Kepala sekolah memiliki wewenang untuk menerbitkan berbagai jenis surat untuk kebutuhan sekolah, siswa, guru, maupun elemen internal sekolah lainnya. Contoh surat pengantar kepala sekolah yang benar, merupakan panduan penting supaya tidak salah dalam membuat surat tersebut.
Sebenarnya sebuah surat pengantar yang ditandatangani kepala sekolah, bisa dibuat terlebih dahulu oleh pihak sekolah. Setelah itu, tinggal meminta persetujuan kepala sekolah untuk memberikan tanda tangannya. Mau tahu seperti apa contohnya dan tips untuk membuat versi paling tepat?
Contoh Surat Pengantar Kepala Sekolah yang Benar
Berikut ini salah satu contoh dari surat pengantar yang disetujui dan ditandatangani langsung oleh kepala sekolah. Termasuk bagian dari surat resmi dan dapat dijadikan surat pendukung berbagai jenis berkas pengurusan administrasi tertentu.
PEMERINTAH KOTA PARIAMAN
DINAS PENDIDIKAN
SMK NEGERI 210 PARIAMAN
Pariaman, 15 Juni 2024
Nomor : 009/SMKN/SU/VI/2024
Perihal : Surat Pengantar Pertukaran Pelajar
Lampiran : 3 Rangkap
Kepada Yth.
Kepala Dinas Pendidikan Kota Pariaman
Jalan satu Gang dua Nomor 3
Pariaman
Dengan Hormat,
Bersama ini kami sampaikan data pelajar dari SMKN 210 Pariaman yang akan mengikuti proses pertukaran pelajar ke Kota Brisbane, Australia pada tanggal 20 Agustus 2024 mendatang :
- Nama : Indah Indrayani
Kelas : XI Tata Boga
NIS :011223388
Nilai Semester Terakhir : 99,01
Alamat : Jalan Kuta Utara Nomor 34 A Pariaman
Nomor Telepon :0123123123123
- Nama : Ananta Pratama
Kelas : XI Otomotif
NIS :01122456
Nilai Semester Terakhir : 97,67
Alamat : Gang Sempit Nomor 78 Pariaman
Nomor Telepon :00456456789
- Nama : Abdi Negara
Kelas : XI Perhotelan
NIS :0112248765
Nilai Semester Terakhir : 98,95
Alamat : Jalan Kemerdekaan Raya Barat 1
Nomor Telepon :8999928337830
Adapun siswa kami sudah memenuhi persyaratan yang dibutuhkan untuk pertukaran pelajar, siap untuk melakukan pelatihan dan karantina yang dibutuhkan dalam naungan Dinas Pendidikan Kota Pariaman. Berkas pendukung juga terlampir dalam surat ini sebagai referensi bagi tim yang akan memandu mereka.
Demikianlah surat pengantar ini kami buat, sebagai salah satu dokumen utama untuk melanjutkan proses persiapan pertukaran pelajar selanjutnya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan banyak terima kasih
Hormat Kami,
Kepala Sekolah
Bucek Deep
NIP. 0987665898987887
Untuk membuat surat sejenis namun beda tujuan, tinggal mengganti bagian perihal dan data lainnya disesuaikan dengan yang dibutuhkan. Jangan lupa untuk memaksimalkan resminya surat ini, wajib ditandatangani langsung oleh kepala sekolah atau diwakili oleh pejabat Plt seandainya kepala sekolah sedang berhalangan hadir sementara surat tersebut harus segera dikirim.
Selain itu, stempel resmi sekolah juga wajib ada di samping tanda tangan kepala sekolah. Sebagai penegas bahwa surat tersebut memang resmi dari pihak sekolah.
Tips Membuat Surat Pengantar Kepala Sekolah
Agar tidak salah saat membuat surat berdasarkan contoh surat pengantar kepala sekolah di atas, maka ada beberapa tips yang bisa dilakukan. Agar nantinya surat tersebut tidak salah dan bisa ditindaklanjuti sebagaimana mestinya.
Tentukan Tujuan Pembuatan Surat
Pastikan terlebih dahulu apa tujuan surat dibuat, apakah untuk mengurus kebutuhan siswa, kebutuhan guru, atau kebutuhan sekolah lainnya. Dengan begitu akan lebih mudah saat menyampaikan isi surat yang lengkap dan tepat.
Misalnya untuk pengurusan kartu suami atau kartu istri saat guru akan mengajukan pengurusan pensiun dan dokumen administrasi lainnya kepada pihak pemerintah.
