Dalam perencanaan kegiatan, tidak selalu dapat berjalan dengan lancar sampai acara berhasil terlaksana. Oleh karena itu tidak ada salahnya Anda untuk mengetahui contoh surat pembatalan kegiatan.
Pasalnya, pemberitahuan surat seperti ini sangat penting dilakukan agar pihak penyelenggara kegiatan bisa menyampaikan pembatalan dengan baik. Apalagi jika memang kegiatan tersebut sifatnya resmi dilakukan oleh suatu organisasi atau instansi.
Apakah sudah mengetahui tentang contoh dan juga struktur dari surat pembatalan tersebut? Apabila memang belum mengetahuinya maka langsung saja Anda simak penjelasan beserta contoh suratnya berikut ini.
Contoh Surat Pembatalan Kegiatan yang Benar
Adanya surat pembatalan suatu kegiatan memang sangat penting untuk diberikan, terutama kepada pihak-pihak yang terkait. Dengan begitu, pembatalan tersebut dapat diketahui dan dipahami dengan baik oleh semua pihak.
Penulisan dari surat pembatalan kegiatan tersebut tentu harus memperhatikan aturan layaknya surat resmi lainnya. Berikut ini adalah contoh sederhana penulisan dari surat pembatalan dari kegiatan festival musik yang diadakan oleh pihak sekolah.
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMA N 1 BANGUNTAPAN BANTUL
SMABANG FESTIVAL MUSIK 2022
Jalan Pangkalan Militer No 22 Banguntapan, Bantul
No Telp. 021 9303 3910, Kode Pos: 55710
————————————————————————————-
No. Surat : 0038/PGJ09/XII/2022
Perihal : Pembatalan Kegiatan Festival Musik
Yth.
Peserta Festival Musik SMABANG
Assalamualaikum Wr. Wb.
Sehubungan dengan surat edaran dari pihak Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan tertanggal 22 Maret 2022, nomor: 7390/BB33/FK/2022 perihal pencegahan penularan virus covid-19 di lingkungan sekolah, untuk itu diberitahukan bahwa acara SMABANG Festival Musik 2022 yang direncanakan digelar pada:
Hari dan Tanggal : 1 April 2022
Tempat : Lapangan SMA N 1 Banguntapan Bantul
Dengan sangat menyesal terpaksa untuk DIBATALKAN. Segenap panitia dan semua pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan acara tersebut, mengucapkan permintaan maaf yang sebesar-besarnya kepada semua pihak terkait.
Harapan dari kami, semoga di kemudian hari pembatalan acara ini tidak menjadi preseden buruk untuk semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan acara tersebut di masa mendatang.
Terkait dengan berbagai fasilitas yang telah dijanjikan sebelumnya dapat diambil pada pukul 07.00 – 11.00 di SMA N 1 Banguntapan dengan menyertakan bukti pembayaran.
Demikianlah surat pemberitahuan pembatalan kegiatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama yang diberikan kami ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.
Banguntapan, 25 Maret 2022
| Mengetahui | Hormat Kami |
| Kepala Sekolah SMA N 1 Banguntapan | Panitia SMABANG Festival Musik |
| Drs. Surahman Efendi M.pd.I | NIP. 1093091 03903091 4833 |
| Aji Soeganda Putra | PAD/28010/11 |
Kurang lebih seperti itulah contoh surat pembatalan kegiatan yang dapat Anda perhatikan. Secara umum, penulisan dari surat tersebut menggunakan format seperti yang terdapat dalam contoh surat di atas.
Selanjutnya, Anda tinggal melakukan beberapa perubahan saja sesuai dengan kebutuhan surat. Pastikanlah semua unsur dalam surat ini lengkap agar surat pembatalan tersebut dapat diterima dan dianggap sah.
Struktur Penulisan Surat Pembatalan Kegiatan
Apabila melihat pada contoh surat yang telah dijelaskan sebelumnya, tentu dapat dipahami bahwa surat tersebut mempunyai struktur penulisan yang jelas. Hal ini perlu untuk Anda perhatikan agar nantinya dapat membuat surat tersebut dengan benar sesuai keperluan.
Berdasarkan dari surat sebelumnya, terdapat beberapa struktur yang ada di dalamnya. Berikut ini adalah penjelasan tentang berbagai macam struktur dan unsur penulisan pada contoh surat pembatalan kegiatan sebelumnya.
