Apakah Anda kebingungan dalam membuat surat pemberian tugas? Jika iya maka tidak ada salahnya untuk mencari contoh surat pemberian tugas yang terdapat di bawah ini.
Seperti diketahui, memang membuat surat resmi seperti pemberian tugas bukanlah hal yang mudah. Apalagi jika ini merupakan kali pertama Anda harus membuat surat semacam ini.
Nah, lantas bagaimanakah cara dan struktur penulisan yang benar dari surat pemberian tugas tersebut? Untuk mengetahui penulisannya, berikut ini ada contoh yang bisa Anda jadikan sebagai referensi.
Contoh Surat Pemberian Tugas yang Benar
Surat pemberian tugas umumnya digunakan oleh instansi resmi kedinasan seperti salah satunya adalah Komisi Pemilihan Umum (KPU). Berikut ini adalah contoh surat pemberian tugas resmi kedinasan dari Komisi Pemilihan Umum.
KOMISI PEMILIHAN UMUM
KABUPATEN BANTUL
Alamat: Jalan Susah Diingat No 12 Bantul Kota
No. Telepon: 088 990 223 090 Fax. 90001483883
SURAT KUASA
Nomor: 18/KPU-BTL-VII-2022
Yang bertanda tangan di bawah ini untuk berikutnya akan disebut sebagai pihak kesatu
Nama lengkap : Yusron Septi Wibowo
Nama instansi : Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Bantul
Jabatan : Sekretaris
Alamat : Jalan Susah Diingat No 12 Bantul Kota
Nomor telepon : 088 990 243 67
Fax. : 90001483883
Memberikan tugas kepada pihak kedua:
Nama lengkap : Mohammad Riduan Barkhaoui
Jabatan : Pelaksana pembuatan website
Alamat : Dukuh Sukun, Tirtoharjo, Sleman
Nomor telepon : 092 124 884 019
Fax. : –
Untuk melangsungkan kegiatan pendaftaran domain: www.kpu-bantuloye.go.id yang kemudian akan dipergunakan untuk alamat website resmi dari KPU Kabupaten Bantul. Penanggung jawab dalam pengelolaan serta penggunaan nama domain dari pihak kesatu.
Demikianlah surat pemberian tugas ini dibuat agar digunakan dengan sebagaimana semestinya.
Komisi Pemilihan Umun
Kabupaten Bantul
Sekretaris
Yusron Septi Wibowo
Seperti itulah penulisan contoh surat pemberian tugas untuk keperluan pembuatan website resmi KPU. Untuk selanjutnya, Anda bisa memperhatikan dengan baik contoh tersebut untuk kemudian disesuaikan dengan kebutuhan.
Unsur Pada Surat Pemberian Tugas
Mungkin dari contoh surat tugas sebelumnya Anda sudah bisa memahami beberapa unsur yang ada di dalamnya. Mengenai unsur tersebut, tentu sebagai pihak yang membuat, Anda harus paham betul tentang hal itu.
Nah untuk memudahkan dalam memahami surat tersebut, berikut ini adalah beberapa unsur yang terdapat dalam surat pemberian tugas.
- Informasi identitas diri pemberi tugas
- Informasi identitas diri penerima tugas
- Jenis tugas yang diberikan dan batasannya
Terkait identitas diri yang wajib dicantumkan pada surat ini, Anda bisa lihat di bawah ini.
- Surat tugas formal: Nama, Pangkat, NIP
- Surat tugas non-formal: Nama, NIK, Pekerjaan, dan alamat
Semua unsur tersebut haruslah dicantumkan dan terpenuhi supaya surat tugas tersebut dapat secara sah diakui oleh hukum. Selain hal tersebut, dalam pembuatan surat tugas ini tidak boleh menghilangkan berbagai struktur penyusun berikut.
- Kop Surat
- Judul Surat
- Nomor Surat
- Waktu pemberian tugas
- Identitas penerima dan pemberi kuasa
- Isi surat terkait pemberian tugas
- Nama terang dan tanda tangan pemberi tugas
- Cap Stempel dari lembaga atau instansi
Struktur Penyusunan Surat Pemberian Tugas
Setelah melihat contoh surat pemberian tugas sebelumnya, akan diberikan juga penjelasan tentang struktur penyusun surat tersebut. Hal ini wajib diketahui agar Anda bisa membuat surat pemberian tugas ini dengan benar.
Untuk strukturnya, Anda bisa lihat pada penjelasan di bawah ini.
