Dalam menulis contoh surat penerimaan tugas, terdapat informasi beberapa hal yang harus ada dan penting menjadi perhatian sebab ini adalah jenis surat resmi. Fungsi umumnya adalah untuk pemberitahuan penugasan kepada pihak ketiga.
Surat konfirmasi akan diterimanya penugasan ini biasanya dikeluarkan oleh sebuah institusi, lembaga, atau badan kepada bawahan untuk menjalankan tugas tersebut. Perintah yang dikeluarkan ini adalah resmi sehingga harus dijalankan dengan semestinya.
Dalam menuliskan surat penerimaan kegiatan tugas di suatu instansi atau lembaga harus memperhatikan tata cara penulisan yang benar. Dengan demikian, informasi yang padat, jelas, dan mudah di pahami bisa di terima oleh pembaca atau yang di berikan tanggung jawab.
Contoh Surat Penerimaan Tugas
Membuat surat pemberitahuan penerimaan tugas di tulis dengan menggunakan pedoman penulisan surat resmi sehingga tidak boleh sembarangan. Sebagai referensi, Anda bisa ikuti tipe penulisan suratnya sebagai berikut.
Penerimaan Tugas untuk Karyawan
Contoh pertama adalah membuat surat tugas yang diberikan kepada karyawan di sebuah perusahaan, lembaga, institusi, atau sejenisnya. Berikut selengkapnya.
PT JAYA ANUGRAH Cabang II
Jalan Kudungga Lama No.22 Malang
No : 783/PT/23
Hal : Penerimaan Tugas
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Agustinus
Jabatan : Direktur
menerima penugasan dari Direktur PT Jaya Anugrah I Malang yang mempunyai identitas sebagai berikut:
Nama : Ainur Syaira
Jabatan : Kepala HRD
untuk bisa melaksanakan tugas di PT Jaya Anugrah I Malang atau kantor pusat dengan penugasan sebagai berikut:
- Melakukan kegiatan pengawasan atau supervisi
- Melakukan rekrutmen karyawan divisi Keuangan (Akuntansi)
- Membuat laporan untuk semester I tahun 2023
Waktu pelaksanaan tugas akan di mulai pada tanggal 13 Februari 2023 sampai 06 Juni 2023.
Demikian surat pemberitahuan penerimaan ini di buat semoga bisa melaksanakan tugas dengan baik dan penuh dengan tanggung jawab.
Malang, 02 Februari 2023
Direktur
Agustinus
Penerimaan Tugas untuk Guru/Pendidik
Jenis surat untuk penerimaan sebuah tugas selanjutnya diberikan kepada seorang guru atau tenaga pendidikan di suatu jenjang sekolah. Berikut contoh yang bisa dijadikan referensi.
PEMERINTAH KABUPATEN TULUNGAGUNG
DINAS PENDIDIKAN
Jalan Tunas Harapan No.11 Tulungagung
Kode Pos 77862
Telp. 92029272
Email [email protected]
Website dinpentulungaung.co.id
SURAT PENERIMAAN TUGAS
Nomor: 2827/IT/0938352
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : …
NIP : …
Pangkat : …
Jabatan : Kepala Bagian Operator/IT/Pengelolaan Data Dinas Pendidikan Tulungagung
Dengan ini menerima penugasan dari guru:
Nama :
NIP :
Pangkat :
Jabatan :
Email :
No Hp :
Unit Kerja :
Untuk dapat melakukan pengelolaan data pendidikan pada laman sdm-kemendikbud.go.id.
Demikian surat ini diberitahukan supaya dapat digunakan dengan baik dan mampu mengemban tugas penuh tanggung jawab.
Tulungagung, 02 Maret 2023
Kepala Dinas
…. (nama dan gelar)
Tips Menulis Surat Penerimaan Tugas dengan Baik dan Benar
Bagi Anda yang akan menulis surat untuk memberitahu akan diterimanya tugas dari seseorang di perusahaan, atau instansi, maka bisa mengikuti tips penulisan yang baik dan benar seperti di bawah ini.
1. Mencantumkan Identitas Atasan atau Pejabat dengan Lengkap dan Benar
Hal pertama yang harus diperhatikan ketika menulis surat resmi satu ini adalah memberikan informasi identitas atasan atau pejabat yang menerima tugas dari karyawan kantor lainnya. Pastikan penulisan jabatan, pangkat, atau golongan dengan benar.
