Apakah Anda sedang mencari contoh surat pengajuan barang? Surat inilah menjadi dokumen yang sangat penting kehadirannya terutama apabila akan membeli barang dan harus meminta persetujuan dari pihak atasan.
Hal tersebut tidak lain karena sifat dari dokumen ini resmi sehingga tidak boleh sembarangan dalam membuatnya. Kehadirannya memang mempunyai fungsi yang sangat penting karena dapat dijadikan sebagai bukti tertulis mengenai permintaan pengadaan ke pihak lain.
Selain itu juga dapat dijadikan sebagai dokumen tertulis untuk badan pertanggung jawaban dari kedua belah pihak, digunakan sebagai arsip dokumen sehingga lebih mudah hingga memberikan kemudahan dalam proses pencatatan barang nantinya.
Itulah mengapa cara membuat surat pengajuan atau pengadaan barang harus dilakukan dengan hati-hati dan tidak boleh sembarangan. Terdapat sejumlah hal penting yang perlu diperhatikan dan kami sudah menyiapkan penjelasan lengkapnya berikut.
Pengertian dan Fungsi Surat Pengajuan Barang
Sebelum Anda mengetahui bagaimana contoh surat pengajuan barang maka penting agar memahami lebih lanjut mengenai pengertiannya terlebih dahulu. Mengingat setiap perusahaan ternyata memiliki aturan serta kebijakan yang berbeda-beda.
Tetapi untuk semua kegiatan yang mempunyai hubungan dengan operasional perusahaan biasanya akan menerapkan penggunaan dari surat permohonan dengan sifat resmi ini. Termasuk didalamnya adalah kegiatan pengadaan barang investaris di kantor.
Adapun hal tersebut biasanya akan menjadi tanggung jawab dari divisi perlengkapan ataupun inventaris. Maka ketika membutuhkan pengajuan barang harus dilakukan secara resmi dan tidak secara lisan saja oleh pihak berkepentingan.
Pengajuan inventaris sendiri dilakukan dengan kegiatan surat menyurat untuk memperoleh pengesahan atau persetujuan dari pihak berwenang dahulu. Biasanya didalam perusahaan ditujukan kepada bagian dari sarana prasarana.
Ini juga termasuk sebagai dokumen internal dari instansi ataupun pihak perusahaan. Seperti sudah disampaikan sebelumnya bahwa tujuannya adalah agar mendapatkan izin atau pengesahan dari pihak berwenang guna menambah jumlah inventaris di perusahaan.
Contoh Surat Pengajuan Barang Terlengkap
Dengan mengetahui bagaimana pengertian surat pengajuan barang, maka Anda pastinya juga mencari contohnya bukan? Terlebih lagi apabila pihak perusahaan memang tidak menyediakan format ataupun templates khusus dari surat tersebut.
Berikut ini kami berikan contohnya sehingga nantinya dapat memperoleh gambaran mengenai bagaimana proses pembuatannya:
Jakarta, 12 Februari 2023
Nomor: 12/Feb/2023
Lampiran:
Hal: Pengajuan Barang Inventaris
Kepada Yth:
Manager PT Indah Mulia
Jalan. Imam Bonjol Nomor 20 Jakarta
Melalui surat ini saya :
Nama : Muhammad Endra Putra
NIP : 826192345
Jabatan : Sales Executive
Berniat untuk mengajukan permohonan peralatan kantor dengan rincian sebagai berikut:
- Kertas HVS 1 Dus : Rp50.000
Demikian surat permohonan pengadaan barang ini dibuat. Terima kasih atas waktu serta perhatiannya
Hormat Saya
Muhammad Endra Putra
Dari contoh diatas, pastinya Anda sudah paham bahwa syarat dan juga struktur sudah ditetapkan didalamnya. Sebagai catatan bahwa setiap perusahaan dimana mempunyai kegiatan surat menyurat baik internal dan eksternal maka akan selalu dibutuhkan.
Syarat-syarat Untuk Pembuatan Surat Pengajuan Barang
Sudah memahami bagaimana contoh diatas, pahami juga bagaimana syarat pembuatan surat pengajuan barang tersebut. Sebab karena termasuk sebagai surat resmi maka didalamnya juga harus terdapat struktur sistematis didalamnya.
Oleh karena itulah dalam pembuatannya memang harus memperhatikan beberapa syarat penulisannya sehingga informasi yang terkandung didalamnya dapat dipahami oleh penerima dengan baik. Berikut beberapa syarat dimana harus dipenuhi dalam pembuatan dokumen ini.
