Contoh surat pemberitahuan adalah hal yang wajib anda ketahui bagi anda pengelola bisnis atau organisasi. Untuk itu kali ini kami akan membagikan contoh dan hal-hal yang harus anda ketahui tentang surat ini.
Sesuai dengan namanya, surat pemberitahuan adalah surat yang ditulis serta dikeluarkan dengan tujuan untuk memberikan informasi penting kepada pihak yang dituju. Fungsi dari surat pemberitahuan bisa disesuaikan dengan kebutuhan seperti untuk keperluan bisnis, pemberitahuan grand opening/ launching atau hanya sekadar memberitahukan event tertentu kepada masyarakat umum agar mereka menjadi tahu detail kegiatan yang akan anda lakukan.
Sebagaimana yang kami sebutkan sebelumnya dimana surat ini umumnya digunakan dalam keperluan bisnis atau organisasi untuk memberikan informasi penting mengenai kegiatan, acara, atau hal-hal yang berkaitan dengan operasional perusahaan atau organisasi tersebut. Akan tetapi karena surat ini dinamakan surat pemberitahuan, maka surat ini sekedar menginformasi kepada pihak tertentu dan tidak terdapat sanksi atau konsikuensi apabila penerima surat tidak mengindahkan surat tersebut.
Sebut saja contohnya seperti ketika surat ini digunakan oleh pimpinan untuk memberitahu karyawan mereka, oleh pengadilan untuk memberitahu pihak-pihak terkait yang terlibat dalam suatu kasus, atau bisa juga untuk memberikan informasi kepada rekan bisnis atau relasi mengenai bisnis yang baru dibuka sehingga mereka bisa menghadiri grand opening dan mengirim bingkai bunga dan lain sebagainya.
Tujuan Surat Pemberitahuan
Adapun tujuan dari surat ini sebenarnya cukup sederhana, yakni untuk menyampaikan suatu pesan, informasi, pelaporan ke pihak lain dengan jelas dan lugas. Selain itu, surat untuk pemberitahuan juga bisa digunakan untuk pembuka relasi antara satu pihak dengan pihak lainnya atau terkait dokumen maupun barang. Surat pemberitahuan pun berkembang lebih fleksibel tidak melulu bersifat formal.
Poin Penting Surat Pemberitahuan
Berikut poin penting yang harus dimasukkan ketika membuat surat ini, agar surat bisa direspon dan dimengerti dengan baik oleh penerima surat
- Surat ini biasanya ditulis dalam format surat bisnis ataupun format email.
- Surat biasanya pendek dan ringkas.
- Apabila tanggapan diperlukan, penerima harus diberitahu dalam surat untuk mengirimkan tanggapan pada tanggal yang ditentukan.
- Surat ini harus diakhiri dengan salam yang layak, meminta penerima untuk mempertimbangkannya.
- Yang diberitahukan harus membubuhkan tanda tangannya atau stempelnya.
- Jika pemberitahuan tersebut merupakan pemberitahuan resmi biasanya terdapat logo perusahaan pada bagian kepala surat.
- Seseorang harus menghindari penggunaan bahasa yang kasar dalam pemberitahuan jika itu adalah pemberitahuan yang serius atau terus-menerus.
Format Surat Pemberitahuan
Memang surat pemberitahuan merupakan surat resmi yang terkesan lebih “santai” apabila dibandingkan dengan surat formal lainnya tetapi surat ini memiliki format yang harus diikuti agar surat bisa dimengerti dengan baik oleh penerima surat ini. Simak format surat pemberitahuan yang benar sebagai berikut.
Kop Surat
Kop surat menjadi salah satu format yang perlu diperhatikan saat membuat surat untuk pemberitahuan resmi. Adapun kop surat perlu mencantumkan logo, dan informasi terkait tentang kelembagaan.
Nama dan Alamat Penerima Surat
Di dalam surat pemberitahuan yang ditujukan pada perorangan umumnya juga disertai dengan nama dan alamat penerima secara lengkap. Namun, ini berbeda dengan surat yang ditujukan pada organisasi atau lembaga. Nama dan alamat ini diletakkan di bagian sebelah kiri pada badan surat.
Isi
Isi surat dibuat dengan lugas, sesuai dengan kepentingan yang ingin disampaikan. Untuk surat pemberitahuan yang bersifat kompleks umumnya ditulis secara singkat dan ringkas. Isi dari surat ini mulai dari tujuan utama, tanggal kegiatan, nama kegiatan, dan hal lainnya mengenai pemberitahuan yang ingin disampaikan.
