Menulis surat bisnis atau surat formal memerlukan format khusus, sehingga tidak bisa di buat asal-asalan. Seperti contoh surat pembatalan pesanan, perlu di tulis dengan profesional menggunakan kalimat positif.
Tak jarang karena beberapa alasan, pihak pemesan terpaksa harus membatalkan pesanan yang terlanjur. Membuat surat pembatalan pesanan dapat kepada supplier contohnya ketika pesanan yang dilakukan tak kunjung datang.
Hal tersebut biasa terjadi dalam dunia bisnis. Bagi yang baru pertama kali membuat surat pembatalan pesanan barang, simak contoh surat pembatalan pesanan di bawah ini.
Contoh Surat Pembatalan Pesanan
Yogyakarta, 28 Desember 2020
Nomor : 111/ SMAN1/ 2020
Lamp : –
Perihal : Pembatalan Pesanan Barang
Kepada
Yth Manager Pemasaran
PT Agung Abadi Sentosa
Jl. Persatuan No 100
Yogyakarta
Dengan hormat,
Kami telah melakukan pemesanan Buku Kurikulum 2019 Kelas XI Edisi revisi 2019 melalui Sdr. Dian Restu kode Marketing ABCDE tertanggal 8 September 2020 dengan kesepakatan PT Anda akan mengirimkan pesanan kami perkiraan pada akhir bulan Oktober 2020 hingga awal bulan November 2020.
Namun hingga bulan ini bulan Desember 2020 sejak proses booking, kami belum menerima ataupun pemberitahuan yang terbarunya. Maka dengan adanya surat ini memutuskan pembatalan pesanan yang sudah kami pesan.
Kami harap kejadian seperti ini tidak terulang kembali di kemudian hari. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Kepala SMA Negeri 1
Yogyakarta
(Nama terang)
Contoh surat pembatalan pesanan di atas, ketika menulis surat pembatalan pesanan maka harus memperhatikan format penulisan, di tulis secara profesional, dan dengan kalimat yang baik. Berikut tips pembuatannya.
Berikan Kop Surat
Setiap surat resmi wajib menyertakan kop surat atau kepala surat. Pasalnya kop surat dapat menunjukkan profesionalisme sebuah lembaga atau instansi, serta dapat memperlihatkan identitas pengirim.
Selain itu kop surat juga umumnya di buat dengan kualitas terbaik seperti pemilihan warna, jenis tinta, hingga tata letak. Hal tersebut bertujuan agar memberikan penilaian positif serta membuat penerima surat merasa terkesan dengan surat yang diterima.
Kop surat di bagian atas, sehingga penerima surat dapat dengan mudah membedakan antara surat resmi dan non resmi. Dalam kop surat terdapat beberapa elemen seperti :
- Logo lembaga
- Nama lembaga
- Identitas lembaga
- Alamat beserta kode pos lembaga
- Email maupun website lembaga
- Nomor telepon serta faksimile lembaga
- Jenis usaha
Sertakan Tanggal
Di bawah kop surat contoh surat pembatalan pesanan, sertakan tanggal serta kota pembuatan surat tersebut. Selain untuk mengetahui waktu penyusunan, tanggal untuk melihat masa berlaku surat contohnya “Yogyakarta, 28 Desember 2020”.
Tuliskan Nomor, Lampiran, Perihal
Setelah tanggal, tuliskan nomor, lampiran, serta perihal dari surat tersebut. Setiap bagian dari surat resmi tersebut juga memiliki fungsinya masing-masing, diantaranya :
- Nomor surat bertujuan untuk menyimpan data ketika surat dikeluarkan, memudahkan instansi ketika melakukan pengarsipan, serta mengetahui jumlah surat keluar maupun masuk di periode tertentu.
- Lampiran surat berperan sebagai penunjang, ketika memiliki dokumen penting lain yang dapat menunjang maksud surat tersebut.
- Perihal surat mencantumkan inti atau pokok surat. Sehingga hanya dengan membaca bagian perihal, penerima surat dapat mengetahui apa isi dari surat tersebut.
Tuliskan Alamat Penerima
Alamat surat terdiri dari dua jenis, yakni alamat yang tercantum pada surat tersebut serta alamat yang tertera di sampul. Dalam penulisan alamat, ada baiknya menyebutkan nama orang yang di tuju dengan sebutan Ibu, Bapak, Tuan, Nyonya, Nona, atau Saudara.
