Mengadakan acara besar pasti dipersiapkan dengan matang dari jauh-jauh hari. Namun tidak jarang acara yang telah dipersiapkan batal karena suatu hal, karenanya contoh surat pembatalan acara seminar berikut dapat dijadikan referensi.
Membatalkan sebuah acara besar tentu perlu diberitahukan menggunakan surat pemberitahuan pembatalan resmi, sehingga seluruh pihak yang bersangkutan dapat mengetahui dan segera menindaklanjuti pembatalan acara tersebut.
Surat pembatalan acara dapat dibuat dengan format surat pemberitahuan, mulai dari kop surat hingga penutup. Membuat surat ini pun tidak bisa asal-asalan, simak contoh surat pembatalan acara seminar di bawah ini.
Contoh Surat Pembatalan Acara Seminar
Riau, 15 November 2020
Nomor : xx/xx/xx/xx
Sifat : Penting
Lamp : –
Hal : Pembatalan Acara Seminar Alumni
Kepada :
Yth. Alumni Fakultas Syariah dan Hukum
UIN Suska Riau
Dengan hormat, berdasarkan keputusan rapat pimpinan Fakultas Syariah dan Hukum UIN Suska Riau serta beberapa alumni, diputuskan bahwa kegiatan Seminar Alumni dengan tema “Islam, Indonesia, dan Bhineka” dengan pembicara :
- Gubernur Riau
- Walikota Pekanbaru
- Kapolda Riau
- Sekjen FPI
yang sedianya akan dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 10 Desember 2020 bertempat di Gedung Auditorium Lt 4 UIN Suska Riau DIBATALKAN dikarenakan suatu hal.
Demikian informasi ini disampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Dekan
(Nama dekan)
NIP 123456789
Tembusan :
- Menteri Agama Republik Indonesia
- Polda Riau
- Rektor UIN Suska Riau
Tips Membuat Surat Pembatalan Acara
Seperti contoh surat pembatalan acara di atas, surat tersebut termasuk dalam surat pemberitahuan antar pihak bersifat resmi. Surat pemberitahuan sendiri merupakan surat yang dibuat khusus dengan tujuan menyampaikan informasi, baik informasi tentang suatu kegiatan, rapat, hingga pelaporan.
Dalam pembuatannya pun harus mengikuti format surat resmi dan menggunakan bahasa baku, mulai dari kop surat hingga kalimat penutup. Berikut tips membuat surat pembatalan acara yang dapat dicontoh.
Pahami Jenis Surat Pemberitahuan
Sebelum membahas bagaimana cara membuat surat pemberitahuan pembatalan acara, terlebih dahulu pahami jenis-jenis surat pemberitahuan. Secara umum surat pemberitahuan terbagi menjadi dua jenis, yakni surat pemberitahuan resmi dan tidak resmi.
Surat Pemberitahuan Resmi
Jenis surat ini termasuk surat resmi sehingga pihak yang membuat dan mengeluarkannya adalah lembaga berwenang atau instansi. Jenis surat ini umumnya menggunakan format surat resmi mulai dari kop surat hingga tanda tangan dari pihak penanggung jawab surat.
Surat Pemberitahuan Tidak Resmi
Apabila surat pemberitahuan dibuat oleh individu atau perorangan yang termasuk ke dalam organisasi non formal, maka disebut sebagai surat pemberitahuan tidak resmi atau non formal.
Pahami Format Penulisan Surat Pemberitahuan
Membuat surat pemberitahuan pembatalan acara tidak bisa asal-asalan, karena surat ini termasuk surat resmi dan terdapat format yang harus diikuti. Seperti contoh surat pembatalan acara di atas, berikut format dari surat pemberitahuan yang harus diketahui :
Kop Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan bagian surat yang terletak di bagian atas dan menunjukkan lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat tersebut.
Selain itu kop surat juga digunakan untuk menunjukkan jika surat tersebut adalah surat resmi, umumnya terdiri dari logo atau lembaga, nama, alamat, nomor telepon, fax, email, jenis usaha, nomor izin usaha.
Nomor, Lampiran, Halaman
Bagian nomor, lampiran, serta halaman menggunakan huruf kapital di bagian awal, lalu diikuti dengan tanda titik dua (:). Untuk bagian lampiran, angka ditulis dengan huruf serta tidak diakhiri dengan tanda baca.
