Pembatalan suatu transaksi tak hanya kerap ditemukan dalam pembelian rumah, namun juga sering terjadi dalam proses jual beli barang. Contoh surat pembatalan pembayaran pembelian barang berikut ini bisa dijadikan referensi.
Contohnya ketika telah melakukan pembelian barang di suatu tempat, namun dibatalkan karena alasan tertentu. Cara membatalkan transaksi secara resmi adalah pihak pembeli membuat surat pernyataan kepada pihak penjual.
Format surat pernyataan pembatalan pembelian terlihat sederhana, namun terinci secara jelas identitas pembeli serta barang yang dibatalkan. Untuk lebih jelasnya, simak contoh surat pembatalan pembayaran beserta cara pembuatannya berikut ini.
Contoh Surat Pembatalan Pembayaran
SURAT PERNYATAAN
PEMBATALAN PEMBELIAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Agus Kristianto
Alamat : Jl. Merah Putih No 123 Temanggung
No Telepon : 082312345678
Dengan ini menyatakan bahwa saya telah membatalkan pembelian barang di PT. ABC Prima Raya dengan keterangan sebagai berikut :
Nama Barang : Kwitansi Bengkel
Tanggal Pembelian : 15 Mei 2022
No Invoice : AB-CV-11-90-2242552
No Faktur Pajak : 098888490-99.7653784989
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Temanggung, 16 Mei 2022
(Nama terang)
Tips Membuat Surat Pembatalan Pembayaran
Contoh surat pembatalan pembayaran di atas menunjukkan pembatalan atas suatu transaksi pembelian barang. Cara pembuatannya pun cukup sederhana, namun terinci dengan baik, padat, dan juga jelas.
Surat pernyataan sendiri merupakan surat yang berisi pernyataan atas kesepakatan, kesediaan, kesanggupan, pembatalan, dan lain-lain yang berkaitan dengan hal-hal tertentu. Surat pernyataan ini bersifat legal, resmi, dan berdasar hukum.
Pada umumnya surat pernyataan disertai dengan tanda tangan di atas materai, dan dibuat guna menyatakan pengakuan atau penegasan jika seseorang belum atau telah melakukan sesuatu. Sehingga si pembuat pernyataan bertanggung jawab penuh dengan pernyataan yang dibuat.
Tuliskan Identitas Diri Secara Rinci
Tips pertama dalam pembuatan contoh surat pembatalan pembayaran adalah menuliskan identitas diri secara rinci. Dalam hal ini, si pembuat pernyataan perlu mencantumkan nama lengkap, alamat rumah lengkap, nomor telepon aktif, dan data diri lainnya apabila diperlukan.
Buat Isi Pernyataan Pembatalan Pembayaran Secara Ringkas
Setelah mencantumkan identitas diri secara rinci, tuliskan inti bahasan mengapa surat pernyataan tersebut dibuat. Dalam hal ini, jelaskan secara ringkas dan jelas jika si pembuat surat ingin membatalkan pembelian barang.
Contoh kalimat yang bisa digunakan adalah “Dengan ini menyatakan bahwa saya telah membatalkan pembelian barang di PT. ABC Prima Raya dengan keterangan sebagai berikut”, lalu berikan deskripsi terkait bukti pembelian barang.
Seperti contoh surat pembatalan pembayaran di atas, cantumkan poin-poin bukti pembelian seperti nama barang, tanggal pembelian, nomor invoice, nomor faktur pajak, dan rincian lain apabila diperlukan.
Berikan Kalimat Penutup
Setelah menjelaskan inti dari surat pernyataan, selanjutnya tuliskan kalimat penutup di bagian akhir surat. Bagian penutup surat biasanya menjelaskan tentang pokok isi surat yang telah selesai.
Bagian penutup ini umumnya dipergunakan untuk mempertegas atau menyimpulkan isi surat, menyampaikan rasa terima kasih, serta mengungkapkan harapan penulis surat kepada penerima surat.
Namun perlu diperhatikan dalam penulisan penutup, ada baiknya menggunakan kalimat yang singkat tanpa bertele-tele atau mengulang kembali kalimat yang telah disampaikan sebelumnya. Pasalnya tak jarang bagian penutup surat pada contoh surat pembatalan pembayaran dibuat terlalu panjang.
Berikut ini beberapa contoh penutup surat yang baik dan dapat dijadikan referensi :
- Semoga informasi yang diberikan bermanfaat bagi Saudara.
- Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
- Demikian harapan kami. Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Cantumkan Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Jika sudah menuliskan kalimat penutup, selanjutnya cantumkan tempat dan tanggal pembuatan surat di bagian bawah. Seperti contoh surat pembatalan pembayaran di atas, “Temanggung, 16 Mei 2022”.
Berikan Nama Terang
Tak lupa untuk menyertakan nama terang serta tanda tangan dari si pengirim atau penanggung jawab dari surat tersebut. Karena surat ini terbilang resmi, tak jarang pihak pembuat surat membubuhkan tanda tangan di atas materai.
Perhatikan Fungsi Surat Pernyataan Pembatalan Pembayaran
Selain mengetahui tips pembuatan, penulis surat juga harus mengetahui apa sebenarnya fungsi dari surat pernyataan. Sehingga dalam pembuatannya pun tidak asal-asalan dan mengikuti format dari surat pernyataan resmi.
Fungsi Surat Pembatalan
Selain digunakan sebagai bentuk pernyataan dari suatu hal, jenis surat ini juga menyimpan beragam fungsi lain diantaranya sebagai berikut.
Sebagai Alat untuk Menjelaskan Secara Detail
Fungsi pertama adalah menyatakan penjelasan secara detail dan terstruktur tentang apa yang ingin disampaikan penulis surat. Selain itu surat ini juga menjadi bukti kesiapan si penulis surat terhadap risiko yang mungkin terjadi di masa mendatang.
Sebagai Sebuah Deklarasi Pernyataan
Surat pernyataan pembatalan pembelian atau pembayaran dapat digunakan sebagai alat deklarasi pernyataan si pembuat surat, terkait tidak melakukan atau dapat melakukan suatu tindakan sesuai dengan inti bahasan yang tertulis pada surat pernyataan tersebut.
Sebagai Bukti dan Arsip
Selain itu surat pernyataan dapat dijadikan sebagai bukti, apabila di waktu mendatang terdapat suatu perbedaan antara pernyataan yang telah dibuat dengan fakta yang terjadi. Sehingga kedua belah pihak yang terlibat dalam surat pernyataan tersebut dapat saling mengetahui.
Perhatikan Ciri-ciri Surat Pernyataan Pembatalan Pembayaran
Selain mengetahui fungsi, pembuat surat juga harus mengetahui apa saja ciri-ciri dari sebuah surat pernyataan. Sehingga nantinya dapat digunakan sebagai standar dalam penulisan surat pernyataan yang baik dan benar, berikut beberapa ciri-cirinya :
- Menggunakan kalimat singkat, tidak ambigu, dan jelas.
- Menggunakan bahasa formal serta informatif.
- Menggunakan data lengkap untuk objek dan penulis surat.
Manfaat Surat Pernyataan Pembatalan Pembayaran
Contoh surat pembatalan pembayaran di atas rupanya tak hanya bermanfaat bagi si pembuat surat, namun juga bermanfaat bagi penerima surat. Lantas apa saja manfaatnya bagi pembuat maupun penerima surat?
Manfaat Surat Pernyataan Bagi Pembuat
Dari sisi pembuat surat, surat pernyataan pembatalan pembayaran ini sangat bermanfaat untuk memberikan informasi dan kejelasan terkait suatu transaksi. Dalam hal ini adalah pembatalan transaksi yang telah terjadi sebelumnya.
Manfaat Surat Pernyataan Bagi Penerima
Sementara dari sisi penerima surat, surat pernyataan pembatalan ini bermanfaat untuk kejelasan dari transaksi yang terjadi antara perusahaan dengan konsumen yang bersangkutan atau si pembuat surat.
Selain itu si penerima surat pernyataan juga akan memiliki sebuah bukti terkait pernyataan atau pengakuan dari si penulis, sehingga dapat disimpan dan dijadikan bukti hukum yang kuat.
Siapkan Alasan yang Jelas
Karena pembuat surat akan membatalkan suatu pembayaran pembelian, maka persiapkan alasan yang jelas dan kuat mengapa transaksi tersebut harus dibatalkan. Pasalnya bukan tak mungkin pihak penerima surat menanyakan alasan pembatalan, apakah akan disetujui atau tidak.
Demikianlah contoh surat pembatalan pembayaran yang dapat dijadikan referensi. Semoga bermanfaat.