Perjalanan dinas umumnya oleh pegawai atau karyawan suatu perusahaan. Namun tidak jarang pegawai membatalkan perjalanan dinas yang sudah di jadwalkan sebelumnya, sehingga memerlukan contoh surat pembatalan perjalanan dinas.
Pegawai atau karyawan yang pergi ke daerah lain untuk pekerjaan akan di berikan surat perjalanan dinas. Karena itu apabila ingin membatalkan tugas tersebut, pegawai yang bersangkutan perlu menuliskan surat pembatalan tugas.
Surat pembatalan tugas perjalanan dinas pun dengan format khusus yakni dengan surat pernyataan, sehingga tidak dapat secara asal-asalan. Untuk lebih jelasnya, simak contoh surat pembatalan perjalanan dinas berikut ini.
Contoh Surat Pembatalan Perjalanan Dinas
SURAT PERNYATAAN PEMBATALAN TUGAS PERJALANAN DINAS
NOMOR : …
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : (Diisi oleh nama kepala perangkat daerah yang dibebani dengan biaya perjalanan dinas)
NIP : (Diisi dengan NIP kepala perangkat daerah yang dibebani dengan biaya perjalanan dinas)
Jabatan : (Diisi dengan jabatan kepala perangkat daerah yang dibebani dengan biaya perjalanan dinas)
SKPD : (Diisi dengan nama perangkat daerah yang dibebani dengan biaya perjalanan dinas)
Menyatakan dengan sebenarnya, bahwa tugas Perjalanan Dinas Jabatan atas nama di bawah ini :
Nama : (Diisi dengan nama pelaksana SPD)
NIP : (Diisi dengan NIP pelaksana SPD)
Jabatan : (Diisi dengan jabatan pelaksana SPD)
SKPD : (Diisi dengan nama pegawai perangkat daerah yang dibebani dengan biaya perjalanan dinas)
Dibatalkan atau tidak dapat dilaksanakan karena adanya keperluan dinas lain yang sangat mendesak / penting serta tidak dapat ditunda yaitu (Diisi dengan alasan mengapa tidak dapat melaksanakan perjalanan dinas, contoh ditunjuk mengikuti kegiatan lain)
Dengan sesungguhnya, saya membuat surat pernyataan ini dan saya siap menanggung segala akibat yang mungkin timbul apabila ternyata isi dari surat pernyataan ini tidak benar dan bersedia menjalani ketentuan yang berlaku.
(Diisi tempat dan tanggal kapan surat pernyataan ini dibuat)
Yang Membuat Pernyataan,
(Diisi tanda tangan serta nama jelas PPK pegawai perangkat daerah yang dibebani dengan biaya perjalanan dinas)
Tips Cara Pembuatan Surat Pembatalan Perjalanan Dinas
Pegawai yang ditugaskan untuk pergi ke daerah lain untuk keperluan pekerjaan maka akan diberikan surat perjalanan dinas berupa surat perintah. Surat tersebut bersifat izin, lengkap dengan durasi perjalanan serta rincian biaya.
Namun tidak dengan contoh surat pembatalan perjalanan dinas di atas, dimana berbentuk surat pernyataan dengan format yang berbeda. Surat pernyataan sendiri merupakan surat yang berisi pernyataan atas kesediaan, kesepakatan, atau ketidaksanggupan atas suatu hal.
Surat pernyataan dapat dibuat oleh individu, kelompok, perusahaan, organisasi, dan siapa saja yang membutuhkan surat tersebut. Surat pernyataan ini bersifat resmi, sehingga umumnya diberi tanda tangan di atas materai.
Ketahui Tujuan Pembuatan Surat Pembatalan Perjalanan Dinas
Pembuatan surat pernyataan pasti memiliki tujuan tertentu, dalam hal ini pembatalan perjalanan dinas. Seperti contoh surat pembatalan perjalanan dinas di atas, dibuat untuk melancarkan dan memperjelas urusan pekerjaan.
Surat pembatalan perjalanan dinas digunakan untuk memberikan informasi penting terkait pegawai yang tidak dapat mengikuti perjalanan dinas sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, sehingga menuliskan surat pernyataan.
Selain itu surat pernyataan juga bisa dibuat untuk keperluan lain, seperti pelengkap suatu persyaratan dalam hal melamar pekerjaan hingga digunakan untuk keperluan lembaga agar pekerjaan semakin optimal.
