Pada contoh surat penerimaan barang akan tertera komponen-komponen yang harus dimasukkan karena ini merupakan salah satu tipe surat resmi. Fungsi utama dari surat serah terima barang adalah sebagai bukti yang sah atas diterimanya barang untuk keperluan tertentu.
Sebagai tanda bukti yang legal, maka penulisan surat harus memperhatikan kaidah yang tepat sehingga tidak dilihat sebagai penipuan atau hoax. Tipe bukti resmi ini biasanya dikirimkan oleh perusahaan bersamaan dengan pengiriman oleh pihak ekspedisi.
Surat penerimaan berbeda dengan kwitansi dimana ini merupakan bukti pembayaran sah, sementara surat menjadi tanda barang telah diterima dengan keadaan utuh atau baik. Adanya tanda tersebut juga menghindari adanya risiko kecurangan.
Contoh Surat Penerimaan Barang yang Benar
Sebagai referensi, Anda bisa mengikuti bagaimana penulisan dari surat serah terima barang di bawah ini dengan memperhatikan format dan tata bahasanya.
Penerimaan Barang Produksi
Contoh pertama adalah bukti tertulis penerimaan sarana untuk kegiatan produksi. Adapun penulisannya kurang lebih seperti di bawah ini.
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
PENGADAAN BANTUAN SARANA PRODUKSI KEGIATAN
PENINGKATAN PRODUKSI
NOMOR:
TAHUN 2023
Pada hari ini tanggal bulan tahun . Bertempat di Desa Kecamatan Kabupaten Provinsi yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Sebagai Direktur nama perusahaan yang bertindak atas dan untuk nama berkedudukan di untuk selanjutnya disebut Pihak Pertama.
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Sebagai Ketua yang dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk alamat selanjutnya disebut Pihak Kedua.
Sepakat untuk melakukan serah terima barang dengan ketentuan sebagai berikut.
Pasal 1
Pihak Pertama menyerahkan kepada Pihak Kedua, dan Pihak Kedua menerima dari Pihak Pertama berupa sarana produksi dengan keadaan yang baik dan spesifikasi sesuai petunjuk teknis. Rincian barang dan nilai dapat dilihat di bawah ini.
- ……… Harga ……….
- ………. Harga……….
- ………. Harga ……….
- ……….. Harga ……….
Pasal 2
Bahwa setelah serah terima yang dilaksanakan oleh masing-masing pihak ini, maka bisa digunakan untuk kepentingan khususnya pada program .
Demikian berita acara penyerahan dan penerimaan barang ini dibuat serta ditandatangani oleh pihak dan saksi dengan pembuatan sebanyak 4 rangkap supaya dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Pihak Kedua Pihak Pertama
Saksi
Penerimaan Barang Inventaris
Contoh berikutnya adalah surat penerimaan barang untuk pengadaan inventaris pada sebuah instansi. Penulisannya seperti di bawah ini.
Kop Surat Instansi
Alamat dan Kontak
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
NOMOR:
Pada hari ini tanggal, bulan, tahun, yang bertanda tangan di bawah ini.
Nama :
NIP :
Jabatan :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama yang selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.
Nama :
NIP :
Jabatan :
Dalam hal ini bertindak sebagai Pihak Kedua.
Menyatakan bahwa Pihak Pertama telah menyerahkan barang kepada Pihak Kedua, dan Pihak Kedua telah menerima barang dari Pihak Pertama berupa:
- Meja jumlah 6 unit harga Rp….
- Kursi jumlah 12 unit harga Rp….
Sebagai realisasi dari Surat Pesanan Pengadaan Barang Meja dan Kursi No tanggal .
Sumber biaya pengadaan belanja barang tersebut dibebankan kepada .
Demikian surat serah terima ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk bisa digunakan sebagaimana mestinya.
Pihak Pertama Pihak Kedua
Saksi/Mengetahui
Tips Menulis Surat Penerimaan Barang
Menulis salah satu tipe bukti tanda serah terima barang yang sah ini harus mengikuti format yang sesuai. Anda dapat memperhatikan beberapa tips penulisan yang benar dan tepat seperti penjelasan berikut.
