Membuat surat untuk pemberian izin untuk menggunakan tempat sebenarnya sangatlah sederhana. Sebab dilihat pada berbagai contoh surat pemberian izin penggunaan tempat, tidak terdapat format ataupun aturan yang rumit.
Surat perizinan seperti ini biasanya dikeluarkan oleh pihak pemilik tempat yang telah menerima permohonan dari pihak yang ingin menggunakan tempat. Balasan surat permohonan tersebut bisa disetujui ataupun tidak.
Namun terlepas dari disetujui atau tidak surat permintaan izin tersebut, surat balasan tetap harus diberikan. Nah, bagi Anda yang belum tahu pembuatan surat izin ini, silakan simak ulasan berikut ini.
Contoh Surat Pemberian Izin Penggunaan Tempat
Surat pemberian izin seperti ini umumnya diberikan untuk menyelenggarakan acara-acara seperti pentas seni, tempat lomba, seminar, dan lain sebagainya. Untuk lebih jelas memahami surat ini, berikut adalah contoh surat pemberian izin penggunaan tempat.
Yayasan Lentera Hati
Jalan Gundukan Tanah Merah III No 10, Bantul, Yogyakarta
No. Telp. 089 198 020 000 Fax 8999109900
10 Februari 2022
Nomor Surat : 99/YMH/II/2016
Perihal : Pemberian izin Penggunaan Tempat
Yth. Ketua Karang Taruna Melati Putih
Jalan Tak Pernah Putus No 11, Bantul
Yogyakarta
Dengan hormat,
Menjawab surat permohonan izin saudara No.11/KCM/III/2022 tanggal 1 Februari 2022, mengenai permohonan untuk menggunakan gedung pelatihan dari Yayasan Lentera hati, dengan surat ini kami memberikan izin bagi organisasi Saudara untuk menggunakannya sesuai waktu yang tertera pada surat Saudara.
Saudara bisa memakai semua fasilitas di dalam gedung pelatihan tersebut selama peminjaman. Setelah selesai menggunakannya, diharapkan semua fasilitas harus kembali seperti sedia kala. Semoga izin dan kepercayaan yang diberikan bisa dijaga dengan sebaik-baiknya.
Demikianlah surat ini kami haturkan. Atas segala perhatian dari Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Ketua Yayasan Lentera Hati,
(Tanda Tangan)
Gustavo Hernan Ortiz S.Pd
Anda bisa menggunakan contoh surat pemberian izin penggunaan tempat di atas sebagai salah satu patokan dan referensi dalam membuat surat serupa. Untuk isi dari surat tersebut, Anda tinggal menyesuaikan dengan kebutuhan izin yang diberikan.
Tips Dalam Membuat Surat Pemberian Izin Tempat
Meskipun terlihat sederhana dan tidak memerlukan isi surat yang padat, namun Anda tetap tidak boleh asal dalam membuat surat ini. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat pemberian izin ini bisa dianggap sah.
Perlu diketahui, dari contoh surat pemberian izin penggunaan tempat di atas, bisa dilihat bahwa surat ini merupakan jenis surat resmi. Oleh karena itu, di surat ini terdapat nomor surat yang dibubuhkan di bagian awal.
Berdasarkan hal tersebut, maka pembuatan surat ini mempunyai struktur tersendiri. Nah, agar Anda tidak salah saat membuatnya, perhatikanlah beberapa struktur dan tips yang ada di bawah ini.
1. Kop atau Kepala Surat
Pada surat pemberian izin ini harus menggunakan kop surat di bagian atas surat. Biasanya, dalam kop surat tersebut akan ditampilkan informasi seperti nama instansi, alamat, kode pos, fax, nomor telepon, sampai dengan logo dari instansi.
Fungsi dari adanya kop surat ini adalah agar pembaca memudahkan untuk mengetahui siapa yang mengirimkan surat tersebut. Jika melihat contoh surat pemberian izin penggunaan tempat sebelumnya, maka dapat diketahui pengirim suratnya adalah dari Yayasan Lentera Hati.
Namun, apabila memang instansi yang terkait tidak mempunyai kop surat, maka bisa diganti dengan pencantuman titimangsa. Bagi yang belum tahu, titimangsa ini adalah informasi tentang tanggal serta tempat pembuatan surat.
