Dalam aktivitas pengembalian barang atau biasa dikenal dengan retur, diperlukan adanya surat pengantarnya. Untuk pembuatan suratnya, bisa melihat pada contoh surat pengembalian barang pada umumnya.
Surat pengembalian barang ini biasanya diberikan pada pihak-pihak yang ingin mengembalikan barang pinjaman ataupun barang kelebihan. Jenis surat ini bisa dibuat oleh pihak instansi ataupun secara perorangan.
Untuk penulisan surat ini, tentu terdapat beberapa format yang penting untuk dipahami. Nah, bagi Anda yang belum tahu akan format surat tersebut, maka langsung saja ikuti pembahasannya di bawah ini.
Contoh Surat Pengembalian Barang yang Benar
Telah disinggung di awal tadi bahwa dalam pengembalian barang apalagi secara resmi memerlukan adanya surat pengantar. Surat tersebut menjadi salah satu tanda bukti bahwa pengembalian telah dilakukan.
Untuk penulisannya, surat seperti ini mempunyai bentuk penulisannya sendiri. Berikut ini adalah contoh surat pengembalian resmi dari instansi yang dapat Anda gunakan sebagai salah satu referensi pembuatan surat tersebut.
PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL
UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)
Jalan Kuncup Melati, Nomor 11 T, Bantul
——————————————————
Surat Pengembalian Barang
Nomor: 01903/LU/DJP-0930/2022
Pada hari ini selasa tanggal 17 Februari 2022, kami yang bertanda tangan di bawah ini.
Nama : Yudi Sulistyo Nugroho
NIP : 038190290820
Bertindak untuk dan atas nama : Pokja Dinas Dikpora Kabupaten Bantul
Selanjutnya akan disebut sebagai PIHAK PERTAMA.
Nama : Gonzalo Higuain
Perusahaan : PT. Adi Karya Husada
Jabatan : Kepala Gudang
Selanjutnya akan disebut sebagai PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA dengan ini menyatakan mengembalikan barang kepada PIHAK KEDUA berupa contoh buku dan kepustakaan lainnya sebagaimana yang ada pada rincian terlampir dalam kondisi lengkap dan baik.
Semua biaya yang diperlukan dalam proses pengembalian barang tersebut selanjutnya akan ditanggung oleh PIHAK KEDUA.
Demikianlah surat pengembalian barang ini dibuat untuk kemudian dipergunakan sebagaimana seharusnya.
Bantul, 17 Februari 2022
Yang menerima Yang menyerahkan
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
Gonzalo Higuain Yudi Sulistyo Nugroho
Catatan:
- contoh buku dan pustaka lainnya akan diambil kembali oleh calon penyedia jasa di tempat yang ditentukan oleh pokja dinas Dikpora Bantul mulai rabu 20 Februari 2022 sampai dengan 28 Februari 2022 atau setelah memperoleh pemberitahuan dari Dikpora Bantul.
Anda dapat menggunakan contoh surat pengembalian barang di atas sebagai salah satu referensi. Namun, seperti bisa dilihat, contoh surat di atas ini merupakan surat pengembalian barang secara resmi dari pihak instansi.
Untuk jenis surat retur pengembalian yang bersifat pribadi atau perorangan, tentu strukturnya bisa lebih sederhana lagi. selain itu, dalam surat perorangan juga tidak dibutuhkan identitas resmi baik kop surat maupun nomor surat.
Struktur Format Penulisan Surat Pengembalian Barang
Apabila diperhatikan, pada contoh surat pengembalian barang sebelumnya, terdapat format penulisan yang diterapkan. Format tersebut apabila dipahami dengan baik tentu dapat memudahkan Anda yang ingin membuat surat serupa.
Selain itu, format tersebut juga membuat surat yang dibuat terlihat lebih terstruktur, jelas, dan mudah dipahami oleh penerima. Untuk lebih jelas lagi tentang format tersebut, berikut adalah penjelasan selengkapnya.
1. Kop Surat
Format pertama yang terdapat pada contoh surat pengembalian barang di atas adalah harus ada kop surat. Kop surat tersebut diperlukan karena pada contoh di atas surat pengembalian tersebut dikeluarkan oleh pihak instansi.
