Ketika acara yang sudah dipersiapkan dengan matang tiba-tiba dibatalkan karena suatu alasan, tentu memerlukan surat pembatalan acara sebagai bentuk pemberitahuan. Contoh surat pembatalan acara berikut ini pun dapat dijadikan referensi.
Pemberitahuan pembatalan acara terlebih acara resmi, perlu dilakukan dengan sebuah pengumuman atau surat. Sehingga siapa pun yang terlibat dalam kegiatan tersebut mengetahui jika rupanya acara tidak jadi diselenggarakan.
Namun dalam pembuatan surat pembatalan suatu acara tidak boleh sembarangan, karena terdapat beberapa format yang harus ada pada surat tersebut. Simak contoh surat pembatalan acara dan tips pembuatannya di bawah ini.
Contoh Surat Pembatalan Acara
PENGUMUMAN
Nomor : xx/xx/xx/xx
tentang
PEMBATALAN ACARA YUDISIUM
Diumumkan kepada Lulusan Program Studi Sarjana, Magister Kenotariatan dan Magister Ilmu Hukum Semester Gasal 2021/2022 Fakultas Hukum Universitas Surabaya :
Menindaklanjuti Surat Rektor Universitas Surabaya Nomor 123/AB/KL/2021 perihal Pencegahan Covid-19 tertanggal 15 Maret 2022 serta sebagai upaya mendukung pencegahan dan perkembangan penyebaran Covid-19, maka acara Yudisium Lulusan Program Studi Sarjana, Magister Kenotariatan dan Magister Ilmu Hukum Semester Gasal 2021/2022 Fakultas Hukum Universitas Surabaya yang sedianya dilaksanakan pada hari Sabtu, 21 Maret 2022 DIBATALKAN.
Kami menyampaikan permohonan maaf yang sebesar-besarnya atas pembatalan acara Yudisium tersebut. Pengembalian dana Yudisium, pengambilan sertifikat dan plakat Yudisium dapat dilakukan pada hari Rabu 25 Maret 2022 – Sabtu 28 Maret 2022 pada pukul 09.00 – 17.00 di Ruang Tata Usaha Fakultas Hukum Universitas Surabaya.
Demikian hal ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertiannya, kami ucapkan terima kasih.
Surabaya, 15 Maret 2022
Dekan,
(Nama terang)
Tips Membuat Surat Pembatalan Acara
Setelah mengetahui contoh surat pembatalan acara di atas, terlihat jika terdapat beberapa bagian surat yang umumnya disertakan di dalam surat pembatalan acara. Simak beberapa tips pembuatannya di bawah ini.
1. Pastikan Ada Kepala Surat
Surat pembatalan acara umumnya dibuat dan dipergunakan untuk acara yang bersifat resmi. Surat ini dapat dikeluarkan oleh berbagai pihak, mulai dari organisasi, perusahaan, lembaga, kelompok, instansi, atau perorangan.
Karena itu pastikan terdapat kepala surat atau kop surat, karena bagian ini dipergunakan sebagai identitas diri dari instansi atau lembaga yang mengirimkan surat. Selain itu kepala surat juga penting agar penerima surat bisa mendapatkan informasi jelas.
Umumnya bagian kepala surat atau kop surat berisi tentang informasi dari instansi, lembaga, atau perusahaan mulai dari nama, nomor telepon, alamat, website resmi, dan lain sebagainya. Selain itu terdapat pula logo perusahaan pada bagian ini.
2. Pastikan Menyertakan Nomor Surat
Setiap surat resmi biasanya disertai dengan nomor surat, dan pada nomor surat terdapat kode-kode tertentu yang mana setiap kode menyimpan fungsi tersendiri. Pada umumnya di bagian nomor surat terdapat informasi seputar bulan, tahun, serta kode instansi.
Contoh nomor surat : AAA/009/YY-WWW/NN/PP
- AAA = Kode surat.
- 009 = Nomor surat berurut.
- YY-WWW = Kode chapter.
- NN = Kode pengurus yang mengeluarkan surat.
- PP = Bulan dikeluarkannya surat dalam Romawi contohnya I, II, III, IV, V, VI, dst.
Selain itu nomor surat juga memiliki beberapa fungsi diantaranya :
- Sebagai alat ukur untuk kegiatan yang berhubungan dengan surat di periode tertentu.
- Agar lebih memudahkan pengaturan serta penyimpanan sebagai arsip.