2. Nomor Surat
Telah dijelaskan di awal tadi bahwa salah satu ciri surat resmi adalah mempunyai nomor surat. Hal itu jugalah yang tidak boleh dilewatkan pada saat Anda membuat surat pemberian izin untuk menggunakan tempat.
Apalagi jika memang pihak pemberi izin merupakan perusahaan, lembaga, ataupun instansi, maka nomor surat wajib ada. Nomor tersebut menginformasikan tentang urutan keluarnya surat, nama lembaga, bulan, serta tahunnya.
3. Perihal
Berikutnya, bagian surat pemberian izin yang tidak boleh terlewatkan adalah bagian perihal. Di bagian ini umumnya dijelaskan tentang garis besar tujuan surat tersebut dibuat atau dikirimkan ke pihak penerima.
4. Inti Surat
Biasanya, di dalam surat pemberian izin inti surat akan dibagi ke dalam tiga bagian. Bagian tersebut antara lain adalah bagian pembuka, isi surat, dan yang terakhir adalah penutup surat.
Dikarenakan surat ini merupakan balasan, maka biasanya isi surat seperti ini sangatlah singkat saja. Jadi, inti surat hanya pernyataan tentang pemberian persetujuan atas permohonan izin yang diajukan sebelumnya.
Selain itu, pada inti surat pemberian izin ini juga dijelaskan juga tentang tanggung jawab yang harus dilakukan oleh pihak penyewa tempat. Tidak jarang juga dilampirkan tentang fasilitas apa saja yang bisa digunakan pada tempat yang diizinkan untuk digunakan.
5. Penutup Surat
Apabila isi surat telah disampaikan secara lengkap, maka bagian berikutnya dari surat pemberian izin adalah penutup. Untuk penutup ini, biasanya akan ditutup dengan kalimat yang singkat saja dari pihak pengirim.
Tidak jarang juga akan diberikan wejangan agar pihak yang meminjam tempat bisa menjaga dan mengembalikan tempat tersebut seperti semula. Untuk kalimat penutupnya, Anda bisa gunakan seperti yang ada pada contoh surat pemberian izin penggunaan tempat di atas.
6. Identitas Pengirim
Selanjutnya, setelah Anda menyelesaikan penutup, maka di bagian terakhir dapat dibubuhkan nama terang dan juga tanda tangan dari pengirim. Umumnya, pihak yang bertanda tangan adalah orang yang bertanggung jawab atas tempat yang dipinjam.
Pada bagian identitas ini, sebaiknya menggunakan stempel apabila izin diberikan oleh pihak perusahaan, organisasi, ataupun instansi. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa lihat saja penulisan identitas pada contoh surat pemberian izin penggunaan tempat di atas.
Cara Penulisan Surat Pemberian Izin Penggunaan Tempat
Setelah mengetahui contoh surat pemberian izin penggunaan tempat beserta tipsnya, berikutnya akan dijelaskan juga tentang cara penulisannya. Nah, untuk lebih mudah memahaminya, langsung saja simak pada penjelasan berikut ini.
1. Menggunakan Bahasa Formal/Baku
Cara penulisan pertama pada surat resmi ini adalah gunakan bahasa formal dan baku. Hal ini dilakukan karena memang surat pemberian izin ini termasuk ke dalam salah satu jenis surat resmi.
2. Isi Surat Harus Jelas
Berikutnya, pada penulisan isi surat, diharuskan untuk menggunakan gaya bahasa yang jelas. Jangan menggunakan bahasa yang berbelit-belit sehingga bisa menimbulkan kesalahan dalam memahami isi surat.
3. Penulisan Informasi Harus Benar
Dalam surat resmi seperti ini, umumnya terdapat informasi baik dari pihak pengirim ataupun penerima yang dicantumkan. Nah, untuk penulisan informasi tersebut, usahakan jangan sampai terdapat kesalahan.
Hal ini perlu diperhatikan agar tidak ada kesalahan dalam surat yang membuat surat tersebut dianggap tidak sah. Sebagai saran, pastikan Anda selalu melakukan pengecekan ulang agar tidak ada data yang salah dicantumkan.
Begitulah tadi penjelasan tentang contoh surat pemberian izin penggunaan tempat dan juga tips penulisannya. Berdasarkan informasi yang dijelaskan di atas, tentu diharapkan dapat memudahkan Anda dalam membuat surat pemberian izin penggunaan tempat.