Contoh alamat penerima apabila ditujukan untuk perorangan :
Kepada
Yth. Ibu Sri Lestari, S.Kom
Jl. Jambu No 2
Surabaya
Contoh alamat penerima apabila ditujukan untuk nama jabatan seperti contoh surat pembatalan pesanan di atas :
Kepada
Yth. Manager Pemasaran
PT Agung Abadi Sentosa
Jl. Persatuan No 100 Yogyakarta
Tuliskan Salam Pembuka
Setelah itu tuliskan salam pembuka, sebagai tanda hormat pengirim kepada penerima surat sebelum penerima membaca surat tersebut. Contoh salam pembuka yang baik sebagai berikut.
- Dengan hormat,
- Salam sejahtera,
- Salam hormat,
Buat Isi Surat dengan Rinci
Selanjutnya dalam contoh surat pembatalan pesanan, jelaskan isi surat dengan rinci memuat informasi yang ingin di sampaikan kepada penerima surat. Dalam hal ini jelaskan jika pembuat surat ingin membatalkan pesanan barang yang sudah di pesan jauh-jauh hari, berikut formatnya :
Kami telah melakukan pemesanan (sebutkan produk yang di pesan) melalui (sebutkan nama supplier) tertanggal (tuliskan tanggal pemesanan) dengan kesepakatan bahwa perusahaan Anda akan mengirimkan pesanan kami perkiraan pada (estimasi tanggal pesanan dikirim).
Namun hingga bulan ini bulan Desember 2020 sejak proses booking, kami belum menerima ataupun pemberitahuan yang terbarunya. Maka dengan adanya surat ini memutuskan pembatalan pesanan yang sudah kami pesan..
Tuliskan Nama Terang dan Tanda Tangan
Sebagai penanggung jawab, tuliskan nama terang serta tanda tangan di bagian bawah surat. Nama terang serta tanda tangan pihak yang berwenang tersebut dapat digunakan sebagai identitas dan agar penerima surat mengetahui dari mana surat tersebut dikeluarkan.
Selain itu dalam contoh surat pembatalan pesanan, pejabat yang menandatangani umumnya pimpinan dalam suatu organisasi, lembaga, atau instansi. Dalam penulisan nama pengirim surat, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan diantaranya sebagai berikut.
- Nama pengirim tidak di tulis dalam kurung, tidak perlu di akhiri dengan tanda titik, serta tidak perlu di beri garis bawah.
- Penulisan nama pengirim juga tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, melainkan hanya menggunakan huruf kapital di awal kata.
Contohnya :
Hormat kami,
Nur Indah, S.E, M.Sc
Namun apabila tidak menggunakan salam penutup, penulisan nama dapat menggunakan format di bawah ini :
Kepala Sekolah,
Budi Irwanto, S.Pd
Berikan Paragraf Penutup
Bagian akhir dari isi surat adalah paragraf penutup yang menandakan pembicaraan dalam surat telah usai. Umumnya paragraf penutup berisi kesimpulan dari isi surat, beserta harapan pembuat surat dan ucapan terima kasih.
Contoh paragraf penutup surat resmi yang baik seperti dalam contoh surat pembatalan pesanan barang di atas :
- Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih
- Besar harapan kami untuk terkabulnya permohonan ini, untuk itu kami ucapkan terima kasih
- Dengan adanya surat ini, besar harapan kami agar bisa bekerjasama
Akhiri dengan Salam Penutup
Pembuat surat juga bisa menambahkan salam penutup di akhir surat. Salam penutup untuk menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi di surat resmi, umumnya menggunakan kata seperti “Hormat kami”, “Hormat saya”, dan lain-lain.
Beri Tembusan Jika Diperlukan
Tembusan surat bisa dituliskan apabila surat tersebut juga perlu diketahui oleh pihak lain. Umumnya tembusan ada di sisi kiri pada bagian kaki surat, sejajar dengan bagian hal dan nomor, dan juga sejajar dengan nama si pengirim surat.
Contoh tembusan surat resmi :
- Kepala Bagian Sumber Daya Manusia PT MAJU JAYA
- Ketua Panitia Event Tani 2022
- Manajer Pemasaran PT BULAN BINTANG
Demikianlah contoh surat pembatalan pesanan barang. Semoga bermanfaat.