Sementara untuk bagian hal diikuti dengan tanda titik dua (:), disertai pokok surat, diawali huruf kapital tanpa diberi garis bawah, serta tidak diakhiri tanda baca.
Nama dan Alamat Penerima
Setelah itu dalam format contoh surat pembatalan acara, terdapat nama serta alamat dari penerima surat. Apabila ditujukan untuk perorangan dapat menuliskan nama serta alamat penerima secara lengkap dan rinci, dan ditulis dengan huruf kapital pada setiap unsurnya.
Sementara apabila surat pemberitahuan tersebut ditujukan untuk lembaga atau organisasi, nama dan alamat dituliskan pada sisi kiri atas badan surat serta di bagian yang terlihat pada amplop surat.
Untuk penulisan alamat surat harus lengkap, informatif, dan tanpa kesalahan. Kata “Jalan” pada alamat umumnya tidak disingkat, sehingga penulisan yang tepat adalah “Jalan Kamboja 10”.
Sedangkan ketika ingin menyatakan “yang terhormat” di awal penerima surat, tulis “Yth” menggunakan huruf kapital dengan tanda titik. Kata “Bapak” dan “Ibu” ditulis tanpa disingkat, sementara kata “Saudara” ditulis disingkat yakni “Sdr”.
Salam Pembuka
Setelah itu seperti contoh surat pembatalan acara di atas, awali pembahasan surat dengan menuliskan salam pembuka yang diletakkan pada bawah alamat surat serta tepat di atas isi surat. Contoh salam pembuka yang umum digunakan pada surat resmi :
- Dengan hormat,
- Salam bahagia,
- Salam sejahtera,
Contoh salam pembuka bersifat khusus, diantaranya :
- Assalamualaikum Wr.Wb,
- Salam olahraga,
- Salam pramuka,
- Salam perjuangan,
Isi Surat
Seperti namanya, isi surat dalam contoh surat pembatalan acara digunakan untuk mengungkapkan tujuan serta maksud penulisan surat. Isi surat wajib ditulis dengan bahasa yang baku dan baik guna menghindari kesalahan persepsi.
Isi surat dapat berbeda sesuai dengan kepentingan pihak yang mengeluarkan surat tersebut. Isi surat pemberitahuan yang sifatnya kompleks dapat ditulis secara ringkas dan jelas terkait tujuan, tanggal acara, nama acara, serta hal pendukung lainnya.
Kalimat Penutup
Setelah pembahasan inti pada isi surat telah selesai, tuliskan kalimat penutup yang berisi harapan maupun ucapan terima kasih pembuat surat kepada penerima surat. Kalimat penutup yang baik seperti contoh surat pembatalan acara di atas diantaranya :
- Demikian informasi ini disampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih
- Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih
- Demikian permohonan kami, atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih
Tanda Tangan
Pada bagian akhir surat resmi yang bersifat formal, wajib dibubuhi tanda tangan pengirim agar menjadi identifikasi serta tanda tanggung jawab dari pembuat surat. Pihak yang menandatangani surat tersebut berkewajiban memastikan jika surat pemberitahuan dibuat dengan fakta sebenarnya.
Tembusan
Tembusan atau salinan merupakan bagian yang menunjukkan pihak lain selain penerima surat yang mendapatkan salinan surat tersebut. Tembusan umumnya diletakkan di sisi bawah surat, dan berfungsi untuk :
- Menunjukkan jika ada pihak lain yang juga menerima surat tersebut.
- Membuktikan kebenaran dari surat tersebut.
- Menginformasikan identitas lengkap dari pengirim surat.
Sementara format penulisan tembusan diantaranya :
- Apabila tembusan lebih dari satu, maka diberi nomor urut.
- Tembusan tidak perlu menuliskan Yth atau Kepada Yth.
- Pihak yang diberi tembusan surat ada baiknya berupa nama orang atau nama jabatan, bukan nama lembaga atau instansi.
- Tembusan tidak perlu menggunakan ungkapan seperti “untuk bahan pertimbangan”, “untuk diperhatikan”, “untuk laporan”, atau ungkapan lainnya.
- Tembusan tidak perlu menggunakan arsip.
Demikian contoh surat pembatalan acara yang dapat dijadikan referensi untuk memberitahukan pembatalan acara secara resmi.