Apakah Anda sedang mencari contoh surat pengaduan konsumen sebagai bahan referensi? Kalau begitu maka berada di tempat paling tepat. Sebab kami sudah menyediakan informasi paling lengkap untuk Anda dan dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan nantinya.
Sebagai seorang konsumen, pastinya Anda pernah merasa kurang puas bahkan kecewa dengan pelayanan dari pemilik pebisnis atau perusahaan tertentu bukan? Nah apabila Anda sedang mengalami masalah ini maka dapat membuat dokumen pengaduan terlebih dahulu.
Kehadiran dari dokumen inilah memang terlihat cukup sepele tetapi ternyata akan memberikan sejumlah manfaat bagi Anda. Terlebih lagi untuk memperoleh hak sebagai seorang konsumen termasuk hak untuk bersuara dengan bebas.
Perlu diketahui bahwa dalam proses pembuatan dari surat inilah ternyata juga tidak boleh dilakukan secara sembarangan dan tetap memperhatikan sejumlah hal didalamnya. Apabila baru pertama kali membuatnya, maka sebaiknya harus tetap memperhatikan beberapa hal berikut ini.
Sekilas Tentang Surat Pengaduan Konsumen
Keberadaan dari surat pengaduan konsumen inilah mempunyai fungsi sebagai klaim dan juga untuk mengadukan kepada pihak terkait. Seperti sudah disinggung sebelumnya bahwa dalam praktik komunikasi bisnis, pihak perusahaan pastinya pernah menerima surat pengaduan atau komplain.
Biasanya keberadaan dari pengaduan inilah akan berisi sejumlah keluhan sekaligus masalah dimana dihadapi oleh konsumen terkait dengan produk atau jasa dimana sudah dibeli. Setiap perusahaan ternyata mempunyai prosedur teknisnya masing-masing apabila akan follow up komplain tersebut.
Tetapi pada prinsip kerjanya tetap sama yakni pengaduan yang diterima merupakan bentuk tanggung jawab dari layanan purna jual perusahaan. Perusahaan atau pemilik bisnis itulah diharapkan akan membalas keluhan konsumen dengan sesegera mungkin.
Kemudian akan mengambil langkah berikutnya untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh pelanggan tersebut. Karena ini termasuk dokumen bersifat resmi, maka surat ini juga dapat dipertanggungjawabkan secara hukum, terutama kalau proses pengaduan melibatkan hukum.
Selain itu, keberadaan dari dokumen pengaduan konsumen inilah juga dapat berfungsi untuk memberikan peringatan terhadap pihak-pihak terkait agar mampu menyelesaikan persoalan yang ada tersebut.
Contoh Surat Pengaduan Konsumen Kerusakan Barang
Sudah memahami bukan bahwa kehadiran dari surat pengaduan inilah memang mempunyai peran cukup penting. Seperti telah disinggung sebelumnya bahwa keberadaannya tergolong sebagai surat resmi sehingga proses pembuatannya memang harus dilakukan dengan hati-hati dan sesuai kaidah.
Tetapi jangan khawatir karena kami akan memberikan contoh surat pengaduan konsumen dimana nantinya dapat dijadikan sebagai referensi. Sebab tidak semua perusahaan memang menyediakan format atau template dari pengaduan.
Adapun contoh dibawah ini adalah pengaduan terkait dengan adanya kerusakan barang yang diterima oleh konsumen.
PT Indah Nusantara
Jalan Melati Indah Nomor 998 Semarang
Kepada
PT Warna Dunia Mentari
Jalan Kenangan Indah Nomor 34 Semarang
Dengan hormat,
Barang kiriman saudara yang berupa 4 unit Air Conditioner telah diterima. Atas pelayanan tersebut, maka saya mengucapkan terima kasih. Tetapi ketika barang tersebut digunakan, kami sedikit kecewa dengan produk tersebut.
Hal itu karena tiga unit AC tersebut ternyata tidak dapat berfungsi dengan baik. Berdasarkan dengan perjanjian jual-beli, saudara akan memberikan garansi 1 tahun dan jika terdapat kerusakan maka akan memberikan pelayanan perbaikan secara Cuma-Cuma.
Maka dari itu, kami memohon kepada saudara untuk mengirimkan teknisi yang berguna memperbaiki barang tersebut.
Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT Indah Nusantara
Axel Anggara
Cara Pembuatan dari Surat Pengaduan Konsumen
Sudah tahu bukan bagaimana contoh dari surat diatas? berikutnya Anda juga perlu memahami cara pembuatan surat pengaduan konsumen tersebut. Sebab tidak sedikit dari Anda mungkin masih bingung bagaimana memulai proses pembuatannya.
Seperti sudah disinggung sebelumnya karena termasuk sebagai surat resmi maka prosedur pembuatannya harus dilakukan dengan baik. Jangan sampai menggunakan bahasa yang tidak baku dan kurang jelas karena hanya akan menyulitkan proses pengaduan nantinya.
Oleh sebab itulah, kami akan memberikan beberapa cara dan panduan untuk proses pembuatan dari pengaduan satu ini.
Lampirkan Kop Perusahaan
Sama seperti dengan surat resmi lainnya, maka Anda juga perlu melampirkan keberadaan dari Kop perusahaan sebagai header atau kepala surat terlebih dahulu. Keberadaan dari Kop inilah juga penting karena berfungsi sebagai identitas dari pihak penerima.
Selain itu, Anda juga menyebutkan lokasi serta tanggal surat komplain tersebut diterbitkan. Jangan lupa untuk melampirkan nomor dokumen pengaduan atau komplain tersebut.
Menambahkan Perihal atau Hal
Cara membuat surat aduan ini berikutnya adalah dengan menambahkan perihal atau hal. Adapun bagian ini nantinya akan memberikan tujuan dibuatnya surat tersebut agar pihak dari pembaca bisa memahaminya dengan baik.
Berikan Lampiran Penunjang
Apabila Anda memiliki laporan penunjang dari aduan tersebut, maka bisa juga menuliskan lampirkan. Dimana untuk posisi lampiran tersebut biasanya berada dibawah hal dari surat bersangkutan.
Dengan keberadaan lampiran ini jugalah ternyata juga dapat dijadikan sebagai bukti terhadap aduan atau komplain kepada perusahaan. Sehingga pihak perusahaan bersedia untuk mengurus pengaduan dengan baik.
Sertakan Alamat Penerima Komplain
Karena tergolong sebagai surat resmi, maka Anda juga perlu untuk menyertakan alamat penerima komplain tersebut. Alamat tersebut sebaiknya berisi alamat dari perusahaan atau lokasi bisnis.
Masukkan Isi
Ini adalah bagian yang paling krusial didalam pembuatan dari surat tersebut dan akan memuat detail dari permasalahan. Cobalah jelaskan juga terkait dengan komplain dimana akan diajukan dengan baik dan pastikan tidak berbelit-belit.
Tanda Tangan
Agar bisa menunjukkan keabsahan dari dokumen tersebut maka Anda juga perlu untuk membubuhkan keberadaan tanda tangan pada surat komplain tersebut. Apabila Anda menulis surat secara elektronik, Anda juga perlu untuk membubuhkan keberadaan tanda tangan elektronik.
Perlu diingat bahwa keberadaan dari surat komplain ini tergolong sebagai surat resmi maka sudah sebaiknya harus berhati-hati dalam pembuatannya. Disinilah pentingnya sebelum membuat aduan, maka harus mencaritahu reputasi dari perusahaan atau produk bersangkutan tersebut.
Minimal adalah mengetahui track record terkait produk atau jasa perusahaan agar bisa dengan sigap ketika menghadapi masalah di kemudian hari. Tentu saja sebagai seorang konsumen, Anda tentunya ingin semua berjalan dengan baik bukan?
Disinilah pentingnya agar mengetahui bagaimanakah prosedur dari pengajuan surat komplain yang benar dan tepat tersebut.
Penutup
Sebagai konsumen, memang tidak jarang akan menemukan sejumlah masalah ketika menggunakan produk atau jasa dar perusahaan. Bahkan layanan tersebut akan memberikan kekecewaan atau lebih parah memberikan risiko kerugian.
Nah untuk mengatasi masalah itulah, maka Anda bisa segera membuat surat pengaduan terlebih dahulu agar bisa memperoleh hak nantinya. Keberadaan dari aduan inilah memang mempunyai fungsi yang cukup penting.
Tetapi tidak sedikit dari Anda mungkin masih kesulitan dalam proses pembuatannya, terutama kalau belum pernah melakukannya sama sekali. Maka dari itu contoh surat pengaduan konsumen diatas dapat dijadikan sebagai referensi.