Apakah anda sedang membutuhkan contoh surat pengiriman pembayaran? Surat pengiriman pembayaran merupakan salah satu surat resmi, sehingga dalam pembuatannya tidak boleh dilakukan secara asal.
Karena hal tersebut biasanya tak sedikit orang yang mencari contohnya terlebih dahulu sebelum membuat surat pengiriman pembayaran. Nah, pada kesempatan kali ini memang akan memberikan contoh surat pengiriman pembayaran yang mungkin akan sedikit membantu anda dalam membuat jenis surat yang satu ini.
Mengenal dan Contoh Surat Pengiriman Pembayaran
Sebelum memberikan tentang contoh surat pengiriman pembayaran, maka ada baiknya untuk mengetahui pengertian tentang surat ini. Sebenarnya apa itu surat pengiriman pembayaran?
Jadi ini adalah sebuah surat yang memang dibuat oleh pihak pembeli untuk diberikan kepada pihak penjual. Sebagaimana namanya surat ini berisi tentang rincian pembayaran yang telah dilakukan pihak pembeli kepada pihak penjual barang yang dibeli.
Karena hal tersebut, dalam surat ini berisikan hal-hal penting yang berkaitan dengan kegiatan pembayaran yang telah dilakukan, seperti tanggal pembayaran, jumlah nominal pembayaran yang dikirimkan oleh pihak pembeli kepada penjual, cara pembayaran yang dilakukan misal melalui transfer bank, dan sebagainya yang memang perlu diinformasikan kepada penjual.
Lalu bagaimana cara membuat surat pengiriman pembayaran ini? Caranya tergolong mudah, untuk lebih jelasnya maka berikut ini adalah contoh surat pengiriman pembayaran yang dapat anda tiru.
CV Jaya Selalu
Jalan Kenanga No. 24, Semarang, Jawa Tengah
Nomor :
Semarang, 13 April 2022
Kepada PT. Indosari
Jalan Melati No. 70, Jakarta Pusat
Hal : Pengiriman Pembayaran
Lampiran : Bukti Pengiriman Pembayaran
Dengan hormat,
Kami CV. Maju Selalu sudah menerima barang pesanan kami pada tanggal 1 April 2022, yaitu berupa 5 buah laptop ASUS. Barang tersebut sudah kami cek dan barang dalam keadaan baik serta dapat digunakan sebagai mestinya.
Sesuai dengan persetujuan sebelumnya, bahwa biaya total pembayaran adalah Rp60.000.000,00. Dengan pembayaran awal sebesar Rp40.000.000,00 telah kami transfer melalui rekening Bank BCA pada tanggal 12 April 2022. Untuk sisanya yaitu Rp20.000.000,00 akan kami bayarkan pada tanggal 19 April 2022. Kami lampirkan bukti pembayarannya.
Demikian surat peryataan pengiriman pembayaran ini kami buat sebenar-benarnya, atas waktu dan perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sunardi Kabag. Keuangan CV. Maju Selalu
Itulah contoh surat pengiriman pembayaran yang dapat anda tiru, silakan disesuaikan dengan kebutuhan anda.
Cara Membuat Surat Pengiriman Pembayaran
Tadi sudah diberikan contoh surat pengiriman pembayaran yang bisa anda tiru. Nah, agar makin mudah dalam membuat surat pengiriman pembayaran maka anda dapat mengikuti beberapa tips berikut ini. Langsung saja berikut adalah tipsnya.
1. Tulis Sesuai Format
Untuk dapat membuat surat pengiriman pembayaran maka anda harus mengetahui tentang format dari surat resmi ini. Untuk format pembuatan surat ini tidak jauh berbeda dari surat resmi lainnya. Agar lebih jelasnya berikut ini adalah format dari surat pernyataan pengiriman pembayaran.
a. Kop Surat
Kop surat ada di bagian paling atas surat. Ini adalah bagian yang berisikan identitas dari pengiriman surat.
b. Nomor Surat
Selanjutnya yang tiada kalah penting adalah nomor surat. Nomor surat ini membuktikan bahwa surat yang dikirim memang asli dan benar-benar dibuat oleh pengirim surat tersebut. Format nomor surat ini biasanya urutan nomor surat dikeluarkan, dan waktu surat dikeluarkan.
