Ditugaskan untuk membuat surat permohonan permintaan delegasi atau surat permintaan delegasi? Untuk memudahkan dalam proses pembuatannya, maka anda dapat mengikuti contoh surat pengiriman delegasi yang ada. Mencari contoh surat permohonan permintaan delegasi bisa dilakukan dengan mudah.
Salah satu caranya adalah dengan mencari di internet. Pada kesempatan kali ini pun akan memberikan contoh surat pengiriman delegasi dan berbagai informasi lainnya yang masih berhubungan dengan surat ini. Jadi, langsung saja simak penjelasan berikut untuk lebih jelasnya.
Mengenal dan Contoh Surat Pengiriman Delegasi
Biasanya di suruh institusi, lembaga, perusahaan, dan sebagainya jika mengadakan suatu acara akan meminta beberapa orang sebagai perwakilan delegasi agar dapat mendatangi acara yang dilaksanakan. Tujuan delegasi biasanya bermacam-macam, ada yang memang meminta delegasi dari pihak lainnya untuk merapatkan suatu hal dalam acara tersebut, mengikuti perlombaan, dan sebagainya.
Tapi permintaan delegasi biasanya dilakukan agar acara yang dilaksanakan bisa sukses digelar sehingga bermanfaat bagi semua orang yang mengikutinya. Nah, untuk meminta delegasi dari pihak lainnya, maka selaku pemilik acara harus mengundang pihak yang diminta dengan mengirimkan surat permintaan delegasi.
Apakah anda sudah bisa membuat surat permohonan permintaan delegasi ini? Sebelum memberikan contoh surat pengiriman delegasi, perlu untuk mengetahui pengertian dari surat resmi permintaan delegasi. Jadi sebenarnya apa itu surat permintaan delegasi?
Ini ada sebuah surat resmi yang dikeluarkan dari pihak penyelenggara acara dengan maksud untuk mengundang perwakilan dari pihak tertentu, bisa surat undangan dari universitas ke universitas lainnya, perusahaan ke universitas, dan sebagainya. Untuk contohnya adalah sebagai berikut.
Universitas Negeri Semarang
Fakultas Bahasa dan Seni
Sekaran, Gunungpati, Semarang
Nomor :
Lampiran : –
Hal : Permohonan Delegasi
Yth. Kepala Sekolah
SMA Negeri 3 Semarang
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakan Kegiatan Bahasa dan Seni 2020 Fakultas Bahasa dan Seni, Universitas Negeri Semarang yang akan diadakan pada
Hari/Tanggal :
Waktu :
Tempat :
Besar harapan kami agar Bapak/Ibu dapat mengirimkan lima (5) siswa/siswi untuk berpartisipasi dalam acara tersebut. Untuk konfirmasi siswa/siswi yang hadir, silakan untuk menghubungi Sdri. Nina di nomor telepon 08123451 paling lambat pada Jumat, 1 Mei 2020.
Demikian surat permohonan delegasi ini kamu buat, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Mengetahui
Dekan Fakultas Bahasa dan Seni Ketua BEM Fakultas Bahasa dan Seni
Universitas Negeri Semarang. Universitas Negeri Semarang
……………………… ………………………
Itulah contoh surat pengiriman delegasi yang mungkin bisa anda tiru. Silakan disesuaikan saja dengan kebutuhan anda dalam membuat surat ini.
Tips Menulis Surat Pengiriman Delegasi
Jika tadi pada penjelasan sebelumnya sudah memberikan contoh surat pengiriman delegasi, maka sekarang akan memberikan informasi seputar tips yang dapat diterapkan untuk membuat surat ini.
Bisa saja meskipun sudah diberikan contoh, tapi masih sedikit kebingungan dalam membuat surat ini. Untuk itu, bisa menerapkan beberapa tips mudahnya seperti berikut.
1. Berikan Kop Surat
Salah satu ciri dari surat resmi adalah memiliki kop surat. Kop surat ini merupakan identitas dari pengirim surat, dan merupakan penanda bahwa surat tersebut adalah surat resmi yang diberikan dari institusi, lembaga, atau organisasi lainnya.