Di dalam kop surat, disampaikan beberapa informasi tentang identitas dari pihak yang menerbitkan surat tersebut. Beberapa informasi yang ditampilkan antara lain adalah nama instansi, alamat, kontak, email, dan lan sebagainya.
Sementara untuk surat pengembalian yang bersifat individu atau pribadi, kehadiran kop surat seperti ini tidak diperlukan. Jadi, keberadaan dari kop surat ini disesuaikan dengan jenis surat pengembalian barang yang dibuat.
2. Judul dan Nomor Surat
Selanjutnya, di bagian bawa kop surat dituliskan judul surat dan juga nomor surat. Untuk judul suratnya, bisa diberikan sesuai dengan kebutuhan seperti pada contoh surat pengembalian barang yang diberikan sebelumnya.
Sementara untuk nomor surat, merupakan nomor yang diterbitkan oleh pihak pengirim surat. Nomor tersebut merupakan nomor urut pengeluaran surat dari pihak instansi sehingga nanti bisa dimasukkan ke dalam arsip.
3. Identitas Pengirim dan Penerima Surat
Format berikutnya pada surat pengembalian barang ini adalah identitas dari pengirim dan juga penerima surat. Pada bagian pertama dapat dijelaskan tentang informasi identitas dari pengirim mulai dari nama, instansi, jabatan, wewenang, dan lain sebagainya.
Untuk selanjutnya, pengirim dengan identitas tersebut akan disebut dengan nama PIHAK PERTAMA. Berikutnya, lanjut untuk memberikan informasi tentang identitas penerima barang secara lengkap seperti di bagian sebelumnya.
Pada pembahasan surat, pihak penerima ini akan disebut sebagai PIHAK KEDUA. Penyampaian identitas diri ini harus dilakukan secara benar dan tidak boleh terdapat kesalahan dalam penyebutan ataupun penulisan.
4. Isi Surat
Pada bagian isi surat ini menjelaskan tentang tujuan dari diberikannya surat ini. Oleh karena ini surat pengembalian barang, maka pada bagian isi bisa dijelaskan bahwa PIHAK PERTAMA dengan surat tersebut akan mengembalikan barang ke PIHAK KEDUA.
Penyampaian bagian isi ini bisa dibuat secara ringkas dan jelas untuk memudahkan dalam memahami isi surat. Selain itu, bisa disampaikan juga beberapa ketentuan terkait pengembalian barang yang dilakukan.
5. Penutup
Pada bagian penutup, bisa diakhiri dengan kalimat yang singkat saja seperti halnya pada contoh surat pengembalian sebelumnya. Bisa juga di bagian ini disertai dengan harapan ataupun ucapan terima kasih kepada pihak yang memberikan pinjaman barang.
6. Tanda Tangan dan Nama Terang
Format berikutnya yang terdapat pada contoh surat pengembalian barang di atas adalah nama terang beserta tanda tangannya. Nama terang yang dicantumkan di bagian tersebut adalah pihak yang menyerahkan dan menerima barang.
Penulisan nama terang tersebut harus dilakukan secara lengkap dan benar. Dituliskan juga jabatan serta nomor induk kepegawaian jika memang pihak yang bersangkutan memiliki informasi tersebut.
7. Catatan
Format terakhir pada penulisan surat pengembalian resmi ini adalah bagian catatan. Di bagian catatan dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tambahan yang tidak dicantumkan pada bagian isi surat.
Seperti pada contoh surat pengembalian barang sebelumnya, dapat dilihat bahwa bagian catatan berisi waktu pengambilan barang. Untuk selanjutnya, Anda bisa sesuaikan bagian catatan tersebut sesuai dengan kebutuhan pengembalian barang.
Dengan memperhatikan format penulisan di atas, tentu pembuatan surat ini bisa menjadi lebih mudah. Selain itu, pastikan setelah selesai pembuatan surat, Anda melakukan pengecekan ulang agar tidak ada kesalahan format ataupun ketik.
Penutup
Itu tadi contoh surat pengembalian barang bersifat resmi dari instansi yang dapat untuk dijadikan referensi penulisan. Semoga dengan adanya informasi tersebut, Anda dapat membuat surat pengembalian yang baik sesuai kebutuhan.