Pada sebuah institusi, seperti pendidikan, perusahaan, dan lain sebagainya tidak akan terlepas dari pembuatan surat penerimaan atas kunjungan. Dalam membuatnya dapat melihat contoh surat penerimaan kunjungan yang benar untuk dijadikan referensi.
Kunjungan yang dilakukan pada institusi atau lembaga lain bisa berupa kunjungan kerja, kunjungan studi, dan masih banyak lagi. Untuk bisa melakukan kegiatan satu ini, maka perlu mengirimkan surat secara resmi sebagai tanda izin.
Di lembaga tujuan, apabila izin diberikan, dapat memberikan balasan dengan membuat surat penerimaan kunjungan. Pembuatan jenis surat satu ini harus memperhatikan sejumlah hal karena termasuk tipe surat yang resmi, maka tidak boleh asal-asalan.
Contoh Surat Penerimaan Kunjungan yang Benar
Memberikan konfirmasi bahwa menerima kunjungan secara resmi disampaikan dalam surat. Jika Anda membutuhkan referensi, maka bisa melihat contoh penulisan surat untuk menyatakan ketersediaan kunjungan dengan detail bagian yang dijelaskan selanjutnya.
Surat Penerimaan Kunjungan pada Kantor Bupati
Jenis surat pertama yang bisa dijadikan contoh adalah penerimaan kunjungan pada Kantor Bupati. Kegiatan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah pihak atau lembaga, sehingga apabila sudah memenuhi kriteria, buat surat terima dengan contoh lengkap seperti di bawah ini.
Logo
BUPATI TULUNGAGUNG
Jalan Mangga Rambutan Nomor 23 Tulungagung. Tlp. 0355678765. Web.walikotatulungagung.co.id
Tulungagung, 24 Januari 2023
Nomor : 123/Pemb.TA/VIII-2023
Lamp : – Kepada
Perihal : Konfirmasi Kunjungan Kerja Pemerintah Yth. Sdr. BUPATI TRENGGALEK
Kabupaten Trenggalek
di-
Tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan surat Saudara nomor: 123/56123/2023, tanggal 15 Januari 2023, perihal sebagaimana surat dimaksud, selanjutkan disampaikan bahwa kami bersedia menerima kunjungan kerja Saudara beserta rombongan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 30 Januari 2023
Waktu : 14.00 WIB s/d selesai
Tempat : Ruang Rapat Sekda Kantor Bupati Tulungagung
Demikian surat ini disampaikan. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terimakasih.
BUPATI TULUNGAGUNG
Nama Terang dan Gelar
Detail Wajib di Surat Penerimaan Kunjungan
Detail informasi bagian dari surat diatas dapat dilihat pada rincian sebagai berikut ini.
Bagian Identitas
Bagian identitas berada pada awal atau paling atas dimana berisi identitas dari pembuat surat yaitu sebagai contoh dari pihak Bupati Tulungagung. Di bagian ini berisi beberapa hal, yakni:
- Kode referensi
- Judul : Konfirmasi Kesediaan Menerima Kunjungan
- Tanggal : 24 Januari 2023
- Jumlah media : 1 lembar arsip
Bagian Konteks
Konteks disini dapat dilihat sebagai pihak pengelolaan arsip. Detail rincian dapat dilihat sebagai berikut.
- Pencipta Arsip : Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kabupaten Tulungagung
- Pengelola Arsip : Bagian Pemerintah Sekretariat Daerah Kabupaten Tulungagung
- Riwayat Arsip : Kunjungan Kerja Pemerintah Kabupaten Trenggalek
- Sumber Penyerahan : Penyerahan secara Langsung
Bagian Struktur/Isi
Untuk bagian isi meliputi beberapa hal seperti di bawah ini.
- Cakupan : Surat Konfirmasi dari Pemerintah Kabupaten Tulungagung yang ditandatangani oleh Bupati Tulungagung mengenai ketersediaan menerima kunjungan kerja dari Pemkab Bupati Trenggalek pada 24 Januari 2023
Bagian Ketentuan Akses dan Penggunaan
Ketentuan akses dan penggunaan pada surat ini berisi ketentuan reproduksi yaitu bentuk scan, print, dan fotokopi.
Tips Membuat Surat Penerimaan Kunjungan
Sebagai salah satu jenis surat yang resmi, maka pembuatan balasan kunjungan harus dibuat dengan syarat dan ketentuan resmi. Anda bisa cek sejumlah tips di bawah ini supaya dapat membuat surat konfirmasi menerima kunjungan dengan baik dan benar.