1. Menulis Judul
Komponen pertama yang harus diingat dan ditulis pada awalan surat adalah judul, yaitu berita acara serah terima barang dimana diletakkan di bagian atas. Penulisan harus memperhatikan penggunaan huruf kapital untuk setiap awalan kata.
2. Mencantumkan Tanggal Penerimaan
Hal yang harus dicantumkan berikutnya adalah tanggal penerimaan dimana biasanya dimasukkan setelah penulisan judul dimana menjadi keterangan kapan waktu barang tersebut telah diterima.
3. Mencantumkan Tanggal Pengiriman
Selain tanggal penerimaan, dalam bukti ini juga ditulis tanggal pengiriman yang menunjukkan kapan barang dikirimkan. Dengan informasi waktu yang jelas ini, maka menjadi bukti sah dimana tidak dapat dimanipulasi.
4. Tanda Tangan Penerima dan Pengirim
Pada bagian akhir surat jangan lupa untuk memberikan kolom tanda tangan dari penerima dan pengirim. Jika disertai dengan saksi, maka juga perlu diletakkan dengan tanda (Mengetahui).
Jenis-Jenis Surat Serah Terima Barang
Terdapat beberapa jenis tanda bukti sah penerimaan barang yang ada di Indonesia dan umum digunakan. Berikut daftar dan penjelasannya.
1. Serah Terima PT
Jenis yang pertama adalah penyerahan produk-produk yang ada pada sebuah perusahaan, seperti PT (Peseroan Terbatas). Penulisan bukti sah ini ditujukan supaya tidak ada salah paham dari kedua belah pihak atas spesifikasi barang-barang.
2. Serah Terima Dinas
Penyerahan produk tertentu yang digunakan dalam lingkungan dinas, seperti pada instansi pemerintahan juga perlu mencantumkan surat yang resmi agar menjadi dokumentasi dan bukti legal dimana memiliki kekuatan hukum.
3. Serah Terima Sekolah
Pada ranah lembaga pendidikan, penyerahan dan penerimaan barang juga sering terjadi, misalkan atas permohonan bantuan inventaris pengadaan sarana meja, kursi, lemari, dan sebagainya.
4. Serah Terima Toko
Jenis berikutnya merupakan produk yang dikirimkan ke sebuah pertokoan dimana menjadi produk untuk dijual dengan risiko barang yang tinggi, misalkan elektronik. Dengan begitu, adanya surat menjadi bentuk kepercayaan bahwa telah diterima dalam keadaan baik.
Kegunaan Pembuatan Berita Acara Serah Terima Barang
Setelah mengetahui beberapa jenis bukti penyerahan dan penerimaan berbagai barang, maka bisa melihat sejumlah kegunaan. Adapun penjelasan kegunaan surat resmi satu ini adalah sebagai berikut.
1. Transparansi
Kegunaan surat ini yang pertama adalah menjadi tanda adanya fungsi akuntabilitas dan transparansi adanya pengiriman dari suatu pihak ke pihak lainnya. Melalui transparansi ini, maka diharapkan mampu menjalin kerjasama dan kepercayaan.
2. Menghindari Kesalahan Hitung Benda
Salah satu jenis tanda penerimaan ini adalah untuk inventaris suatu tempat, seperti sekolah atau kantor. Pembuatan berita acara serah terima akan menghindari risiko kesalahan penghitungan ketika diadakan stock opname.
3. Menghindari Kecurangan
Risiko kecurangan dalam kirim dan terima produk tertentu sangat besar, sehingga bukti tertulis ini harus dibuat. Dengan surat resmi, maka mempunyai kekuatan hukum dimana jika terbukti ada kecurangan bisa diproses secara hukum.
4. Bukti Tertulis Sah
Kegunaan berikutnya adalah sebagai bukti tertulis sah sehingga bisa ditunjukkan apabila kemungkinan terjadi perselisihan atau perdebatan di kemudian hari.
Itu dia informasi mengenai contoh surat penerimaan barang yang mempunyai kegunaan penting sebagai tanda bukti sah dimana mempunyai kekuatan hukum. Tulis surat dengan memperhatikan format penulisan yang tepat.