Dalam dunia kerja atau perusahaan, pasti sudah tak asing dengan surat tugas kerja. Karena itu contoh surat penugasan kerja di bawah ini dapat dijadikan referensi ketika ingin membuat surat resmi.
Pasalnya tak jarang dalam suatu perusahaan, atasan menugaskan pegawainya untuk melaksanakan tugas di luar kantor. Karena itulah pegawai tersebut memerlukan surat tugas kerja resmi dari perusahaan.
Pembuatannya pun tak bisa asal-asalan, perlu ditulis secara resmi karena surat tersebut akan diberikan kepada pihak lain terkait penyelesaian tugas. Berikut contoh surat penugasan kerja beserta formatnya.
Contoh Surat Penugasan Kerja yang Benar
SURAT TUGAS
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : (Diisi nama lengkap pihak yang memberikan tugas)
NIP : (Diisi NIP dari pihak yang memberikan tugas)
Jabatan : (Diisi jabatan pihak yang memberikan tugas)
Pangkat / Golongan : (Diisi pangkat atau golongan pihak yang memberikan tugas)
Dengan ini memberikan tugas kepada :
Nama : (Diisi nama lengkap pihak yang diberikan tugas)
No KTP : (Diisi nomor KTP pihak yang diberikan tugas)
Tempat Tangal Lahir : (Diisi tempat dan tanggal lahir pihak yang diberikan tugas)
Alamat : (Diisi alamat lengkap pihak yang diberikan tugas)
Untuk dapat membantu melaksanakan kegiatan (diisi dengan nama kegiatan) dalam rangka (diisi kegiatan tersebut dalam rangka apa) yang akan dilaksanakan pada :
Hari, tanggal : (Diisi hari dan tanggal dilaksanakannya acara)
Tempat : (Diisi nama tempat atau lokasi dilaksanakannya kegiatan tersebut)
Waktu : (Diisi waktu dilaksanakannya acara tersebut)
Acara : (Diisi nama acara dari kegiatan tersebut)
Demikian surat tugas ini dibuat dengan sebenar-benarnya, agar dapat dilaksanakan dengan tanggung jawab.
Dikeluarkan di : (Nama kota tempat dibuatnya surat)
Pada tanggal : (Tanggal dibuatnya surat)
(Jabatan pihak pembuat surat),
(Nama lengkap pihak pembuat surat)
NIP : (Diisi NIP pihak pembuat surat)
Tips Pembuatan Surat Penugasan Kerja
Setelah melihat contoh surat penugasan kerja di atas, surat tersebut rupanya dibuat dengan format tersendiri. Sehingga pembuatannya harus memperhatikan aturan penulisan yang berlaku, karena itu simak tips pembuatannya di bawah ini :
Ketahui Pengertian Surat Penugasan Kerja
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, surat tugas atau penugasan kerja merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi pemerintah atau perusahaan ditujukan untuk karyawan atau pegawai.
Surat tugas ini umumnya dibuat oleh atasan atau seseorang yang memiliki pangkat lebih tinggi di kantor guna menugaskan karyawannya untuk mengikuti suatu kegiatan di luar kantor.
Konsep dari surat tugas ini pun berbeda-beda bergantung dari tugas yang diberikan untuk karyawan tersebut, mulai dari konsep internal dan lain sebagainya. Selain itu surat ini juga memiliki jangka waktu tertentu bergantung dari keputusan dari atasan.
Ketahui Fungsi Surat Penugasan Kerja
Setelah mengetahui pengertian dari surat penugasan kerja, hal yang wajib diketahui setelah melihat contoh surat penugasan kerja di atas adalah fungsi dari surat tersebut. Terdapat beberapa fungsi surat tugas yang perlu diketahui, diantaranya :
- Sebagai bukti resmi pengutusan seseorang untuk menjalankan pekerjaan di luar kantor atau wilayah perusahaan.
- Sebagai media penyampaian informasi terkait pihak yang diutus sebagai perwakilan dari kantor atau perusahaan.
- Sebagai surat pengantar untuk keperluan legalisasi pekerjaan.
- Sebagai acuan dasar pekerjaan atau kegiatan.