1. Kop Surat
Struktur pertama yang harus dipenuhi dalam pembuatan surat seperti contoh surat pemberian tugas di atas adalah adanya kop surat. Kop atau kepala surat ini digunakan apabila surat pemberian tugas dikeluarkan oleh lembaga, instansi pemerintah, ataupun perusahaan.
Sedangkan pada jenis surat tugas yang mempunyai sifat tidak resmi maka kop surat dapat diabaikan. Nah, pada pembuatan kop surat tersebut, terdapat beberapa unsur yang harus dipenuhi seperti yang dijelaskan berikut ini.
- Nama Lembaga, Instansi, ataupun Lembaga
- Nomor Pos atau kode pos
- Alamat lengkap
- Nomor telepon
- Alamat email
- Nomor fax.
- Logo atau lambang instansi
Berbagai unsur di atas akan lebih baik jika terpenuhi saat Anda mencantumkan kop surat. Namun, jika memang terdapat beberapa unsur yang memang tidak ada seperti email, nomor fax ataupun lambang, maka tidak usah dicantumkan.
2. Nomor Surat
Untuk di contoh surat pemberian tugas resmi kedinasan seperti di atas, diberikan nomor surat. Hal itu karena pada surat resmi nomor surat merupakan struktur penting yang tidak boleh untuk ditinggalkan.
Nomor surat merupakan nomor yang diterbitkan oleh pihak instansi, organisasi, ataupun perusahaan pembuat surat pemberian tugas. Namun, untuk jenis surat tugas yang non formal, nomor surat tersebut tidak perlu dicantumkan.
3. Pihak Pemberi Tugas
Berikutnya struktur yang harus ada pada surat tugas ini adalah pihak pemberi tugas. Dalam hal ini, akan diterangkan pemberi tugas telah memberikan tugas ataupun wewenang kepada pihak penerima tugas yang telah ditunjuk sebelumnya.
4. Identitas Pemberi Tugas
Tidak boleh ketinggalan juga untuk mencantumkan identitas dari pemberi tugas secara lengkap. Identitas yang dituliskan tersebut sifatnya harus benar sesuai dengan data asli yang berlaku.
5. Identitas Penerima Tugas
Selain pemberi tugas, identitas dari penerima tugas juga harus disertakan di dalam surat ini. Sama seperti dari pihak pemberi tugas, untuk identitas penerima ini harus disampaikan dengan sebenar-benarnya sesuai data aslinya.
6. Isi Surat Tugas
Setelah identitas penerima, surat dilanjutkan dengan menjelaskan tugas apa yang diberikan kepada pihak penerima tugas. Apabila melihat contoh surat pemberian tugas di atas, maka disampaikan bahwa pihak penerima ditugaskan untuk mengurus pembelian nama domain.
7. Waktu Tugas
Untuk masalah waktu tugas ini sebenarnya bisa dicantumkan dengan jelas ataupun tidak. Namun, jika dicantumkan maka dapat dijelaskan waktu pelaksanaan dari tugas yang diberikan tersebut.
8. Penutup
Berikutnya, struktur yang terdapat pada surat pemberitahuan ini adalah penutup. Bagian penutup ini berisi tentang statement penutup tentang tugas dan wewenang yang diberikan kepada pihak penerima tugas.
Apabila melihat pada contoh surat pemberian tugas sebelumnya, maka penutup ini dapat dilihat di bagian
“Demikianlah surat pemberian tugas ini dibuat agar digunakan dengan sebagaimana semestinya.”
Untuk penulisan bagian penutup, tentu bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan dari si pemberi tugas.
9. Tanda Tangan dan Nama Terang
Pada struktur surat bagian terakhir akan dicantumkan tanda tangan dan nama terang. Untuk menguatkan status surat tersebut di mata hukum, maka surat resmi ini dapat ditandatangani di atas materai Rp 6000.
Hal ini dilakukan agar tidak terdapat adanya unsur pemaksaan terhadap pihak penerima ataupun pemberi tugas. Selain itu, diberikannya materai Rp 6000 pada surat menunjukkan bahwa surat tersebut dapat dijadikan sebagai bukti yang sah.
Begitulah tadi pembahasan tentang contoh surat pemberian tugas dan juga struktur penyusunnya. Harapan dari adanya informasi tersebut adalah agar Anda bisa menyusun surat tugas ini baik yang bersifat formal maupun non formal ke depannya.