Memesan sebuah produk termasuk kendaraan, merupakan salah satu prosedur lanjutan setelah penawaran pihak penjual diberikan kepada calon pembeli. Berikut ini salah satu contoh surat pemesanan kendaraan yang bisa Anda jadikan acuan.
Dalam dunia bisnis otomotif, bukan hal yang sulit untuk melakukan pemesanan kendaraan. Apalagi jika ditujukan untuk kebutuhan perkantoran. Biasanya kendaraan yang dipesan, akan digunakan untuk menunjang kegiatan bisnis agar berjalan lebih lancar.
Contoh Surat Pemesanan Kendaraan yang Benar
Untuk membuat sebuah surat pemesanan kendaraan, ada format khusus yang harus diikuti. Di dalam format tersebut tercantum semua informasi penting, terkait siapa yang memesan, jenis kendaraan yang di pesan, dan penjelasannya. Di bawah ini salah satu contohnya sebagai referensi.
PT ABCDEFG
Komplek Indah Nomor 2 Bunga Teratai, Bumi Asih, Palembang
Palembang, 02 Maret 2023
No. : 001/SP1-DU/ABCDEFG-PLG/III/2023
Hal : Pemesanan Barang
Lampiran : 1 Rangkap Dokumen
Kepada Yth.
Pimpinan PT. Otomotif
Di Tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan surat penawaran harga kendaraan Toyota Innova yang sudah disampaikan kepada kami, melalui surat nomor 123/DDD-111/PTO-JKT/II/2022. Dengan ini kami ingin mengajukan pemesanan untuk kendaraan dengan detail berikut ini:
- All New Innova 2022 (4 unit)
- Avanza 2021 ( 5 unit)
Sesuai dengan rincian harga yang sudah diajukan, maka kami menyepakati harga tersebut untuk dibayarkan dengan sistem Down Payment (DP) dan pelunasan :
- DP 1 : 30 % pada awal tanda tangan dokumen pemesanan
- DP 2 : 20 % pada bulan berikutnya paling lambat tanggal 30
- Pelunasan : 50 % dibayar setelah semua unit kendaraan diterima di lokasi kami
Demikianlah surat ini kami sampaikan, besar harapan kami agar pesanan yang diajukan ini segera diproses mengingat kebutuhan perusahaan untuk semua unit tersebut sangat mendesak. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Dion Wiyoko
Direktur
7 Poin Penting Dalam Surat Pemesanan Kendaraan
Jangan abaikan tujuh poin penting ini saat membuat sebuah surat pemesanan kendaraan, biasanya akan merujuk kepada surat penawaran yang telah diterima dari penyedia kendaraan. Apa saja poinnya?
Kop Surat Resmi
Surat pemesanan kendaraan, jika dibuat atas nama perusahaan maka wajib dibuat pada lembaran surat lengkap dengan kop surat resmi perusahaan. Ada nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon.
Kop surat ini merupakan salah satu bukti resminya sebuah surat pemesanan dan akan berbeda jika pemesanan dilakukan secara personal oleh perorangan maka kop surat tentu tidak.
Nomor Surat
Ada nomor surat yang disampaikan, sebagai cara mempermudah administrasi di sebuah perusahaan ketika setelah pemesanan butuh dokumen tersebut untuk pembuatan laporan atau hal lainnya.
Dari sisi penyedia kendaraan, nomor surat akan dibutuhkan untuk membuat rekap pemesanan agar tidak tertukar dengan pihak pemesan lainnya.
Tanggal Surat Dibuat
Tanggal surat juga merupakan identitas penting dalam sebuah surat pemesanan, untuk memastikan kapan surat diajukan kepada penyedia kendaraan.
Apalagi untuk penyedia kendaraan yang menggunakan sistem tanggal untuk membuat antrian pemesan yang akan diproses. Sehingga surat akan diproses berdasarkan tanggal pengajuan, agar lebih mudah melakukan proses lebih lanjut sampai kendaraan diterima pemesan.
Tujuan Pengiriman Surat
Tujuan surat adalah nama orang atau jabatan yang menerima surat tersebut, biasanya untuk memesan kendaraan bisa ditujukan untuk pimpinan perusahaan yang menyediakan kendaraan.
Dapat juga diajukan kepada divisi penjualan, marketing, atau pihak yang menandatangani surat penawaran sebelumnya .
