Sebagai seseorang yang mempunyai tugas dalam pembuatan surat perusahaan, sudah menjadi hal yang wajib untuk mengetahui contoh surat perintah lembur. Pasalnya surat tersebut cukup sering dikeluarkan oleh perusahaan.
Seperti diketahui, pada suatu perusahaan, bekerja lembur merupakan hal yang biasa dilakukan oleh para karyawan. Untuk memberikan perintah tersebut, pihak perusahaan akan mengeluarkan surat resmi kepada karyawan terkait.
Lantas, bagaimanakah penulisan dari surat perintah lembur perusahaan yang benar? Bagi Anda yang belum mengetahui tentang penulisannya, langsung saja simak dan pahami ulasan yang terdapat di bawah ini.
Contoh Surat Perintah Lembur yang Benar
Dalam mengeluarkan surat perintah lembur, tentunya terdapat aturan penulisan yang berlaku. Hal itu karena memang surat tersebut merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh pihak instansi kepada para karyawannya.
Oleh karena itu, dalam membuat surat tersebut harus dilakukan secara serius dan formal. Untuk Anda yang mungkin masih belum tahu seperti apa surat tersebut, maka bisa lihat langsung pada contoh surat perintah lembur berikut ini.
PT. TENAGA KUDA PUTIH
BANTUL KOTA
Jalan Kedasih Putih Nomor 47, Bantul 55713
Hari/Tanggal : Minggu, 13 Maret 2022
Hari Kerja/Libur* : Kerja/Libur
Divisi/Departemen : Gudang
Lokasi : Gudang kantor pusat.
Keterangan Lembur : Stock opname bulanan rutin untuk bulan Maret 2022
*Coret yang tidak perlu
Melalui surat ini memberikan tugas pada karyawan berikut untuk melaksanakan pekerjaan lembur:
| Nomor | NIK | Nama | Jam mulai Lembur | Jam selesai Lembur |
| 1 | 3894839 | Sutini Sutono | 18.00 | 01.00 |
| 2 | 2029300 | Kartini Kartono | 18.00 | 01.00 |
| 3 | 2300930 | Budi Budiono | 18.00 | 01.00 |
| 4 | 1240980 | Langka Sekali | 18.00 | 01.00 |
| 5 | 3489278 | Tunas Muda | 18.00 | 01.00 |
| 6 | 3091090 | Agus Salim | 18.00 | 01.00 |
| 7 | 3410900 | Sasa Madina | 18.00 | 01.00 |
Catatan: Jika sampai waktu yang telah ditentukan pekerjaan lembur belum selesai, maka karyawan yang mempunyai jabatan paling tinggi di lokasi yang memberikan keputusan untuk melanjutkan pekerjaan atau dihentikan sementara.
Dibuat oleh: Diketahui: Disetujui
Dudung Jalang Sutris Paino Maria Ulfa
(Kepala Gudang) (Manajer Gudang) (Manajer HRD)
Anda dapat menggunakan contoh surat perintah lembur pabrik di atas sebagai salah satu patokan penulisan. Untuk berikutnya, isi dari perintah lembur di dalam surat dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan.
Format Surat Perintah Lembur
Setelah melihat contoh surat perintah lembur di atas, tentu tidak lengkap jika Anda tidak memahami juga format penulisannya. Hal ini bisa dipahami agar pembuatan surat perintah lembur ini dapat dibuat dengan lebih mudah dan cepat.
Lalu, apa sajakah format yang terdapat pada jenis surat perintah lembur ini? Untuk mengetahui tentang hal itu, Anda dapat menyimak langsung penjelasan tentang format penulisan surat tersebut di bawah ini.
1. KOP Surat
Format pertama yang terdapat pada surat perintah lembur ini adalah kop surat. Seperti yang diketahui, pada surat resmi seperti surat perintah lembur ini kop surat wajib disematkan di bagian awal surat.
Digunakannya kop surat ini untuk menandakan bahwa surat yang dibuat ini sifatnya resmi. Selain itu, pada bagian kop surat ini juga dapat memudahkan pembaca surat perintah untuk mengetahui pihak yang mengirimkan surat.
Pasalnya, di dalam Kop surat tersebut dicantumkan berbagai informasi terkait identitas dari pembuat surat. Umumnya, pada kop surat dijelaskan informasi tentang nama instansi, logo atau lambang instansi, alamat, dan informasi lain yang masih terkait.
2. Informasi Lembur
Format berikutnya di dalam contoh surat perintah lembur ini adalah informasi tentang tanggal pelaksanaan lembur karyawan. Pada bagian ini akan disampaikan informasi tentang hari, divisi karyawan, deskripsi lembur, dan lain sebagainya.