1. Kop Surat
Struktur pertama yang ada pada surat pembatalan acara ini adalah kop surat. Bagian kop surat ini sangat wajib untuk penulisan surat yang bersifat resmi seperti dari pihak pemerintah, instansi, lembaga, perusahaan, dan lain sebagainya.
Kop surat menunjukkan informasi dari pengirim meliputi lambang, nama, alamat, dan informasi lainnya. Adanya kop pada surat ini diharapkan dapat membuat penerima surat mengetahui identitas dari pihak yang mengirimkan surat sebelum memasuki bagian isi surat.
Sementara pada jenis surat pembatalan yang bersifat pribadi, kop surat ini tidak diperlukan. Jadi, dalam awalan surat bisa dituliskan saja judul surat yang dibuat seperti “Surat Pemberitahuan”, “Surat Pembatalan”, dan lain sebagainya.
2. Nomor dan Perihal
Setelah kop surat, struktur selanjutnya yang terdapat dalam surat pembatalan kegiatan ini adalah nomor surat dan perihal. Kedua unsur tersebut pasti dicantumkan untuk penerbitan surat yang resmi dari instansi, lembaga, ataupun organisasi.
Nomor surat tersebut diterbitkan oleh pihak pembuat surat dalam rangka untuk memudahkan dalam proses pengarsipan. Selain itu, adanya nomor surat tersebut juga menunjukkan bahwa surat tersebut bersifat resmi.
Sementara untuk bagian perihal diisikan dengan tujuan dari pengiriman surat tersebut. Dalam hal ini, perihal surat adalah untuk memberitahukan tentang adanya pembatalan kegiatan yang sebelumnya telah direncanakan.
3. Pembukaan Surat
Selanjutnya, lanjut untuk menuliskan pembukaan pada surat. Pada bagian pembukaan dapat dituliskan nama dari pihak tujuan surat disertai juga dengan mengucapkan salam sebelum mulai masuk ke bagian inti surat.
4. Isi Surat
Struktur berikutnya yang terdapat pada surat pembatalan acara adalah bagian isi atau inti surat. Pada bagian isi surat ini akan dijelaskan tentang hal-hal yang membuat kegiatan dibatalkan.
Penyampaian pada bagian isi ini diharuskan jelas, padat, dan tidak berbelit-belit dalam penjelasannya. Sertakan juga informasi terkait dengan alasan, waktu pembatalan acara, serta berbagai macam hal lain terkait dengan pembatalan acara.
Selain itu, pada inti surat juga akan disampaikan permintaan maaf atas pembatalan kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. Pada akhir isi surat, bisa juga disampaikan harapan agar pembatalan tersebut bisa dipahami oleh semua pihak terkait.
5. Penutup Surat
Setelah bagian inti dari surat pembatalan kegiatan telah disampaikan secara jelas, maka berikutnya bisa lanjut ke bagian penutup. Dalam bagian penutup ini bisa dituliskan saja menggunakan kalimat yang singkat.
Biasanya pada bagian penutup ini akan disampaikan rasa terima kasih kepada pembaca surat. Untuk berikutnya, Anda bisa membuat kalimat penutup seperti yang ada pada contoh surat sebelumnya ataupun membuat kalimat penutup sendiri.
6. Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Struktur penulisan yang terakhir pada surat pembatalan kegiatan ini adalah menuliskan nama pengirim dan juga tanda tangannya. Dalam contoh surat yang telah diberikan di atas, bagian ini dituliskan nama dari pihak Sekolah serta penyelenggara acara.
Penulisan nama pada bagian ini bisa dituliskan secara lengkap beserta pangkat dan jabatannya. Perhatikan dengan baik penulisan ini supaya tidak terjadi kesalahan dalam menuliskan nama, pangkat, ataupun nomor identitas diri dari pengirim surat.
Begitulah tadi berbagai macam struktur penulisan yang perlu untuk diperhatikan saat membuat surat pembatalan suatu acara. Pastikanlah Anda tidak melewatkan berbagai struktur penulisan tersebut agar surat bisa dibuat dengan baik dan benar.
Itulah tadi penjelasan lengkap tentang contoh dan juga penulisan surat pembatalan kegiatan. Semoga dengan membaca informasi di atas, Anda dapat lebih mudah dalam membuat surat untuk membatalkan suatu kegiatan ataupun acara.