Mencantumkan Identitas
Hal paling utama yang perlu diperhatikan adalah dengan mencantumkan identitas terlebih dahulu. Walaupun sifatnya memang internal dari perusahaan, tetapi identitas dari pengirim dan penerima juga tetap harus disertakan.
Hal tersebut untuk memastikan bahwa surat ini dibuat dengan sasaran tepat dan penerima bisa lebih mudah dalam mengindentifikasi isi serta maksud dari surat tersebut.
Perhatikan Tata Letaknya
Seperti sudah ditekankan sebelumnya bahwa jenis dokumen ini adalah dokumen resmi maka terdapat pengaturan tata letak didalamnya. Pengaturan tata letak tersebut dapat meliputi kop surat, identitas, salam pembuka, isi serta penutup dimana harus ditulis dengan runtut.
Tetapi jangan khawatir karena sebagian besar dari perusahaan mungkin sudah menyiapkan format surat sesuai dengan kebutuhan. Dengan begitu, Anda bisa tinggal mengisi sesuai dengan formatnya.
Jangan Lupa Penulisannya Harus Benar
Perhatikan juga bagaimana penulisan dari surat tersebut dan pastikan menggunakan bahasa Indonesia Baku serta sesuai dengan EYD. Tidak sampai disitu penggunaan dari frasa juga perlu diperhatikan dengan baik dan jangan sampai membingungkan.
Buatlah surat pengajuan tersebut dengan singkat dan jelas. Dengan begitu tujuan dari surat inilah bisa lebih mudah dipahami oleh orang lain.
Tujuan Jelas serta Dapat Dipertanggung Jawabkan
Syarat pembuatan surat pengadaan barang berikutnya adalah harus mempunyai tujuan jelas serta dapat dipertanggung jawabkan. Jangan lupa agar menyertakan alasan dimana melatarbelakangi proses pengadaan barang.
Alasan tersebut juga harus masuk akal serta bisa dipertanggung jawabkan dengan baik. Hal tersebut karena, pengadaan inventaris akan berhubungan langsung dengan pengeluaran anggaran belanja perusahaan.
Cara Pembuatan Surat Pengadaan
Sudah memenuhi beberapa syarat diatas? maka langkah berikutnya adalah cara pembuatan surat pengadaan tersebut. Walaupun terbilang cukup sepele tetapi untuk pembuatannya inilah sudah semestinya harus dilakukan dengan hati-hati.
Terutama adalah terkait dengan susunan dari surat tersebut. Perhatikan sejumlah cara dibawah ini dengan baik agar tidak sampai salah.
Mencantumkan Kepala Surat dan Waktu Pembuatan
Hal paling utama yang perlu diperhatikan adalah mencantumkan kepala surat di bagian atas dengan format rata tengah. Kepala surat inilah biasanya hanya digunakan oleh lembaga resmi dan tidak bisa diganti dengan judul.
Berikutnya adalah waktu pembuatannya dimana dapat dicantumkan di bagian atas sesudah kop dan bisa juga dibagian bawa setelah penutupan. Bukan hanya waktu pembuatan, tetapi juga cantumkan waktu atau batas akhir untuk merespon surat tersebut.
Tambahkan Nomor Surat
Kemudian, Anda juga perlu menambahkan nomor surat di bagian kiri bawah dari kop surat atau menuliskannya di atas lampiran apabila ada. Tetapi apabila tidak terdapat berkas tambahan maka tidak perlu mencantumkan lampiran.
Salam Pembuka dan Identitas Pengirim
Berikutnya juga jangan lupa untuk menyertakan salam pembuka di bagian awal sebelum isi dan salam penutup di bagian akhir sebelum tanda tangan. Identitas pengirim dan penerima juga harus disertakan.
Isi dan Tanda Tangan
Setelah itu berikan isi dari surat dengan bahasa singkat dan jelas. Setelah isi selesai, maka tanda tangan dan nama jelas dari pengirim dapat dituliskan di bagian bawah dari salam penutup.
Penutup
Karena bersifat resmi maka proses pembuatannya harus dilakukan dengan hati-hati dan tidak boleh sembarangan begitu saja. Terlebih lagi nantinya akan berhubungan langsung dengan pihak perusahaan atau instansi terkait.
Keberadaan dokumen inilah mempunyai peran yang sangat penting karena dapat dijadikan sebagai pedoman dalam pengadaan barang. Pastikan Anda memahami contoh surat pengajuan barang dengan baik.