Magang merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan sebuah lembaga pendidikan atau perusahaan, biasanya untuk menempatkan personilnya di lokasi lain. Untuk bisa memulai magang, seseorang butuh surat pengantar yang bisa dibuat berdasarkan contoh surah pengantar magang dari sumber terpercaya.
Dengan adanya contoh sebagai referensi, Anda tidak akan kebingungan bagaimana struktur yang jelas dari surat tersebut termasuk kalimat-kalimat baku yang sering digunakan. Berikut ini salah satu contohnya, lengkap dengan tips pembuatan yang benar.
Contoh Surat Pengantar Magang yang Benar
Surat pengantar magang baik dari pihak sekolah maupun kantor, isinya tidak jauh berbeda. Hanya saja pihak yang dituju dan lama proses magang pembedanya. Anda tinggal menyesuaikan dengan kebutuhan, berdasarkan contoh di bawah ini.
KOP SURAT LEMBAGA ASAL PESERTA MAGANG
Surat Pengantar Magang
Sukabumi, 18 Oktober 2023
Nomor : 123/SK-UM/SKL/X/2023
Lampiran : 1 Rangkap Dokumen
Perihal : Pengantar Magang Kerja Mahasiswa
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Manager HRD PT Bahagia Selalu Jaya
Di
Jalan Indonesia Raya Nomor 17, Sukabumi, Jawa Barat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan motto Universitas ABC untuk dapat meluluskan mahasiswa berkualitas di bidang akuntansi dan perbankan, tentu perlu memberikan pemahaman dan ilmu yang sesuai dengan bidang tersebut. Agar mahasiswa kami dapat menjadi salah satu tamatan siap pakai di berbagai instansi terkait.
Merujuk pada motto tersebut, kami ingin mengajukan izin kepada pihak perusahaan yang Bapak/ibu pimpin agar mahasiswa kami di bawah ini bisa melaksanakan magang kerja di lingkungan perusahaan tersebut. Adapun mahasiswa yang kami utus adalah:
- Nama : Muhammad Sahbana Said
Nomor BP : 2021222324
Jurusan : Ekonomi
Fakultas : Akuntansi
Alamat : Jalan Pemuda Nomor 100
IPK Terakhir : 3,45
Semester Kuliah : 6
- Nama : Irawadi Nasution
Nomor BP : 20212325678
Jurusan : Ekonomi
Fakultas : Akuntansi
Alamat : Mes TNI AU 21
IPK Terakhir : 3,12
Semester Kuliah : 6
Kami berharap mahasiswa tersebut bisa melaksanakan program magang selama 3 bulan terhitung 1 Desember 2023 – 1 Februari 2024 mendatang.
Besar harapan kami bahwa mahasiswa tersebut diberikan kesempatan menyerap berbagai ilmu di perusahaan yang Bapak/ibu pimpin. Sebagai dokumen pendukung, kami lampirkan transkrip nilai semester dari mahasiswa tersebut di atas.
Demikianlah surat pengantar ini dibuat, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu kamu ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Junaidi Sikumbang
Dekan Fakultas Ekonomi
Tips Cara Membuat Surat Pengantar Magang
Bagi yang pertama kali membuat surat pengantar magang, contoh surat pengantar magang di atas bisa dijadikan acuan. Selain itu ada beberapa tips penting bisa dicoba, agar surat benar-benar tepat dan segera ditindaklanjuti oleh pihak penerima surat tersebut.
Perhatikan Struktur
Pastikan untuk membuat surat pengantar sesuai dengan struktur baku yang sudah ada, seperti halnya surat resmi lain. Supaya lebih rapi dan jelas bahwa dokumen tersebut resmi dikeluarkan oleh lembaga tempat siswa, mahasiswa, atau pegawai bekerja.
Buat Draft
Sebelum membuat versi aslinya, buatlah draft terlebih dahulu. Berisikan poin penting yang wajib ada di dalam surat tersebut. Acuannya adalah struktur, dimana Anda bisa mencari terlebih dahulu nomor surat yang bisa digunakan, kop surat lembaga, dan informasi penting lainnya.
Dalam draft ini juga diisi dengan poin-poin penjelasan magang yang akan dilakukan, sehingga nantinya tinggal memindahkannya ke lembar surat resmi tersebut.