1. Memberikan Logo Resmi
Hal pertama adalah memberikan logo resmi dimana biasanya diletakkan di bagian atas atau semacam kop surat. Ini sebagai tanda apabila surat memang berasal dari institusi atau lembaga yang resmi/yang bersangkutan secara asli.
2. Menyampaikan Nomor dan Hal
Setelah membuat logo dengan tepat, maka tulis nomor surat balasan tersebut sesuai kode yang sedang berlanjut. Jangan lupa menyampaikan hal/perihal yakni berupa konfirmasi menerima sebuah kunjungan resmi dari institusi tersebut.
3. Tujuan Harus Jelas dan Lengkap
Dalam menuliskan tujuan pastikan harus benar-benar jelas dan lengkap sehingga tidak terjadi salah paham atau salah pengiriman surat nantinya. Sebagian besar jenis surat ini untuk keperluan lembaga baik pemerintahan sampai pendidikan, maka dapat menuliskan pihak terkait dengan jabatannya.
4. Memberikan Informasi Kapan Kunjungan Dilaksanakan
Tips selanjutnya yang harus diperhatikan adalah memberikan informasi kapan kiranya kunjungan tersebut akan dilaksanakan. Setelah surat pemberitahuan kunjungan masuk, biasanya balasan akan diberikan paling lambat 1 sampai 2 minggu setelahnya.
5. Nama dan Tanda Tangan
Bubuhkan tanda tangan diserta nama terang lengkap dengan jabatannya. Jika ada, maka bisa juga memasukkan NIP atau sejenisnya.
Kesalahan Menulis Surat Balasan Kunjungan
Biasanya dalam penulisan surat balasan sebuah kunjungan akan ditulis oleh pihak yang sudah mempunyai pengalaman pada bidang ini. Namun, pada kasus tertentu dimana masih baru pertama kali membuat, sering terjadi kesalahan secara umum seperti di bawah.
1. Kalimat Tidak Efektif
Pembuatan surat menjadi cerminan dari institusi yang membuatnya. Apabila penulisan bertele-tele, banyak kalimat tidak efektif, maka tidak mencerminkan sebuah surat yang resmi sehingga menjadi tidak enak dibaca.
2. Tidak Rapi
Penulisan tidak rapi meliputi pengaturan page layout yang tidak tepat. Jenis huruf, ukuran, margin, besar kecilnya huruf, dan lainnya perlu diatur sedemikian rupa sehingga tetap nyaman dibaca dan pesan tersampaikan dengan baik.
3. Tidak Memakai Bahasa Baku sesuai PUEBI
Dalam tata cara bahasa baku untuk keperluan resmi, perlu mengikuti aturan dari PUEBI. Jangan sampai memasukkan kata-kata non-formal atau non-baku karena bisa menjadi indikasi kepalsuan surat resmi sehingga tentu tidak akan diterima.
4. Memakai Tanda Baca Tidak Perlu
Tanda baca menjadi hal yang paling sering salah digunakan atau ditempatkan. Dalam jenis resmi, surat sering mengalami error dengan adanya penambahan tanda baca tidak perlu serta tidak tepat pada tempatnya.
Jenis-Jenis Surat Kunjungan
Ada beberapa jenis surat kunjungan yang sering digunakan pada institusi atau lembaga resmi dimana apabila diterima, maka institusi tujuan dapat mengirimkan balasan sebagai konfirmasi penerimaan. Adapun jenis-jenisnya dapat dilihat pada daftar di bawah ini.
1. Kunjungan Mahasiswa ke Suatu Institusi, Perusahaan, Kementerian, dan lainnya
Jenis surat pertama adalah kunjungan mahasiswa ke suatu institusi, perusahaan, kementerian, dan lain sebagainya. Jenis kegiatan dalam kasus ini sangat beragam, mulai dari kegiatan organisasi kampus, kegiatan KKN/KKL, Magang, dan masih banyak lagi.
2. Kunjungan Kerja Lembaga ke Lembaga Lain
Kunjungan studi banding dari lembaga satu ke lembaga lain juga perlu memakai surat. Jenis aktivitas satu ini sebagai contoh adalah dari Kantor Bupati/Walikota, Istana Negara, sampai ke Pemerintahan Desa.
3. Kunjungan Study Tour ke Sebuah Destinasi
Study tour juga merupakan kegiatan yang bisa memakai surat resmi untuk diterima, misalkan kunjungan dari satu sekolah ke museum atau destinasi lain dimana memang butuh izin tersebut.
Itu dia informasi lengkap tentang contoh surat penerimaan kunjungan dengan beberapa tips penulisan dan kesalahannya untuk dijadikan referensi dan panduan.