Mahasiswa selama masa perkuliahan pasti dihadapkan dengan berbagai tugas mulai dari individu hingga kelompok, salah satunya KKN-P. Contoh surat pembatalan tugas KKN-P berikut ini dapat digunakan apabila ingin membatalkan KKN.
Selain presentasi, makalah, proyek, review jurnal, laporan praktikum, hingga skripsi, mahasiswa juga wajib menyelesaikan KKN atau Kuliah Kerja Nyata agar dapat menyelesaikan studinya sesuai dengan profesi masing-masing.
Namun apabila mahasiswa tidak dapat mengikuti kegiatan tersebut karena alasan tertentu, maka dapat menuliskan surat pembatalan KKN-P ditujukan kepada pimpinan di tempat KKN. Berikut contoh surat pembatalan tugas.
Contoh Surat Pembatalan Tugas KKN-P
Kepada Yth.
Kepala Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) Yogyakarta
Jl. HOS Cokroaminoto No.52, Tegalrejo, Kec. Tegalrejo, Kota Yogyakarta
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Budi Santosa
Nomor Induk : 123456789
Program / Jurusan : S1 / Akuntansi
Alamat : Jl. Bakung Gg 10 Yogyakarta
Dengan ini Saya ingin memberitahukan bahwa saya tidak dapat melaksanakan KKN-P di BPK kantor Yogyakarta karena jadwalnya bertabrakan dengan jadwal ujian akhir semester di Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Duta Wacana. Mohon maaf atas ketidaknyamanannya.
Demikian surat pemberitahuan ini dibuat, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Yogyakarta, 20 Juni 2022
Hormat Saya
Budi Santosa
NIM 123456789
Tembusan Yth :
- Ketua Jurusan Akuntansi
Tips Pembuatan Surat Pembatalan Tugas KKN-P
Setelah melihat contoh surat pembatalan tugas KKN-P di atas, jenis surat tersebut termasuk ke dalam sebuah surat pernyataan. Surat pernyataan sendiri merupakan penjelasan secara tertulis terkait situasi tertentu.
Umumnya situasi tersebut berhubungan dengan ketidakhadiran hingga ketidaksanggupan yang menyebabkan pembuat surat tidak dapat menyelesaikan tanggung jawabnya. Namun surat pernyataan juga bisa memiliki fungsi lainnya, seperti mengakui suatu perbuatan.
Contoh surat pembatalan tugas maupun surat pernyataan lainnya dapat dibuat oleh siapa saja, baik individu, organisasi, kelompok, bahkan perusahaan. Karena surat ini tergolong ke dalam surat resmi, maka ditulis dengan kalimat yang baik dan baku.
Perhatikan Fungsi Surat
Sebelum menuliskan sebuah surat pernyataan, terlebih dahulu ketahui apa sebenarnya fungsi dari surat pernyataan. Berikut beberapa fungsi dari surat pernyataan yang harus diketahui :
- Sebagai dokumen pendukung ketika akan melakukan persyaratan administratif.
- Sebagai pengingat untuk pihak yang berkepentingan atau pihak yang bersangkutan agar dapat mengingatkan atau melaksanakan isi dari surat pernyataan.
- Sebagai deklarasi pernyataan si pembuat surat agar dapat melakukan atau tidak melakukan suatu hal sesuai dengan pernyataan yang dijelaskan di dalam surat tersebut.
- Sebagai dokumen bukti apabila suatu saat terjadi tindakan atau pelanggaran yang melenceng atau tidak sesuai dengan isi pernyataan yang telah dibuat.
Perhatikan Manfaat Surat
Hal yang tak kalah penting untuk diketahui selain contoh surat pembatalan tugas adalah manfaat surat, dalam hal ini surat pernyataan. Manfaat surat pernyataan tak hanya bagi pembuat namun juga bagi penerima surat, berikut penjelasannya :
Manfaat Surat Pernyataan Bagi Pembuat
Manfaat jenis surat ini bagi pembuatnya adalah dapat menunjukkan kesanggupan atau ketidaksanggupan atas suatu hal, menunjukkan kinerja, hingga menunjukkan kredibilitas kepada pihak lainnya.