Siapkan Dokumen Pendukung
Apa saja dokumen pendukung yang akan dilampirkan di dalam surat, juga harus sudah dipersiapkan. Misalnya foto peserta magang, kartu identitasnya, dokumen nilai, dan lainnya. Jadi, ketika surat sudah selesai maka tinggal melampirkan di bagian belakang surat.
Berikan Informasi Lengkap
Isi dengan informasi lengkap mulai dari data di kop surat, tanggal, alamat yang dituju, hingga data peserta magang. Jangan sampai salah, karena bisa berimbas pada sertifikat magang yang akan dikeluarkan oleh perusahaan.
Jangan Lupa Tanda Tangan dan Stempel
Setelah surat selesai dibuat dan dokumen pendukung dilampirkan, tinggal meminta tanda tangan pimpinan. Kalau di sekolah tentu kepala sekolah, di kampus bisa ketua jurusan atau dekan, dan di tempat kerja bisa manajer atau direktur.
Kenapa Surat Pengantar Magang itu Penting
Ada beberapa alasan kenapa surat pengantar magang itu penting dibuat, bukan saja untuk peserta tapi juga untuk lembaga yang menugaskannya dan perusahaan tempat peserta akan menjalankan program magang.
Untuk Peserta
Sebagai legalitas resmi yang mendasari diberikannya izin magang bagi peserta. Karena tanpa surat pengantar, tentu pihak perusahaan tempat magang akan dilakukan tidak bisa menerima peserta begitu saja.
Selain itu juga sebagai dokumen pendukung untuk bisa lulus pada program magang dari lembaga tempat mereka mengabdi.
Untuk Lembaga yang Menugaskan
Sebagai dokumentasi bahwa siswa, mahasiswa, atau karyawan mereka memang sudah melakukan magang sesuai program dari lembaga tersebut.
Misalnya, untuk pihak sekolah bisa mendata secara kontinu berdasarkan surat tersebut mana siswa yang sudah dan belum melaksanakan program magang.
Untuk Perusahaan
Sebagai legalitas yang akan menentukan dimana nantinya peserta akan ditempatkan, kemudian bisakah dia mengikuti proses magang atau tidak.
Termasuk melihat potensi dari peserta berdasarkan lembaga yang mengutusnya, siapa tahu di masa yang akan datang mereka butuh tenaga seperti peserta magang tersebut. Sehingga tinggal mencari dokumen magang tersebut sebagai acuan.
Dokumen Pendukung Surat Pengantar Magang
Seperti dijelaskan sebelumnya, ada sejumlah dokumen penting yang sebaiknya disertakan saat mengajukan surat pengantar magang. Apalagi jika yang mengajukan adalah sebuah perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa dokumen tersebut diantaranya:
Daftar Riwayat Hidup
Isinya adalah penjelasan tentang peserta, mulai dari nama, tanggal lahir, alamat, nomor telepon hingga jenjang pendidikan yang sudah dilalui sampai saat magang dilaksanakan
Transkrip Nilai
Dikeluarkan oleh pihak sekolah atau universitas secara resmi, sebagai acuan bahwa peserta memenuhi kualifikasi magang dari perusahaan.
Surat Rekomendasi
Surat ini biasanya dibutuhkan jika magang diikuti oleh karyawan perusahaan atau mahasiswa. Sebagai penguat bahwa yang bersangkutan layak untuk mengikuti program magang. Surat ini berisikan informasi dari pihak kompeten internal lembaga tempat peserta bernaung, yang menyebutkan kapabilitas peserta tersebut.
Foto Peserta
Pas foto dengan ukuran tertentu dan latar belakang foto tertentu. Biasanya ukuran foto yang diminta adalah 4×6 atau 3×4, sedangkan latarnya bisa biru, putih, atau merah.
Fotokopi Kartu Tanda Pengenal
Menyertakan kartu identitas, bagi siswa tentu kartu siswa yang diterbitkan oleh pihak sekolah. Bagi mahasiswa bisa kartu mahasiswa atau Kartu Tanda Penduduk yang masih berlaku.
Fotokopi Sertifikat Jika Ada
Untuk semakin mempermudah proses, dokumen pendukung yang disarankan adalah sertifikat dari peserta. Tentunya yang berhubungan dengan magang tersebut.
Semoga informasi tentang contoh surat pengantar magang bisa menjadi tambahan referensi, saat akan membuat versi sendiri. Tidak sulit, selama dibuat sesuai struktur surat resmi yang sudah baku digunakan.