2. Tanggal Pembuatan Surat
Jangan sampai lupa untuk memberikan tanggal pembuatan surat. Tanggal pembuatan surat pun menjadi hal penting, sebab ada berbagai fungsi dari tanggal dalam surat, salah satu seperti untuk memudahkan dalam pengarsipan surat.
2. Bukan Ditujukan Untuk Perorangan
Selanjutnya yang perlu diketahui adalah bahwa surat ini ditujukan bukan untuk perorangan atau lebih tepatnya ditujukan kepada instansi atau pemimpin instansi. Karena hal tersebut dalam contoh surat pengiriman delegasi di atas terdapat keterangan bahwa surat tersebut diberikan kepada kepala sekolah SMA Negeri 3.
Sebab yang memutuskan untuk memberikan delegasi adalah ketua atau pemimpin dari instansi yang dituju.
3. Surat Harus Jelas
Tips berikutnya yang dapat anda terapkan dalam menuliskan surat permintaan delegasi adalah dengan menuliskan surat secara jelas. Jelaskan secara singkat tentang kepentingan anda dalam meminta delegasi.
Jangan terlalu panjang menuliskan surat, cukup tulis secara singkat namun tetap jelas maksud yang diinginkan. Pastikan juga menggunakan bahasa yang sopan dan menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.
Lalu jelaskan secara terperinci mengenai acara yang akan dilaksanakan, kemudian waktu dan tempat pelaksanaan acara, jelaskan juga tentang jumlah delegasi yang diminta, dan hal lainnya yang memang perlu.
4. Tanda Tanda
Yang tidak kalah penting adalah adanya tanda tangan dari pihak yang meminta delegasi. Tanda tanda ini bisa menjadi bukti bahwa memang benar surat tersebut dibuat oleh pihak instansi yang terkait.
Tanda tanda bisa diwakilkan oleh ketua atau pemimpin penyelenggara, misal ketua panitia penyelenggara, ketua organisasi, dan sebagainya. Karena memang penting dan sebagainya bukti bahwa surat tersebut adalah surat resmi, maka jangan sampai lupa untuk memberikan tanda tangan.
5. Lampiran Jika Diperlukan
Jika memang ada, maka bisa juga memberikan lampiran pada surat ini. Lampiran ini biasanya ada di bagian paling akhir surat. Lampiran bertujuan untuk memberikan keterangan terkait hal yang tidak dijelaskan dalam isi surat permintaan delegasi.
Seperti lampiran tentang nama delegasi yang sudah terkontaminasi mengikuti acara, susunan acara atau jadwal acara, dan sebagainya. Jika memang diperlukan maka silakan berikan lampiran pada surat permintaan delegasi.
6. Pastikan Tidak Salah Ketik
Yang juga menjadi hal penting dalam penulisan surat permohonan delegasi adalah menulis surat secara jelas. Jelas yang di maksud adalah tidak ada kesalahan dalam pengetikan kata. Sebab kesalahan ketik dalam penulisan kata dapat membuat kesalahan arti oleh pihak pembaca surat.
Tak hanya itu saja surat resmi yang salah dalam mengerikan kata juga dinilai kurang profesional sehingga akan membuat orang ragu atas surat tersebut, dan pastinya membuat surat menjadi kurang nyaman untuk dibaca.
Tenang saja, sekarang ini ada banyak sekali tools gratis yang dapat digunakan untuk mendeteksi kesalahan kata. Dengan tools inilah, anda dapat mudah dalam mendeteksi kesalahan ketik dan bisa mudah serta cepat untuk memperbaikinya.
Itulah beberapa tips yang dapat diterapkan sebelum menuliskan surat pengiriman delegasi. Bagaimana apakah sekarang sudah dapat untuk membuat surat resmi ini? Karena pentingnya surat ini, maka jangan sampai salah dalam menuliskannya.
Jadi itulah penjelasan kali ini mengenai berbagai hal dalam surat permohonan permintaan delegasi, termasuk informasi yang memberikan contoh surat pengiriman delegasi yang dapat ditiru, dan berbagai informasi lainnya yang bisa membantu anda dalam pembuatan surat permohonan delegasi.
Diharapkan semoga penjelasan kali ini dapat bermanfaat untuk semuanya yang memang membutuhkan, terima kasih telah membaca artikel kali ini sampai selesai, dan sampai bertemu kembali di penjelasan selanjutnya.