2. Identitas Orang yang Diberikan Tugas
Orang yang di terima melakukan tugas di tempat Anda juga harus ada di dalam surat yang harus menyangkut beberapa informasi meliputi nama, jabatan, alamat, nomor telepon, unit kerja, dan lainnya yang di perlukan.
3. Penjelasan Tugasnya
Pada beberapa surat yang di keluarkan sebagai informasi menerima kegiatan penugasan, tempat tujuan yang menyetujui akan memberikan detail tugasnya kembali yang sudah di tulis pada surat permohonan seperti sebelumnya.
4. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Tugas
Pada surat permohonan penugasan, biasanya waktu dan tempat melakukan tugas akan diberikan langsung. Oleh sebab itu, Anda hanya perlu menulis ulang sebagai bentuk konfirmasi.
Format Penulisan Surat untuk Konfirmasi Penerimaan Tugas
Penulisan surat resmi untuk konfirmasi penerimaan penugasan ini mempunyai format yang bisa dijadikan pedoman. Anda bisa memahami dan mengikuti alur format selengkapnya pada penjelasan di bawah.
1. Kop
Kop surat akan selalu ada di jenis yang resmi yang berisi logo, nama perusahaan, instansi, lembaga, atau lainnya disertai alamat lengkap dan kontak lainnya.
2. Nomor dan Perihal
Nomor surat dan perihal memberikan kemudahan arsip serta menjadi petunjuk isi dari surat tersebut.
3. Identitas Penerima Kegiatan Penugasan
Kantor tujuan yang mengeluarkan surat penerimaan biasanya ditandatangani oleh pimpinan, direktur, kepala, dan jabatan sejenisnya. Dari jabatan tersebut, harus dituliskan informasi data diri dengan tepat.
4. Identitas yang Diberi Tugas
Identitas dari orang yang diberikan tanggung jawab juga dimasukkan dengan beberapa informasi, seperti nama, alamat, jabatan, instansi, nomor pegawai, dan lainnya.
5. Informasi Tugas
Informasi tugas berisi hal-hal yang harus dilakukan di kantor tujuan serta waktu dan tempat melaksanakannya.
6. Penutup
Penutup berisi salam kemudian diakhiri tanda tangan dari pimpinan di kantor tujuan.
Fungsi dari Surat Tugas
Atasan dari kantor perusahaan, atau instansi tertentu biasanya mengeluarkan surat tugas. Dalam hal ini, tempat tujuan akan melakukan konfirmasi penerimaan yang mempunyai fungsi yang tak kalah penting dari surat tugas itu sendiri sebagai berikut.
1. Bukti Legal Penugasan
Pemberian surat penerimaan menjadi bukti yang legal sehingga mempunyai sifat yang fisik yang dapat dilihat serta menjadi perintah pendelegasian tugas kepada seseorang sesuai permohonan.
2. Dokumen Formal untuk Dijadikan Bukti dan Arsip
Jenis surat satu ini juga mempunyai guna sebagai dokumen formal yang biasanya masuk ke arsip atau dokumentasi di bagian administrasi kantor. Dengan demikian, riwayat kerja dari pegawai atau karyawan akan tersimpan di dalamnya.
3. Media Komunikasi
Kegunaan berikutnya adalah sebagai media komunikasi yang dilakukan dari satu perusahaan ke perusahaan lain, atau instansi, lembaga, dinas, badan, kementerian, dan lainnya. Dengan demikian, akan terjalin hubungan yang baik untuk bisa saling bekerja sama.
Kesalahan Penulisan Surat Penerimaan Tugas
Dengan adanya format penulisan seperti penjelasan sebelumnya, maka bisa dijadikan pedoman atau acuan supaya dapat membuat secara benar. Namun, sering sekali menemukan kesalahan-kesalahan seperti berikut.
- Tidak memberikan identitas penerima tugas dari perusahaan atau instansi dengan tepat dan benar yang biasanya hanya di tulis nama tanpa jabatan yang jelas
- Di tulis dengan bertele-tele dan terlalu panjang sehingga esensi surat tidak tersampaikan dengan efektif
- Menggunakan tanda baca dan huruf kapital yang tidak pas dan tepat
- Tulisan tidak memakai bahasa baku sesuai PUEBI
Itu dia informasi tentang contoh surat penerimaan tugas lengkap dengan tips dan format penulisannya.