Menggunakan Kertas dengan Kop Surat Sekolah
Kertas yang dipakai untuk mencetak surat, harus sudah dilengkapi dengan kop surat resmi dari sekolah tersebut. Bisa juga menggunakan kertas kosong, namun pada dokumen soft copy nya sudah tercantum kop surat yang benar.
Jangan Salah Menulis Nomor Surat
Cek nomor surat yang dapat dipakai sebagai upaya mempermudah proses inventarisasi dokumen di sekolah, jangan sampai menggunakan nomor surat yang sudah dipakai sebelumnya. Untuk mencegah hal ini, bisa dilakukan koordinasi dengan petugas administrasi sekolah.
Pastikan Dokumen Pendukung
Jika pada surat akan dilampirkan dokumen pendukung, jangan lupa untuk mencantumkannya dala informasi lampiran surat. Misalnya, satu rangkap dokumen kepegawaian guru yang mengajukan surat pengantar tersebut.
Bisa juga dokumen berupa bukti komunikasi antar siswa dan penyelenggara sebuah acara, yang mengharuskan tersedianya surat pengantar dari sekolah jika siswa tersebut ingin ikut acara.
Tentukan Tanggal Pembuatan yang Pasti
Pastikan tanggal membuat surat sudah benar, jangan sampai tanggalnya sudah lewat dari tanggal pengajuan. Misalnya, hari ini tanggal 12 Januari maka pada bagian tanggal wajib diisi tanggal tersebut.
Berikan Informasi yang Lengkap
Informasikan secara detail tujuan surat dan data pendukung pada isi surat. Mempermudah petugas di instansi atau perusahaan penerima surat, untuk mengecek kebenaran surat dan apa saja hal yang perlu direalisasikan dari poin-poin penting surat pengantar
Struktur Surat Pengantar Kepala Sekolah
Sama halnya dengan surat resmi lainnya, ada struktur yang sebaiknya diikuti saat membuat surat pengantar seperti Contoh surat pengantar kepala sekolah di atas.
- Kop Surat
Merupakan logo sekolah, lengkap dengan alamat sekolah
- Nomor Surat
Berupa deretan angka, huruf dan tanda tertentu sebagai identitas surat. Letaknya di bawah kop surat bagian kiri
- Perihal Surat
Apa judul surat atau inti dari surat, letaknya di bawah nomor surat
- Tanggal Surat
Tanggal dibuatnya surat tersebut, letaknya sisi kiri bawah kop surat dan sejajar dengan nomor surat
- Lampiran Surat
Informasi dokumen penyerta di dalam surat tersebut
- Pihak Tujuan Surat
Kepada siapa surat ditujukan, letaknya di bawah lampiran. Diawali dengan kata “Kepada Yth”
- Salam Pembuka
Letaknya dibawah tujuan surat, bisa menggunakan “Dengan Hormat”, “Salam Hormat” dan sejenisnya.
- Isi Surat
Menjelaskan apa guna dari surat tersebut dibuat, menggunakan bahasa formal baku dan mudah dipahami
- Salam Penutup
Setelah isi surat disampaikan, ditutup dengan salam seperti “Hormat Kami” atau “Hormat Saya”
- Nama Kepala Sekolah
Cantumkan nama kepala sekolah sebagai pihak yang akan menandatangani surat tersebut
- Tanda Tangan dan Stempel Sekolah
Pastikan kepala sekolah menandatangani surat dan diberi stempel sekolah
Plus Minus Membuat Surat Pengantar Kepala Sekolah
Keuntungan membuat surat pengantar kepala sekolah diantaranya adalah, memudahkan birokrasi pengurusan berkas yang dibutuhkan siswa, guru, dan pihak sekolah lainnya. Alasannya, pihak sekolah sudah menyetujui dan memberikan dukungannya melalui surat pengantar tersebut.
Keuntungan lainnya adalah, mempercepat pengurusan berbagai dokumen yang dibutuhkan. Apalagi jika salah satu syaratnya adalah surat pengantar tersebut.
Sedangkan kekurangannya adalah, harus menunggu antrian meminta tanda tangan kepala sekolah. Apalagi jika ternyata yang bersangkutan sedang di luar kota, sementara tanda tangannya tidak bisa diwakilkan.
Selain itu surat ini hanya bisa ditujukan untuk satu hal saja. Jika butuh surat pengantar untuk tujuan lain, maka harus membuat surat lain dengan isi yang berbeda.
Demikianlah penjelasan tentang contoh surat pengantar kepala sekolah, lengkap dengan beberapa informasi pendukung lainnya, semoga bermanfaat.