Ketahui Struktur Surat Penugasan Kerja
Karena contoh surat penugasan kerja merupakan salah satu jenis surat resmi, maka pembuatannya pun harus mengikuti struktur dan format yang berlaku untuk surat resmi. Berikut penjelasan lengkapnya :
Kepala Surat
Setiap surat resmi pasti memiliki kepala surat yang berisi bagian-bagian seperti kop surat, kata surat tugas, serta nomor tugas. Kop surat memuat informasi terkait identitas dari perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat tersebut.
Pada kop surat juga pasti terdapat logo atau lambang dari instansi pembuat surat, serta informasi penting lainnya terkait instansi tersebut seperti alamat, nomor telepon, faks, website, dan informasi lainnya.
Setelah itu pada bagian kepala surat akan terlihat penulisan SURAT TUGAS, yang ditulis menggunakan huruf kapital, dicetak bold atau tebal, dan letaknya simetris dengan bagian kop surat.
Selain itu pada kepala surat di contoh surat penugasan kerja juga umumnya menggunakan nomor surat yang telah terdata oleh instansi atau perusahaan.
Batang Tubuh Surat
Struktur selanjutnya setelah kepala surat adalah batang tubuh surat, yang umumnya berisi alinea pembuka atau kalimat pembuka surat serta isi surat. Untuk alinea pembuka, bagian ini berisi dasar atau pertimbangan mengapa penulis membuat surat tersebut.
Setelah itu pada bagian tubuh surat terdapat isi surat yang membahas inti mengapa surat tugas tersebut dibuat, dalam hal ini akan dijelaskan siapa orang yang diberi tugas beserta informasi identitas diri.
Penutup Surat
Pada contoh surat penugasan kerja di atas, juga terdapat bagian penutup surat yang meliputi berbagai hal seperti :
- Nama serta jabatan pemberi tugas atau pihak yang berwenang, menggunakan huruf kapital pada unsurnya serta menggunakan tanda baca koma.
- Nama lengkap dari pihak yang diberi tugas menggunakan huruf kapital pada setiap unsurnya.
- Tanda tangan pihak pemberi tugas.
- Tempat serta tanggal dibuatnya surat tugas tersebut.
- Cap dinas.
- Terdapat tembusan apabila diperlukan.
Jelaskan Isi Tugas dengan Jelas
Seperti namanya, surat tugas dibuat sebagai bukti resmi tertulis terhadap pendelegasian tugas. Karenanya perlu dicantumkan dengan jelas informasi terkait surat tugas tersebut mulai dari siapa yang menjalankan tugas hingga berapa lama atau durasi tugas yang diberikan.
- Jelaskan secara jelas terkait tugas yang diberikan kepada karyawan atau pegawai yang bersangkutan, sejauh mana orang yang ditunjuk tersebut memiliki wewenang terhadap tugas tersebut.
- Jelaskan secara jelas lokasi serta durasi waktu dari tugas tersebut, mulai dari tanggal dimulai hingga tanggal berakhirnya tugas. Hal ini sangat penting guna melacak jika nantinya terdapat masalah terkait penugasan.
Ketahui Syarat Sah Surat Penugasan Kerja
Selain mengetahui bagaimana contoh surat penugasan kerja, hal lain yang harus diperhatikan dalam penulisan surat resmi ini adalah poin agar surat tugas ini dianggap sah. Berikut syarat sah surat penugasan kerja resmi diantaranya :
- Terdapat logo atau lambang pada bagian kop surat.
- Nomor surat yang telah terdata oleh instansi atau perusahaan.
- Alamat lengkap instansi atau perusahaan.
- Tanggal pembuatan dari surat penugasan kerja tersebut.
- Surat ditandatangani oleh pihak yang berkepentingan dan pihak yang mengeluarkan surat tersebut.
Ketahui Jenis Surat Tugas
Terdapat beberapa jenis surat tugas yang perlu diketahui, diantaranya :
- Surat tugas kerja
- Surat tugas perusahaan
- Surat tugas perjalanan dinas
- Surat tugas guru
- Surat tugas pelatihan
- Surat tugas kantor
- Surat tugas wartawan
- Surat tugas karyawan
- Surat tugas mengajar
- Surat tugas guru pengganti sementara
Demikian contoh surat penugasan kerja yang harus diketahui sebelum membuat surat tugas kerja untuk karyawan atau pegawai.