Dalam membuat surat dispensasi, sekarang tidaklah terlalu sulit karena contoh surat pemberian dispensasi sudah ada banyak. Jadi, Anda bisa mencari saja yang sesuai dengan kebutuhan.
Selain mencari contoh surat dispensasi tersebut, pastinya juga harus memahami bagaimana penulisannya. Hal itu dilakukan agar Anda tidak mengalami kesalahan saat membuat surat dispensasi tersebut.
Lalu seperti apakah contoh penulisan surat pemberian dispensasi yang benar itu? Nah, untuk Anda yang penasaran bagaimana contohnya, maka dapat langsung mengikuti ulasan selengkapnya berikut ini.
Contoh Surat Pemberian Dispensasi
Telah dijelaskan sebelumnya bahwa untuk menulis surat permohonan pemberian dispensasi ini harus dilakukan dengan benar. Hal itu karena apabila terdapat kesalahan penulisan, dikhawatirkan surat yang dibuat akan ditolak oleh pihak terkait.
Nah supaya Anda bisa menuliskan surat dispensasi tersebut dengan benar, maka langsung saja perhatikan pada contoh surat pemberian dispensasi di bawah ini.
Surat Pemberian Dispensasi
Kepada
Yth. Kepala SMP Negeri 1 Banguntapan
di tempat
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Rosi Meliana Silalahi
Tempat Tanggal Lahir : Bantul, 1 Juni 2004
Alamat : Jalan Aroma Terapi No 19 A, Banguntapan, Bantul
Sehubungan dengan keadaan ekonomi keluarga yang sedang kurang stabil, saya bermaksud mengajukan permohonan pemberian dispensasi biaya pembayaran SPP.
Dengan surat ini, saya juga menyampaikan bahwa saya masih ingin meneruskan belajar di SMP Negeri 1 Banguntapan.
Saya siap dan bersedia menjalankan ketentuan dan perjanjian yang diberikan.
Sebagai bahan untuk mempertimbangkannya, saya lampirkan juga dokumen surat keterangan tidak mampu (SKTM) dan slip gaji.
Demikianlah surat permohonan dispensasi ini saya sampaikan. Atas segala perhatian dari Bapak, saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.
Mengetahui Siswa
Orang Tua Wali Rosi Meliana Silalahi
Seperti itu contoh surat pemberian dispensasi yang benar untuk diterapkan. Untuk isi dari surat tersebut, Anda bisa sesuaikan dengan dispensasi apa yang diinginkan sehubungan dengan pengiriman surat dispensasi tersebut.
Tentang Surat Dispensasi
Setelah mengetahui contohnya tentu tidak lengkap jika Anda belum mengetahui lebih lanjut tentang surat dispensasi ini. Jadi, surat dispensasi ini adalah surat resmi yang ditujukan untuk mendapatkan pemakluman atau dispensasi tertentu.
Surat dispensasi ini umumnya dibuat untuk urusan sekolah atau pekerjaan seperti penundaan pembayaran SPP, keringanan pekerjaan, izin tidak bekerja, dan lain sebagainya. Dengan mengirimkan surat ini, diharapkan pihak pengirim bisa mendapatkan dispensasi yang diinginkan.
Meskipun saat ini berbagai hal sudah dilakukan secara digital, namun kehadiran surat resmi seperti ini tetap dibutuhkan. Terlebih lagi, surat tersebut bisa menjadi salah satu cara paling sopan untuk mengajukan kepentingan seperti soal dispensasi.
Tips Menulis Surat Permohonan Dispensasi
Pada penulisan di contoh surat pemberian dispensasi di atas, terdapat beberapa tips penting yang perlu diperhatikan. Dengan menggunakan tips tersebut diharapkan hasil surat dispensasi bisa dibuat secara baik dan benar.
Nah, berikut ini adalah tips menulis surat permohonan dispensasi yang bisa Anda gunakan.
1. Memakai Bahasa Formal
Pada penulisan surat dispensasi, gaya bahasa yang digunakan adalah sebuah hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Hal itu karena memang untuk surat dispensasi ini masih tergolong dalam surat yang resmi.
Selain penulisan harus menggunakan bahasa yang formal, Anda juga tidak boleh untuk menuliskan bahasa yang terkesan pribadi. Pasalnya, penggunaan bahasa seperti itu pada surat resmi dapat menimbulkan kesan yang tidak sopan.