Manfaat Surat Pernyataan Bagi Penerima
Selain bermanfaat untuk pembuat, jenis surat ini juga berguna untuk penerimanya yakni sebagai bentuk bukti pertanggungjawaban yang mengikat. Bukti ini cukup penting karena dapat digunakan untuk melihat keseriusan pembuat surat.
Manfaat Surat Pernyataan Bagi Pihak yang Dinyatakan
Apabila di dalam surat tersebut terdapat pihak lain yang disebut, maka surat pernyataan juga dapat memberikan manfaat bagi pihak yang dinyatakan tersebut karena mendapatkan pengakuan terhadap hal yang telah dilakukan. Contohnya terkait kinerja yang dilakukan oleh pihak tersebut.
Perhatikan Format Penulisan
Hal selanjutnya yang harus diperhatikan dalam penulisan surat pernyataan yang baik adalah format yang digunakan. Dalam pembuatan surat pernyataan, formatnya harus jelas agar maksud dari surat tersebut tidak melenceng dan tetap terstruktur.
Format surat pernyataan adalah sebagai berikut :
- Judul surat pernyataan
- Identitas dari si pembuat surat berisi nama, alamat, tanggal lahir, nomor telepon, dan lain sebagainya
- Isi pernyataan
- Penutup
- Tempat serta tanggal pembuatan surat
- Nama terang serta tanda tangan pembuat surat
Perhatikan Penggunaan Bahasa
Dalam penulisan contoh surat pembatalan tugas, selain memperhatikan format penulisan juga harus memperhatikan penggunaan bahasa. Karena surat pernyataan merupakan surat resmi, maka isinya harus digunakan dengan bahasa Indonesia baku atau formal.
Ketentuan bahasa surat yang baik dan benar diantaranya :
- Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan standar.
- Menggunakan ejaan yang disempurnakan.
- Menghindari kata singkatan yang tidak lazim, kecuali untuk penggunaan Yth, TNI, NKRI.
- Menghindari kata-kata sulit dan belum banyak digunakan.
- Menghindari kata-kata tabu.
- Memilih kata-kata bermakna umum.
Tulis Data Diri Lengkap
Di dalam surat pernyataan seperti surat pembatalan tugas, terdapat data diri lengkap dari pembuat surat atau pihak yang bersangkutan. Tulis data diri secara lengkap seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, nomor telepon, dan data lain sesuai kebutuhan.
Buat Isi Pernyataan Berdasarkan Fakta
Seperti contoh surat pembatalan tugas di atas, si penulis surat haruslah membuat isi pernyataan jujur berdasarkan fakta yang ada. Sehingga surat pernyataan tidak dapat ditulis tanpa fakta akurat, karena fakta yang dibuat-buat dapat merugikan pihak lain.
Selain itu dalam penulisan isi surat harus ditulis secara jelas, singkat, dan efisien agar menghindari salah tafsir. Dalam hal ini, jelaskan mengapa si penulis membatalkan tugas yang diberikan serta berikan alasannya sesuai fakta yang ada.
Tuliskan Kalimat Penutup
Untuk mengakhiri surat, tuliskan kalimat penutup yang baik dan singkat. Bagian ini dituliskan untuk mengungkapkan harapan, rasa terima kasih si penulis surat kepada penerima surat, serta mempertegas jika persoalan inti surat telah selesai.
Hindari menggunakan kata-kata berlebihan contohnya “Atas perhatian dan juga bantuan Bapak karena telah menyelesaikan persoalan yang telah disampaikan di atas, kami haturkan terima kasih yang tidak terhingga”. Sebaliknya, gunakan kalimat-kalimat efektif seperti :
- Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
- Demikianlah harapan kami. Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.
- Semoga informasi yang kami berikan dapat bermanfaat bagi Saudara.
- Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
- Atas kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Bubuhkan Tanda Tangan
Surat pernyataan jenis apa pun tak terkecuali seperti contoh surat pembatalan tugas di atas, akan dianggap tidak sah apabila tidak dibubuhi tanda tangan dari si pembuat surat di bagian penutupnya meskipun telah dibuat serapi mungkin.
Oleh karena itu tak lupa untuk membubuhkan tanda tangan penulis di bagian penutup surat. Namun apabila menggunakan materai, bubuhkan tanda tangan sebagian pada materai dan sebagian pada dokumen agar dianggap sah.
Demikian contoh surat pembatalan tugas yang dapat dijadikan referensi.