c. Tanggal
Ada juga tanggal yang merupakan penanda waktu surat tersebut dituliskan. Sebenarnya untuk tanggal ini dapat diletakkan di bagian atas setelah nomor surat atau di bagian bawah sebelum tanda tangan dari pembuat surat.
d. Nama dan Alamat Penerima
Surat memang harus dituliskan dengan jelas, sehingga anda juga harus menuliskan nama dan alamat dari penerima surat. Hal dilakukan untuk menghindari kesalahan penerima surat.
e. Tuliskan Perihal
Anda pun perlu menuliskan maksud dari surat tersebut dibuat atau perihal surat. Seperti contoh surat pengiriman pembayaran di atas dituliskan jika perihal atau hal dari surat tersebut adalah mengenai pengiriman pembayaran yang telah dilaksanakan. Setelah itu tuliskan juga jika ada lampiran yang diberikan pada surat tersebut.
f. Rincian Pesanan
Format selanjutnya adalah menuliskan tentang rincian pesanan. Misal anda telah memesan barang berupa 3 laptop maka tulisan bahwa anda telah menerima 3 buah laptop dengan merk yang dipasang. Lalu tidak lupa tuliskan juga keadaan barang saat diterima.
g. Waktu Pembayaran
Nah yang paling penting adalah menuliskan tentang rincian pembayaran yang telah dilakukan termasuk nominal pembayaran dan waktu pembayaran, lalu bisa juga memberikan informasi seputar cara pembayarannya misal pembayaran dilakukan melalui transfer via rekening bank.
Tuliskan juga tentang pembayaran kedua jika memang anda baru membayar DP. Tuliskan rencana waktu pelunasan untuk memberikan kepastian kepada pihak penjual.
h. Penutup Surat dan Tanda Tangan
Bagian akhir surat adalah penutup. Penutup ini adalah ucapan terima kasih telah membaca isi surat yang dibuat. Setelah penutup maka selanjutnya adalah tanda tangan dari pembuat surat.
i. Lampiran
Jika memang diperlukan maka berikan lampiran. Lampiran ini berdiri sendiri dan terpisah dari surat meskipun lampiran masih termasuk hal yang dibutuhkan dalam surat. Dalam lampiran surat pengiriman pembayaran, biasanya lampiran berupa bukti pembayaran.
Itulah format dari surat pengiriman pembayaran yang perlu anda ketahui jika memang akan membuat surat resmi ini.
2. Tulis Dengan Jelas dan Singkat
Setelah mengetahui tentang format surat ini, maka dalam proses pembuatannya anda harus membuat surat secara jelas dan singkat. Ya, surat resmi termasuk surat pengiriman pembayaran harus dibuat secara jelas dan singkat.
Jelas dalam menggunakan kata-kata yang dipilih, jelas dalam memberikan informasi, dan jelas dalam segala hal. Lalu harus juga singkat, artinya tidak perlu menuliskan hal-hal yang tidak diperlukan dalam surat.
Lalu pastikan menulis setiap kata dalam surat dengan benar dan jelas atau tidak ada typo. Typo atau kesalahan ketik bisa menimbulkan kesalahpahaman dalam mengartikan isi surat. Untuk itu sebelum mengirimkan surat, ada baiknya dicek terlebih dahulu.
Itulah tips mudah yang dapat anda lakukan agar dapat membuat surat pernyataan pengiriman pembayaran untuk memudahkan pembuatan surat.
Fungsi Surat Pengiriman Pembayaran
Adapun berbagai fungsi dari surat ini adalah sebagai berikut ini;
- Sebagai sarana pemberian informasi kepada pihak produsen bahwa barang telah diterima oleh pihak pembeli
- Sebagai acuan dalam pengecekan barang pesanan
- Digunakan sebagai bukti pembayaran terhadap barang yang telah dipesan
- Untuk memberikan informasi kepada produsen jika barang yang dipesan oleh konsumen sesuai dengan permintaan atau sebaliknya.
Itulah dia informasi seputar contoh surat pengiriman pembayaran yang mungkin bisa menjadi contoh untuk anda tiru jika memang akan membuat surat ini, dan berbagai informasi lainnya. Semoga penjelasan kali ini dapat bermanfaat.