Tidak hanya itu, hindari juga untuk memberikan informasi dengan menyingkat kata di dalam surat. Anda bisa mencoba untuk menggunakan bahasa formal sederhana seperti yang terdapat pada contoh surat pemberian dispensasi sebelumnya.
2. Isi Surat Jangan Terlalu Panjang
Pada jenis contoh surat pemberian dispensasi biasanya ditulis sesuai dengan apa yang diinginkan saja. Artinya, di dalam surat tersebut penjelasan yang dicantumkan sebaiknya tidak terlalu panjang dan langsung pada intinya.
Jangan menggunakan kata-kata atau pembahasan yang bertele-tele di dalam surat. Selain itu, menambahkan cerita tentang hal yang bersifat pribadi juga tidak diperbolehkan untuk dicantumkan ke dalam surat dispensasi.
3. Perhatikan Kaidah Penulisan
Tips berikutnya yang perlu Anda perhatikan dalam membuat surat dispensasi ini adalah dalam hal penulisannya. Meskipun terlihat cukup sepele, namun kesalahan tersebutlah yang sering terjadi pada saat membuat surat resmi.
Perlu diketahui, kesalahan penulisan di dalam surat dapat menjadi hal yang merepotkan. Hal itu karena kesalahan yang berlebih akan membuat surat yang dibuat tidak bisa menyampaikan informasi dengan baik kepada pembacanya.
Untuk itu, sangat penting bagi Anda untuk selalu mengecek penulisan yang telah dilakukan. Pastikanlah tidak terdapat kesalahan yang sekiranya dapat mengganggu informasi yang terdapat di dalam surat dispensasi.
4. Tulis Isi Surat Secara Jelas
Selain dalam hal penulisan, isi surat yang disampaikan pada surat dispensasi juga harus jelas. Seperti diketahui, informasi yang jelas tersebut sudah seperti halnya roh yang terdapat di dalam surat.
Apabila penyampaiannya tidak jelas, maka pihak pembaca dapat menyalahartikan dan memberikan penilaian buruk terhadap surat dispensasi yang dibuat. Oleh karena itu, tulislah surat dengan jelas seperti halnya yang ada di contoh surat pemberian dispensasi di atas.
5. Kirim Surat Pada Waktu yang Ditentukan
Tips terakhir yang perlu diperhatikan pada pembuatan surat ini adalah waktu penyampaian suratnya. Pasalnya, untuk memberikan respons dari surat tersebut pihak terkait akan memberikan keputusan terkait dispensasi yang diminta.
Sebagai contoh, misalkan Anda mengajukan dispensasi biaya SPP, maka sebaiknya kirimkan surat jauh-jauh hari sebelum jatuh tempo pembayaran. Dengan hal tersebut, pihak terkait dapat memberikan pertimbangan secara matang atas dispensasi yang diajukan.
Bagian-Bagian Pada Surat Dispensasi
Dapat dilihat pada contoh surat pemberian dispensasi di atas terdapat bagian-bagian suratnya. Adanya bagian tersebut dapat memudahkan Anda pada saat hendak membuat surat dispensasi sesuai dengan kebutuhan.
Terlepas dari bagian yang terdapat pada contoh di atas, terdapat struktur umum yang digunakan pada surat dispensasi. Berikut ini adalah penjelasan tentang berbagai macam unsur dan struktur yang ada di dalam surat dispensasi tersebut.
- Kop Surat
- Perihal Surat
- Nomor Surat
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Nama Kota dan Tanggal
- Nama dan Tanda Tangan
- Stempel
Pada beberapa kasus, tidak semua struktur di atas digunakan pada setiap surat dispensasi. Contohnya seperti untuk penggunaan kop surat, nomor surat, ataupun perihal biasanya digunakan hanya pada surat dari instansi, lembaga, ataupun perusahaan.
Jadi, untuk pengajuan dispensasi yang bersifat pribadi seperti pada contoh surat dispensasi di atas, bagian-bagian surat seperti itu tidak wajib untuk diberikan kecuali memang telah diberikan format surat dispensasi dari pihak terkait.
Itulah tadi contoh surat pemberian dispensasi serta cara pembuatannya. Perhatikanlah berbagai informasi di atas agar Anda bisa membuat surat dispensasi tersebut dengan format dan penulisan yang tepat.