Tanda Tangan
Pada surat untuk pemberitahuan, tanda tangan menjadi identifikasi terhadap penanggung jawab surat. Pihak yang menandatangani surat memiliki kewajiban untuk memastikan bahwa surat tersebut adalah fakta keadaan sebenarnya.
Contoh Surat Pemberitahuan
Agar anda bisa memahami surat ini lebih jelas, maka simak contoh surat pemberitahuan yang bisa anda jadikan referensi sebagai berikut.
Surat Pemberitahuan Kegiatan Kantor
PT. Citra Kirana Karya
Jalan Kelinci Putih Raya Km. 10,5 Bandung
Telp. 022 – 908791
Website: www.ckirana.com
Bandung, 25 Mei 2023
Nomor : 15/CCTV/VIII/23
Perihal : Pemberitahuan
Yth.
Seluruh karyawan
Beserta staff
PT. Citra Kirana Karya
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya acara halal bihalal di lingkungan perusahaan yang akan dilaksanakan pada :
Hari/ Tanggal : Sabtu, 09 Oktober 2023
Waktu : 08.00 – selesai
Tempat : Aula Serbaguna PT. Citra Kirana Karya
Maka dari itu, kami selaku jajaran direksi PT. Citra Kirana Karya memberitahukan agar Bapak/ Ibu dapat hadir pada acara kegiatan halal bihalal tersebut.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Direktur
Citra Kirana Karya
Fahmi Trianinda
Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan
Surat Pemberitahuan Cuti Bersama
Rabu, 09 Oktober 2023
Kepada Yth.
Seluruh Karyawan PT. Cipta Reka Semesta
di tempat
Assalamu’alaikum wr.wb.
Dalam rangka mengikuti kebijakan pemerintah terkait dengan Hari Raya Idul Fitri, bersama ini kami sampaikan bahwa perusahaan akan memberikan libur cuti bersama pada hari-hari berikut:
Hari Raya Idul Fitri 1444 H: 2 hari, yaitu pada tanggal 1 dan 2 Syawal 1444 H (22-23 Mei 2023)
Dalam masa libur tersebut, seluruh karyawan diharapkan dapat mengambil waktu untuk berkumpul bersama keluarga dan merayakan hari yang fitri.
Namun, kami juga ingin mengingatkan bahwa selama masa libur ini, pihak perusahaan akan menjamin keamanan dan keamanan perusahaan tetap terjaga. Oleh karena itu, kami akan menempatkan sebagian karyawan di tempat kerja secara bergilir untuk memastikan bahwa operasional perusahaan tetap berjalan dengan baik.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Semoga libur cuti bersama ini dapat memberikan manfaat bagi seluruh karyawan dan keluarga.
Terima kasih atas perhatiannya.
Wassalamu’alaikum wr.wb.
Hormat kami,
Manajemen PT. Cipta Reka Semesta
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Organisasi
Kepada Yth.
Seluruh Anggota Pemuda Pancasila Tebet
di tempat
Assalamu’alaikum wr.wb.
Dalam rangka meningkatkan kualitas organisasi dan menjalin silaturahmi antar anggota, kami akan mengadakan kegiatan sebagai berikut:
Acara : Diskusi Panel “Meningkatkan Peran Pemuda dalam Pembangunan Bangsa”
Hari, tanggal : Sabtu, 09 Oktober 2023
Waktu : 09.00 – 12.00 WIB
Tempat : Aula Serbaguna Jl. Winarno Tebet
Kegiatan ini akan diisi oleh narasumber yang ahli di bidangnya dan akan membahas topik yang sangat penting untuk perkembangan organisasi kita.
Oleh karena itu, kami mengharapkan kehadiran seluruh anggota organisasi untuk turut serta dalam kegiatan ini. Bagi yang berhalangan hadir, mohon untuk memberitahu panitia penyelenggara.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum wr.wb.
Hormat kami,
Alex Rudiart
Panitia Penyelenggara Kegiatan
Sekian informasi mengenai contoh surat pemberitahuan untuk keperluan bisnis dan organisasi lengkap dengan cara membuatnya. Semoga berguna dan bermanfaat bagi anda yang masih bingung contoh dan bentuk serta fungsi surat ini.