanya, namun hanya harus disesuaikan dengan instansi tersebut.
5. Pembuka surat
Bagian yang berikutnya adalah pembuka surat. Pembuka harus dituliskan dengan bahasa yang sopan dan baik sesuai ejaan yang berlaku. Hal tersebut bisa dilihat pada contoh surat rapat koordinasi di atas.
Pada surat tersebut, di bagian pembuka disebutkan terkait latar belakang undangan diberikan atau inti pembahasan pada rapat koordinasi. Menambahkan salam pembuka juga akan lebih baik sebagai bentuk rasa hormat kepada penerima pesan.
6. Isi surat
Selanjutnya, bagian ini berisi inti dari surat rapat koordinasi tersebut. Beberapa poin yang perlu disampaikan adalah waktu dan tempat rapat dilaksanakan.
Untuk waktu, silakan tuliskan hari, tanggal, bulan, tahun hingga pukul berapa acara tersebut dimulai. Jika memungkinkan, tuliskan juga kemungkinan rapat selesai untuk memudahkan peserta dalam mengatur jadwal.
7. Penutup
Seperti halnya pembuka, bagian ini juga harus disampaikan dengan baik. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas ketersediaan waktu untuk membaca undangan tersebut.
Selain itu, ucapan terima kasih juga diberikan untuk peserta yang berkenan menghadiri rapat seperti terlihat pada contoh surat rapat koordinasi di atas. Dengan begitu, penerima undangan akan merasa dihormati.
Meskipun terlihat sepele, namun pada kenyataannya masih ada cukup banyak orang yang mengabaikan hal tersebut. Rasa hormat seharusnya memang harus ditunjukkan kepada penerima surat.
8. Lampiran
Pada dasarnya, lampiran tidak wajib ada pada surat rapat koordinasi. Lampiran hanya berfungsi menjadi pendukung dari apa yang disampaikan pada surat tersebut seperti menampilkan data, statistik, atau sebagainya.
9. Pengirim, stempel, dan cap
Di bagian kaki surat, tuliskan pihak perorangan yang mewakili instansi atau organisasi pengirim surat dengan lengkap. Selain itu, tuliskan juga apa jabatan dari orang tersebut.
Setelah semua ditulis dengan lengkap, jangan lupa untuk menambahkan cap atau stempel dan juga tanda tangan. Hal tersebut berfungsi sebagai legalitas bahwa surat tersebut sah seperti pada contoh surat rapat koordinasi di atas.
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Surat Rapat Koordinasi
Pada dasarnya, tidak ada yang terlalu berbeda jika dibandingkan dengan pembuatan surat pada umumnya. Hanya saja, mengingat ini adalah surat rapat koordinasi, hal yang paling penting untuk diperhatikan adalah kejelasan agenda tersebut mulai dari waktu, tanggal, tempat, hingga pukul berapa pelaksanaannya.
Demikian pembahasan terkait format dan juga contoh surat rapat koordinasi yang bisa Anda jadikan referensi. Semoga penjelasan di atas dapat membantu.