Surat permohonan menjadi salah satu surat yang sering dibuat oleh individu, organisasi, hingga institusi. Termasuk contoh surat pemberian kesempatan penyelesaian pekerjaan yang untuk memohon perpanjangan waktu menyelesaikan pekerjaan.
Surat permohonan merupakan surat resmi dan formal ketika ingin mengajukan sesuatu. Sehingga dalam pembuatannya pun harus mengikuti format surat resmi yang berlaku dengan bahasa yang baik, benar, dan baku.
Untuk itu contoh surat pemberian kesempatan di bawah ini dapat digunakan apabila ingin mengajukan perpanjangan waktu ketika proyek yang dikerjakan belum selesai. Simak cara pembuatannya di bawah ini.
Contoh Surat Pemberian Kesempatan
SURAT PERMOHONAN
PEMBERIAN KESEMPATAN PENYELESAIAN PEKERJAAN
Nomor : xxx/xxx/xxx
Yth,
Kepala Dinas PUPR
Jalan Mayjen Sutoyo No. 14
Yogyakarta
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Agus Prambudi
Jabatan : Kepala PT Surya Abadi
Alamat : Jalan Gejayan No. 123 Yogyakarta
No Telp : 0897564364849
Mengacu pada Surat Perjanjian Kontrak Kerja No xxx/xxx/xxx yang berisi tentang perjanjian kontrak pengerjaan pengadaan peninggian Jalan Anggur – Jalan Manggis tanggal 20 Desember 2022 dan berakhir pada tanggal 1 Januari 2023.
Maka dengan ini yang bersangkutan di atas mengajukan pada Surat Permohonan Pemberian Kesempatan Penyelesaian Pekerjaan dalam waktu 10 hari mulai 2 Januari 2023 atau tanggal berakhirnya perjanjian kontrak.
Permohonan perpanjangan waktu ini karena pengerjaan bahu jalan belum usai namun telah melewati dari batas akhir. sehingga penyelesaian pekerjaan akan melebihi batas jadwal yang telah ada kesepakatan sebelumnya.
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Yogyakarta, 1 Januari 2023
PT Surya Abadi
(Agus Prambudi)
Kepala
Tips Membuat Surat Permohonan Pemberian Kesempatan
Contoh surat pemberian kesempatan di atas adalah termasuk surat permohonan. Surat permohonan sendiri merupakan surat secara resmi dari individu, organisasi, hingga perusahaan dengan tujuan memohon suatu permintaan tertentu.
Pembuatan surat permohonan tentu memiliki maksud tertentu yang ingin dicapai, sehingga cara penyampaiannya pun harus dilakukan secara resmi dan formal. Gaya penulisannya pun harus mengikuti format penulisan surat resmi yang telah disepakati saat ini.
Sebelum membahas cara pembuatan surat permohonan seperti contoh surat pemberian kesempatan pekerjaan di atas, terlebih dahulu simak tujuan pembuatan surat permohonan di bawah ini :
Perhatikan Tujuan dan Fungsi Surat Permohonan
Seperti namanya, surat permohonan ditujukan untuk memohon atau mengajukan permintaan tertentu kepada pihak lain secara resmi dan formal. Sementara fungsi dari surat permohonan adalah dapat dijadikan bukti tertulis terkait tujuan yang diajukan pihak pembuat surat.
Perhatikan Jenis Surat Permohonan
Surat permohonan umumnya berisi tentang informasi terkait permintaan tertentu sesuai dengan keperluan. Karena itu isi dari surat permohonan pun beragam, bergantung dari permohonan dan keperluan pihak pengirim surat kepada penerima surat.
Selain contoh surat pemberian kesempatan, jenis-jenis dari surat permohonan bermacam-macam mulai dari permohonan kerja sama dengan pihak tertentu, permohonan bantuan kepada pihak tertentu, permohonan izin atas sesuatu, permohonan beasiswa, permohonan cuti, hingga permohonan magang.
Ketahui Format Surat Permohonan
Karena termasuk ke dalam jenis surat resmi, format dari surat permohonan juga memiliki kaidah dan aturannya tersendiri yang harus diikuti. Format dari contoh surat pemberian kesempatan sebagai berikut.