- Agar lebih memudahkan pencarian surat apabila diperlukan di lain waktu.
- Sebagai bahan referensi apabila diperlukan.
- Mengetahui jumlah surat keluar masuk di periode tertentu.
3. Jelaskan Informasi Pembatalan Acara di Isi Surat
Bagian selanjutnya yang tercantum di contoh surat pembatalan acara adalah isi surat. Pada bagian ini terdapat alinea pembuka, isi surat, serta alinea penutup, berikut penjelasan lengkapnya.
Alinea Pembuka
Alinea pembuka merupakan pengantar dari isi surat, dan berfungsi menarik pembaca menuju ke pokok pembahasan dari inti surat tersebut. Contoh alinea pembuka dari isi surat seperti contoh surat pembatalan acara di atas adalah :
“Diumumkan kepada Lulusan Program Studi Sarjana, Magister Kenotariatan dan Magister Ilmu Hukum Semester Gasal 2021/2022 Fakultas Hukum Universitas Surabaya”.
Isi Surat
Seperti namanya, isi surat merupakan bagian yang memuat informasi penting yang ingin disampaikan oleh pihak pembuat surat kepada penerima surat. Penulisan dari isi surat pun baiknya tidak terlalu panjang, namun singkat dan jelas sehingga lebih efisien.
Alinea Penutup
Bagian terakhir dari isi surat adalah alinea penutup. Alinea penutup sendiri merupakan kesimpulan dari isi surat, dan umumnya berisi tentang harapan pembuat surat kepada penerima surat.
Selain itu alinea penutup juga dapat digunakan sebagai tanda jika informasi yang disampaikan pada surat tersebut telah selesai. Mengacu pada contoh surat pembatalan acara di atas, berikut alinea penutupnya :
“Demikian hal ini kami sampaikan. Atas perhatian dan pengertiannya, kami ucapkan terima kasih.”
4. Berikan Salam Penutup
Pembuat surat juga dapat memberikan salam penutup yang umumnya diletakkan diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim. Beberapa contoh salam penutup yang dapat digunakan diantaranya Salam kami, Hormat kami, Wassalam, dan lain sebagainya.
5. Sertakan Penanggung Jawab Surat
Surat resmi tak terkecuali surat pembatalan acara dianggap sah apabila pada surat tersebut terdapat tanda tangan dari penanggung jawab, dalam contoh surat pembatalan acara di atas adalah dekan dari Universitas Surabaya.
Nama terang serta tanda tangan dari penanggung jawab digunakan sebagai identitas penanggung jawab, agar penerima surat mengetahui dari mana surat tersebut dikeluarkan. Sertakan nama jelas dari penanggung jawab tanpa menggunakan tanda kurung.
Selain itu umumnya terdapat stempel atau cap dari nama lembaga, yang juga berfungsi untuk menegaskan jika surat tersebut resmi dan sah. Apabila surat dibuat oleh suatu instansi, maka yang bertanggung jawab adalah ketua atau kepala.
6. Cantumkan Tanggal Surat
Selain itu cantumkan tanggal surat tersebut dibuat di bagian bawah surat. Fungsi dari tanggal surat adalah sebagai alat pemberi informasi kepada penerima surat, terkait waktu surat tersebut dibuat.
Dalam penulisan surat resmi umumnya tanggal tidak perlu didahului dengan nama kota atau tempat, pasalnya nama tersebut telah tercantum di bagian kepala surat. Berbeda dengan surat pribadi yang mana perlu mencantumkan nama kota saat surat ditulis.
Namun terdapat beberapa cara penulisan tanggal, yakni dengan atau pun tanpa nama kota. Apabila memilih untuk mencantumkan nama kota, maka seperti contoh surat pembatalan acara di atas penulisannya menjadi ” Surabaya, 15 Maret 2022″.
7. Sertakan Tembusan Jika Diperlukan
Tembusan surat dapat ditambahkan apabila diperlukan, tembusan sendiri dikirimkan ke lembaga lain yang masih terkait dengan surat tersebut. Tembusan umumnya diletakkan di sisi kiri bawah dan tata cara penulisannya adalah “Tembusan atau Distribusi kepada”.
Demikianlah contoh surat pembatalan acara beserta tipsnya yang dapat dilakukan, mulai dari menuliskan kepala surat, menyertakan nomor surat, informasi pembatalan acara di isi surat, salam penutup, penanggung jawab, tanggal pembuatan surat, hingga tembusan.