Pencantuman informasi pada informasi lembur ini harus jelas agar tidak menimbulkan kebingungan dan kesalahan jadwal dari karyawan terkait. Penulisan pada bagian ini bisa dibuat singkat dan menggunakan penjelasan yang mudah.
3. Informasi Karyawan yang Lembur
Setelah mencantumkan informasi terkait kegiatan lembur yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan, selanjutnya dicantumkan juga nama-nama karyawan yang diperintahkan untuk melaksanakan tugas lembur di perusahaan. Untuk jumlah nama karyawannya bervariasi tergantung dengan kebutuhan.
Pada bagian ini akan dijelaskan tentang siapa saja karyawan yang mendapatkan tugas lembur. Dalam menuliskan nama karyawan disertakan juga dengan nomor identitas yang dimiliki oleh para karyawan tersebut.
Selain itu, dicantumkan juga jam berapa waktu lembur tersebut dilakukan. Kejelasan informasi terkait waktu lembur ini sangat penting untuk dicantumkan secara jelas agar bisa diketahui dengan baik oleh pihak karyawan yang terkait.
4. Catatan
Pada penulisan contoh surat perintah lembur di atas juga terdapat tambahan catatan pada isi surat. Catatan tersebut dapat diberikan sebagai informasi tambahan terkait dengan pelaksanaan tugas lembur yang dilakukan oleh karyawan.
Bila melihat contoh di atas, maka catatan tersebut diberikan sebagai informasi apabila pekerjaan belum selesai setelah waktu lembur berakhir. Adanya catatan tersebut dapat membuat karyawan yang bertugas dapat menentukan langkah berikutnya.
5. Nama Terang Dan Tanda Tangan
Format terakhir yang terdapat pada contoh surat perintah lembur ini adalah nama terang dan tanda tangan. Untuk bagian ini, nama terang yang dituliskan adalah pihak-pihak terkait seperti kepala gudang, kepala divisi, dan juga manajer HRD.
Setelah penulisan nama disertakan juga tanda tangan dari semua pihak yang dicantumkan. Dalam penulisan nama terang dan jabatan tersebut harus dipastikan benar agar tidak ada kesalahan informasi yang disampaikan di dalam surat.
Tips Membuat Surat Perintah Lembur
Dalam membuat surat seperti contoh surat perintah lembur yang dijelaskan sebelumnya, terdapat beberapa tips yang bisa Anda perhatikan. Berikut ini adalah penjelasan tentang tips yang bisa digunakan dalam membuat surat perintah lembur.
1. Isi Surat Jangan Berbelit-Belit
Tips pertama untuk membuat surat perintah lembur yang baik adalah pastikan isi dari surat yang dibuat tidak berbelit-belit. Hal itu karena memang surat tersebut merupakan perintah dari perusahaan sehingga pembuatannya harus bisa mudah dimengerti oleh karyawan.
Penggunaan kalimat yang terlalu panjang dan tidak on point malah akan membuat isi surat tidak tersampaikan dengan baik. Oleh karena itu, lebih baik sampaikan isi surat lembur tersebut dengan singkat dan juga jelas.
2. Bahasa Formal dan Baku
Tips selanjutnya adalah dalam menulis atau membuat surat lembur ini, bahasa yang digunakan adalah bahasa formal. Alasannya tentu karena surat perintah lembur seperti ini termasuk ke dalam surat resmi.
Otomatis, agar menunjukkan surat ini adalah resmi dan serius, maka digunakan gaya bahasa yang formal. Jadi, hindarilah untuk memakai kata-kata sehari-hari yang dirasa kurang pas untuk diterapkan pada penulisan surat perintah lembur.
3. Perhatikan Penulisan Identitas dan Informasi Surat
Di dalam surat pemberitahuan lembur akan ditampilkan berbagai informasi seperti identitas karyawan yang lembur sampai dengan waktu pelaksanaannya. Melihat pentingnya informasi tersebut bagi karyawan terkait, maka penulisannya jangan sampai salah.
Untuk menghindari kesalahan tersebut, sebisa mungkin dilakukan pengecekan ulang surat setelah selesai dibuat. Dengan begitu, hasil surat perintah lembur yang dibuat tidak akan mengalami kesalahan yang fatal.
Bagaimana? Tidak terlalu sulit bukan untuk memahami contoh surat perintah lembur beserta formatnya? Dengan memahami hal-hal tersebut, diharapkan Anda bisa membuat surat perintah lembur yang baik dan benar.