- Kop surat
- Nomor surat
- Nama dan alamat penerima surat
- Data diri pengirim surat
- Isi surat
- Tempat dan tanggal pembuatan surat
- Tanda tangan dan nama terang pengirim surat
Buat Kop Surat atau Kepala Surat
Kop atau kepala surat harus ada di dalam surat resmi dan contoh surat pemberian kesempatan, karena berfungsi sebagai penanda alamat serta nama kantor instansi pengirim surat dan juga sebagai salah satu media informasi terkait bidang usaha.
Seperti namanya, kop atau kepala surat ada di bagian paling atas surat dengan menggunakan format center text atau rata tengah. Pembuatannya pun tak boleh asal-asalan, karena harus mencantumkan beberapa poin di bawah ini :
- Nama instansi atau organisasi
- Logo instansi atau organisasi
- Alamat lengkap dan kode pos instansi atau organisasi
- Nomor telepon, faks, alamat website, dan alamat email instansi atau organisasi
- Jenis usaha
- Nama kantor cabang (dapat dihilangkan atau opsional)
Perhatikan Penulisan Alamat Surat
Salah satu kesalahan yang kerap ada pada pengirim surat adalah penulisan alamat surat pihak penerima. Penulisan alamat surat rupanya perlu memperhatikan beberapa poin penting seperti alamat harus di tulis lengkap, tanpa menggunakan tanda titik, dan lain-lain.
- Penulisan alamat surat harus lengkap dan tidak diperkenankan ada penyingkatan seperti “Jalan” menjadi “Jl”
- Tulis alamat lengkap mulai dari alamat dan nomor rumah, kecamatan, kabupaten, provinsi, hingga kode pos
- Penulisan alamat surat tidak perlu menggunakan tanda baca pada bagian akhir seperti tanda titik (.)
- Penulisan “yang terhormat” cukup disingkat “Yth”, tanpa perlu menggunakan kata “kepada”
- Jika surat ditujukan untuk perusahaan, penulisan alamat surat yang benar adalah tidak perlu menggunakan tanda titik (.) contohnya PT Jaya Abadi, bukan PT. Jaya Abadi
Tuliskan Identitas Pengirim Surat dengan Rinci
Seperti terlihat pada contoh surat pemberian kesempatan, identitas dari pihak pengirim surat dibuat secara rinci dan detail. Pasalnya data diri dari pihak pengirim surat merupakan hal penting agar pihak penerima surat dapat mengetahui siapa pembuat surat tersebut.
Tuliskan identitas diri seperti :
- Nama pengirim surat
- Alamat pengirim surat
- No telp pengirim surat
- Jabatan pengirim surat dan informasi penting lainnya sesuai kebutuhan
Tuliskan Bagian Isi Surat dengan Runtut
Untuk bagian isi surat, umumnya terbagi menjadi tiga yakni bagian pembuka surat, isi atau inti pembahasan surat, serta bagian penutup surat. Setiap bagiannya berbeda dan saling melengkapi, berikut penjelasannya :
- Pembuka surat : Berisi salam pembuka seperti “salam sejahtera”, “dengan hormat”, dan lain-lain. Bagian pembuka surat juga dapat berisi perkenalan diri dari pihak pengirim.
- Isi surat : Berisi tentang pokok pembahasan utama atau inti pembicaraan yang ingin disampaikan pihak pengirim kepada penerima surat dengan kalimat yang baik dan formal.
- Penutup surat : Berisi kalimat penutup yang mempertegas jika pokok pembahasan surat telah usai, contohnya ucapan terima kasih, serta harapan dari pembuat surat kepada penerima surat.
Sertakan Nama Jelas dan Tanda Tangan
Pada bagian akhir surat permohonan, sertakan nama jelas serta tanda tangan dari pengirim surat. Hal ini penting dilakukan karena nama jelas serta tanda tangan dapat digunakan sebagai bentuk pertanggungjawaban, dan juga bukti bahwa surat tersebut merupakan surat resmi.
Perhatikan Penulisan Surat
Surat permohonan resmi harus dibuat dengan font standar yang mudah dibaca, dengan ukuran huruf standar yang tidak terlalu kecil ataupun terlalu besar. Selain itu pastikan jarak antar paragraf jelas, sehingga tidak terlalu berdempetan dan nyaman dipandang.
Perhatikan Tata Letak
Selain itu tata letak dari setiap bagian-bagian surat juga perlu ada pencatatan dengan baik. Seperti letak kop surat, alamat penerima surat, tanda tangan, hingga posisi penempelan materai apabila diperlukan.
Demikian contoh surat pemberian kesempatan penyelesaian pekerjaan.