Apakah anda penasaran dan bertanya apa itu yang dimaksud surat Quotation? Maka anda tepat berada di artikel ini dimana anda bisa menyimak pengertian dan contoh syaratnya yang akan kami bagikan kali ini.
Dalam dunia bisnis dan usaha, nama surat Quotation ini pastinya sudah tidak asing lagi. Tetapi banyak orang yang salah kaprah peruntukan surat ini dan menyangka surat Quotation sama fungsinya dengan surat invoice yang mana perlu anda ketahui bahwa kedua surat ini memiliki fungsi yang berbeda namun keduanya menjadi penting dalam dunia bisnis.
Mengapa surat Quotation sering dianggap sama oleh surat invoice? hal ini karena kedua surat ini sama-sama dipergunakan dalam kegiatan purchasing yang dilakukan perusahaan. Oleh karena itu penting bagi anda mengetahui apa itu surat quotation agar anda bisa membedakannya dengan surat invoice dan tidak terjadi miss persepsi bagi penerima surat ini.
Apa itu surat Quotation? Sekedar informasi, surat quotation merupakan surat penawaran yang diberikan setelah permintaan dilakukan dimana dalam transaksi bisnis to bisnis atau B2B, pelanggan akan melakukan permintaan dengan menghubungi anda selaku pihak penyedia barang atau jasa. Kemudian selanjutnya, surat quotation akan anda kirimkan kepada pelanggan tersebut sebagai surat penawaran akan barang atau jasa yang anda jual.
Umumnya dalam surat quotation memuat beberapa hal penting yang mencakup kode, deskripsi, dan harga satuan dari barang atau jasa yang ditawarkan. Selain itu, data perusahaan pun harus ditulis dengan lengkap seperti mulai dari alamat, nomor telepon, sales, dan penanggung jawab dari perusahaan. Dan apabila perusahaan sedang mengadakan promo, maka potongan harga juga harus dicantumkan dengan jelas dan rinci dalam quotation. Lalu barulah setelah lengkap maka harga penawaran pun dikirimkan.
Adapun untuk tata cara atau metode pembayaran, anda dapat menambahkan dua metode yaitu cash on delivery dan cash before delivery. Nantinya akan ditentukan berdasarkan kesepakatan.
Cara Membuat Surat Quotation
Bagi anda yang masih bingung cara membuat surat quotation ini, maka simak panduan dan langkah-langkah cara membuat surat ini yang bisa anda simak dibawah ini.
Kelengkapan Quotation
Perlu anda ketahui bahwa surat quotation terdiri dari 3 bagian surat, yaitu bagian pembuka, isi, dan penutup sebagai berikut:
Pembuka
Pada bagian ini memuat sumber informasi atau iklan dari perusahaan terkait yang memuat kebutuhan akan mitra penyedia barang atau jasa. Profil singkat perusahaan juga dimuat pada bagian ini.
Isi
Pada bagian ini memuat informasi lengkap tentang detail barang atau jasa yang ditawarkan serta pernyataan untuk meyakinkan calon pembeli agar proses transaksi dapat terjadi.
Penutup
Penutup surat pada umumnya dengan bahasa sopan dan baik
Contoh Surat Quotation
Berikut contoh surat quotation agar anda bisa lebih memahami bentuk dan cara membuat surat ini.
MAJU MUNDUR OKE
Jalan Jend. Sudirman 236, Jakarta Selatan
Telepon (021) 5591212 | Email: [email protected] | Website: bayucakra.com
Jakarta, 03 November 2023
Nomor Surat : 113/b.2.3.4/SKS/BCS/VII/2023
Lampiran : 7 (tujuh) lembar
Perihal : Penawaran Jasa Instalansi Water Sprayer
Kepada Yth.
Direktur Utama PT PTPN Persero XII
di
Jakarta
Sehubungan dengan proyek Pelelangan Pekerjaan Pembangunan Instalasi Water Sprayer di Area Perkebunan PTPN X Bandung pada tanggal 14 Maret 2023 di website www.ptpnxii.com, kami selaku perusahaan distributor alat dan mesin pertanian mengajukan penawaran kerja sama dalam bentuk penyediaan tenaga kerja dan jasa instalansi water sprayer.
Adapun bersamaan dengan surat ini kami lampirkan beberapa dokumen pendukung sebagai bahan pertimbangan Bapak memilih perusahaan kami, dokumen tersebut antara lain:
Dokumen Perjanjian Kerja Sama Operasional
Profil Perusahaan
Daftar Pengalaman Penanganan Proyek Sejenis selama 5 (lima) tahun terakhir;
Review Pengalaman Penanganan Proyek Sejenis 5 (lima) tahun terakhir;
Daftar Riwayat Hidup tenaga kerja yang diusulkan
Surat pernyataan kesediaan untuk ditugaskan dari tenaga kerja yang diusulkan
Dokumen lain yang dipersyaratkan
Dengan mengirimkan surat penawaran kerja sama ini, kami menyetujui segala persyaratan yang telah dicantumkan.
Demikian surat penawaran ini kami buat sebagai bahan pertimbangan. Besar harapan kami untuk dapat terjalin kerja sama yang menguntungkan dengan adanya proyek ini.
Presiden Direktur PT MAJU MUNDUR OKE
(Agus Irman, SP.MSi)
Sekian informasi mengenai contoh surat Quotation lengkap dengan pengertian dan perbedaannya dengan surat invoice yang harus anda ketahui agar anda tidak salah dalam peruntukannya. Semoga berguna dan bermanfaat.