Ketahui Ciri-ciri Surat Pernyataan
Surat pernyataan ini dibuat untuk menyatakan suatu ketidaksanggupan dan termasuk dalam jenis surat resmi. Karena termasuk dalam surat resmi, surat pernyataan memiliki ciri-ciri tersendiri seperti pada contoh surat pembatalan perjalanan dinas di atas diantaranya :
- Terdapat informasi data diri yang rinci, lengkap, dan efektif. Data diri yang rinci dapat membuat surat pernyataan menjadi lebih kredibel, pasalnya data diri yang tercantum pada surat menunjukkan jika penulis membuat surat secara sadar serta bertanggung jawab.
- Menggunakan bahasa formal, baku, resmi, dan informatif. Hindari menggunakan bahasa sehari-hari, karena bahasa baku juga memperlihatkan keseriusan dan tanggung jawab dari penulis terhadap surat pernyataan tersebut.
- Menulis dengan kalimat dan bahasa yang sejelas-jelasnya. Pasalnya surat pernyataan tidak ditulis dengan bahasa konotatif, namun menggunakan bahasa denotatif atau mengandung makna sebenarnya.
- Menggunakan judul di bagian tengah surat, untuk menunjukkan jika surat tersebut merupakan bentuk dari sebuah surat pernyataan.
- Terdapat isi surat berisi pernyataan dengan bahasa serta ejaan yang baik dan benar sesuai kaidah EYD.
- Isi surat berisi pernyataan yang ditulis berdasarkan fakta sebenarnya.
- Surat pernyataan dibubuhi tanda tangan di atas materai.
Buat Judul Menggunakan Huruf Kapital
Pada bagian judul seperti terlihat pada contoh surat pembatalan perjalanan dinas di atas, bagian judul dibuat dengan huruf kapital seluruhnya dan dicetak bold atau tebal. Letakkan judul di tengah-tengah surat, serta buat sesederhana mungkin.
Tulis Data Diri di Bagian Isi Surat
Beralih ke bagian isi surat pernyataan, tuliskan identitas diri dari si pembuat surat dengan lengkap dan rinci. Dalam surat pernyataan pembatalan perjalanan dinas, tuliskan nama, NIP, jabatan, serta SKPD.
Berikan Alasan Sesuai Fakta
Karena pegawai yang bersangkutan tidak dapat mengikuti perjalanan dinas seperti yang telah dijadwalkan, berikan alasan sesuai dengan fakta atau kenyataan yang ada tanpa mengada-ada. Tuliskan alasan di bawah data diri dengan format seperti contoh surat pembatalan perjalanan dinas:
Karena adanya keperluan dinas lain yang sangat mendesak dan tidak dapat ditunda, maka acara tersebut harus dibatalkan atau ditunda yaitu (Diisi dengan alasan mengapa tidak dapat melaksanakan perjalanan dinas)
Berikan Kalimat Penutup
Setiap contoh surat pembatalan perjalanan dinas pasti menggunakan kalimat penutup surat, untuk menandakan dan mempertegas jika penjelasan isi surat telah selesai. Kalimat penutup surat dapat dibuat seperti contoh di atas :
Dengan sesungguhnya, saya membuat surat pernyataan ini dan saya siap menanggung segala akibat yang mungkin timbul apabila ternyata isi dari surat pernyataan ini tidak benar dan bersedia diproses sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Namun kalimat penutup surat resmi juga dapat dibuat lebih singkat, namun tetap menggunakan bahasa baku dan efektif. Berikut beberapa contoh kalimat penutup yang dapat digunakan :
- Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih
- Atas kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih
- Semoga informasi yang kami berikan bermanfaat bagi Saudara
Bagian penutup selanjutnya adalah tempat dan tanggal surat pernyataan tersebut dibuat. Selain itu sertakan pihak pembuat surat dengan tanda tangan dan nama jelas PPK satuan kerja perangkat daerah yang dibebani dengan biaya perjalanan dinasnya.
Demikianlah contoh surat pembatalan perjalanan dinas, dengan format dan tips yang bisa diikuti. Terlebih bagi pegawai yang baru pertama kali membuat surat pernyataan ini.