Contoh surat permohonan maaf merupakan jenis surat untuk menyelesaikan masalah atau sebagai problem solving agar pihak yang dirugikan bisa berbesar hati dan memaaafkan kesalahan dengan surat resmi ini.
Sebagai manusia pastinya kita tidak luput dari kesalahan baik itu itu tidak sengaja maupun karena sengaja karena faktor khilaf. Walaupun hal tersebut bukan menjadi pembenaran atas kesalahan yang dilakukan, tetapi setidaknya hal tersebut menjadi pertimbangan untuk memaafkan kesalahan orang lain.
Sebagaimana yang kita ketahui bersama dimana permintaan maaf adalah tindakan bijak untuk mengakui kesalahan atau mencegah timbulnya perselisihan yang lebih besar lagi. Oleh karena itu, surat permohonan maaf dapat dibuat untuk tujuan tersebut dan dapat berfungsi sebagai solusi dan jalan “tengah” karena adanya ketidakpuasan pihak satu dengan pihak lainnya, adanya ketersinggungan, atau alasan lain yang memerlukan permintaan maaf sebagai penebus.
Surat permohonan maaf digunakan untuk meminta maaf kepada orang lain, seperti individu, organisasi, atau institusi lainnya. Karena bentuknya surat dan bukan lisan, surat permohonan maaf dapat digunakan sebagai bukti bahwa masalah atau perselisihan telah diselesaikan.
Sebut saja contohnya adalah ketika anda dan perusahaan lain memiliki kontrak untuk mengirimkan bahan pokok kepada mereka secara teratur. Namun, pada suatu titik karena adanya halangan atau masalah internal, bahan pokok yang anda kirimkan ternyata rusak dan tidak dapat diperbaiki, yang menyebabkan keluhan dan keluhan. Untuk mengatasi masalah ini dan tetap mempertahankan hubungan baik yang telah anda bangun selama ini dengan perusahaan tersebut, anda dapat mengirimkan surat permohonan maaf.
Tips Membuat Surat Permohonan Maaf
Agar surat permohonan maaf bisa dipahami dan diterima secara baik oleh pihak yang merasa dirugikan oleh anda, organisasi, atau perusahaan anda, maka simak tips cara membuat surat permohonan maaf sebagai berikut.
Jangan Berbasa-basi dan Langsung Akui Kesalahan
Awali surat anda dengan permohonan maaf, sehingga menunjukkan kerendahan hati tanpa basa-basi. Dengan begitu, si penerima akan yakin akan keinginan besar anda untuk meminta maaf.
Mengakui Dampaknya
Tuliskan bahwa anda sadar mengenai dampak atau kerugian yang dihasilkan. Dengan begitu, anda tidak bersikap ignorant dan memahami kesalahan anda di mana
Jelaskan Penebusan Kesalahan
Anda bisa menyebutkan apa langkah yang akan anda ambil terkait kesalahan tersebut. Contohnya, pergantian, memperbaiki kerusakan, membayar denda, dan sebagainya
Belajar dari Kesalahan
Anda harus bisa tunjukkan bahwa anda akan belajar dari kejadian tersebut dan tidak akan mengulanginya lagi di masa depan
Contoh Surat Permohonan Maaf
Contoh Surat Permohonan Maaf Resmi karena Kekosongan Barang
Jakarta, 16 November 2023
Kepada,
Yth. Manager Produksi PT. Maju Mundur
Jln. Kebayoran lama, Jakarta
Dengan hormat,
Terima kasih kami ucapkan atas kepercayaan Anda mengajukan pemesanan pada kami tertanggal 15Januari 2023. Semua produk yang tertera dalam formulir pemesanan telah kami antarkan sesuai petunjuk yang Anda berikan. Fotokopi rekening, kami lampirkan sebagai tanda bukti. Namun, dengan sangat menyesal, kami tidak dapat mengirimkan pesanan 10 kusen pintu kayu jati ukir karena barang tersebut baru akan tersedia bulan depan.
Kekosongan barang adalah akibat tertundanya produksi karena jenis bahan yang biasa digunakan tidak tersedia. Anda adalah pelanggan tetap kami dan telah bekerja sama cukup lama. Kami harap permasalahan kami ini dapat dimaklumi dan Anda bersedia untuk menunggu produk tersebut selama satu bulan. Salam hangat.
Hormat kami,
Esla Putri, S.T
Manager Pemasaran PT. Rumah Idaman
Lampiran: Rekening No. 1920938278xx
Contoh Surat Permohonan Maaf Resmi Perusahaan
PT. MAJU MUNDUR
“Integrated Property Services”
Jl. Kapeten Surtamin, No. 319, Mampang Prapatan, Jakarta Selatan
Telp. 021 77712373, Fax 021 777126738
No. : B/112/BBI/02/2023
Lampiran : –
Kepada Yth.
Seluruh Tenant
Gedung Menara BBI
Jl. Kapeten Surtamin, No. 334, Jakarta
Up. : Bapak/Ibu Pimpinan
Perihal : Permohonan Maaf Gangguan Air
Dengan Hormat,
Bersama ini, kami pengelola gedung ingin menyampaikan permohonan maaf atas adanya gangguan aliran air bersih di public area kantor Bapak/Ibu di Gedung Menara BBI. Berdasarkan informasi yang kami terima dari PT. Palyja (PAM) bahwa Instalasi Pipa Air Utama pecah pada pukul 22.00 WIB. Hal ini mengakibatkan terganggunya proses pendistribusian air bersih PT. Palyja (PAM) pada hampir seluruh wilayah di Jakarta termasuk di Gedung Menara BBI.
Sebagai informasi bahwa kami juga sudah menyalakan cadangan air bawah tanah (deep well) mulai pukul 07.45 WIB hari ini, tetapi tidak mampu memenuhi kebutuhan air bersih seperti biasanya.
Berkenaan dengan hal tersebut di atas, sekali lagi kami sampaikan permohonan maaf yang sebesar-besarnya karena kejadian tersebut telah menimbulkan ketaknyamanan dan mengganggu kegiatan operasional di perusahaan Bapak/Ibu. Kami dan PT. Palyja (PAM) akan berusaha semaksimal mungkin agar gangguan ini dapat teratasi secepatnya.
Demikian kami sampaikan, atas perhatian serta kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 02 Februari 2023
Budi Solihin
Manager
Tembusan:
Manager
Manager OC
Elsa Putri (PAM)
Sekian informasi mengenai contoh surat permohonan maaf untuk menjadi referensi anda ketika membuat kesalahan dan berjiwa besar untuk mengakuinya untuk mempertahankan hubungan profesional anda tetap terjaga dan baik. Semoga berguna dan bermanfaat.