Detail Kendaraan yang Dipesan
Di dalam surat pemesanan tersebut juga wajib dicantumkan detail kendaraan yang dipesan. Mulai dari tipe kendaraan, jenis, kode kendaraan, merek, dan informasi pendukung lainnya. Seperti transmisi, warna, dan detail spesifik yang dibutuhkan oleh pemesan.
Detail ini akan sangat menentukan supaya armada yang dipersiapkan oleh penyedia kendaraan sesuai dengan yang diinginkan pemesan.
Jumlah Kendaraan yang Dipesan
Informasikan juga jumlah kendaraan yang diinginkan, supaya saat unit armada dikirimkan sesuai dengan yang dipesan.
Sistem Pembayaran
Detail proses pembayaran juga harus dijelaskan, apakah langsung dibayar tunai saat invoice disampaikan oleh pihak penyedia kendaraan atau melalui beberapa tahapan. Misalnya dimulai dengan uang muka, hingga pelunasan yang dijelaskan detailnya secara lengkap.
Penjelasan ini sangat penting untuk memastikan kapan pastinya pembayaran dilunasi. Bisa saja informasi tersebut sudah melalui koordinasi dengan pihak penyedia kendaraan, sehingga tercantum sebagai formalitas di atas kertas.
Bagi pemesan, sistem pembayaran ini dibutuhkan sebagai reminder mempersiapkan dana pembayaran.
Nama Pemesan dan Tanda Tangan
Resmi atau tidaknya surat pesanan juga ditentukan dengan adanya nama dan tanda tangan pemesan di akhir surat. Jika pemesanan dilakukan oleh perusahaan, tentu tang bertanda tangan adalah pihak yang kompeten di perusahaan tersebut.
Seperti direktur, manajer keuangan, manajer operasional, atau manajer divisi yang mengajukan pemesanan kendaraan.
Data Pendukung
Jika pemesanan kendaraan membutuhkan data pelengkap dari pemesan, maka dalam surat juga harus disertakan penjelasan dokumen yang disertakan. Lengkap dengan dokumen yang akan dilampirkan pada surat sesuai persyaratan dari pihak penjual kendaraan.
Biasanya meliputi dokumen identitas pemesan dan bukti finansial pendukung. Jika ingin memesan dengan sistem kredit, tentu dilampirkan dokumen jaminan kredit seperti sertifikat rumah atau BPKB kendaraan lain sebagai jaminan.
Tips Membuat Surat Pemesanan Kendaraan
Agar surat pemesanan kendaraan yang diajukan bisa segera diproses, ada beberapa tips yang dapat dilakukan. Diantaranya adalah:
- Cek detail surat penawaran yang disampaikan oleh pihak penyedia kendaraan. Apa saja daftar kendaraan yang tersedia, berapa harganya, bagaimana detail pembayarannya, dan informasi penting lainnya. Supaya Anda akan lebih mudah membuat surat pemesanan yang sesuai dengan dokumen penawaran tersebut.\
- Lakukan koordinasi dengan pihak penyedia kendaraan terlebih dahulu, untuk akurasi informasi di dalam surat. Jika ingin melakukan negosiasi bisa melalui komunikasi via telepon atau bertemu langsung, sebelum mengajukan surat pemesanan.
- Pastikan data kendaraan yang dipesan sudah sesuai dengan kebutuhan, jangan sampai salah karena imbasnya adalah kendaraan dikirim ke lokasi Anda tidak sesuai dengan yang diinginkan.
Jika masih kurang jelas tentang detail kendaraan, jangan segan untuk bertanya kembali kepada pihak penyedia atau penjualnya. - Siapkan dana yang cukup untuk membayar, supaya surat pemesanan Anda dapat diproses dengan cepat. Upayakan membayar cash atau tunai, agar tidak memiliki beban cicilan dalam beberapa bulan atau tahun mendatang.
Tapi jika memang memilih memesan dengan sistem kredit, maka pastikan juga Anda sudah punya dana untuk uang muka dan cicilan bulanannya. Agar setiap bulan bisa membayar sampai tenor kredit selesai tanpa tunggakan, jika menunggak tentu ada potensi kendaraan ditarik kembali oleh penjual. - Buatlah surat sesuai struktur yang jelas, supaya mudah dipahami penerima dan Anda tidak harus menunggu lama.
Demikianlah contoh surat pemesanan kendaraan yang bisa dijadikan contoh, lengkap dengan poin penting wajib ada di dalam surat dan tips membuatnya. Semoga bermanfaat untuk Anda semuanya dan menambah informasinya.