Contoh surat niaga pesanan barang sudah banyak digunakan dengan formatnya yang tidak begitu sulit. Akan tetapi, bagi pemula tentunya untuk membuat surat niaga pesanan barang ini cenderung cukup membingungkan.
Padahal perlu dipahami dengan memiliki kepiawaian dalam proses pembuatan surat ini memiliki pengaruh yang sangat besar dalam menjalankan pemasaran bisnis yang sangat ini sedang dikelolanya. Sehingga sebelum membuat surat niaga pesanan barang sebaiknya sudah melihat adanya beberapa contoh yang bisa dijadikan sebagai bahan referensi.
Apa Itu Surat Niaga?
Surat niaga merupakan surat resmi yang berasal dari badan usaha serta memiliki keterkaitan dengan berbagai kegiatan yaka ataupun bisnis seperti penawaran, pemesanan dan lain sebagainya. Bagi para pelaku usaha pastinya sudah tidak asing lagi dengan keberadaan jenis surat ini serta cara pembuatannya.
Surat niaga telah dikeluarkan secara resmi dari badan usaha ataupun perusahaan yang bersangkutan Sehingga dalam menggunakan surat niaga tentunya legal dalam hukum. Surat niaga juga sudah banyak digunakan dalam melakukan penawaran atas jual beli produk barang hingga jasa yang telah ditawarkan oleh perusahaan.
Fungsi Surat Niaga
Surat niaga ini memang sudah banyak digunakan oleh perusahaan yang bergerak di bidang bisnis untuk memenuhi kebutuhan para konsumennya. Surat niaga ini bisa menunjang dalam melakukan kegiatan yang berhubungan dengan bisnis baik itu penjualan ataupun pembelian atas barang hingga jasa.
Adanya dokumen penting ini memiliki fungsi sebagai berikut:
- Surat untuk mengenalkan produk yang dimiliki perusahaan kepada pihak lain
- Surat sebagai penunjang dalam melakukan kegiatan promosi pemasaran barang ataupun jasa
- Surat menjadi strategi untuk melakukan kegiatan pemasaran barang yang akan dijual oleh perusahaan
- Surat untuk membantu dalam meluaskan jaringan bisnis
- Surat dijadikan sebagai alat dalam menjalin hubungan kerjasama untuk pendistribusian barang dengan pihak lainnya.
Struktur Pembuatan Surat Niaga
- Kop surat
- Nomor surat
- Tanggal pembuatan
- Lampiran
- Hal atau perihal
- Tanggal surat yang dikirimkan
- Alamat pihak pengirim
- Pendahuluan
- Isi surat
- Penutup
- Nama terang pengirim
- Tanda tangan
- Cap ataupun stempel apabila diperlukan
Contoh Surat Niaga yang Baik untuk Pesanan Barang
1. Contoh surat niaga untuk pengajuan permintaan penangguhan pembayaran
PT Nusantara Permata
Jl. Balai Pustaka No. 12 Jakarta
12 Mei 2022
Nomor: 27/NP/V/2022
PT Cipta Karya Jaya
Jl. Mulawarman No. 13
Jawa Timur
Perihal: Surat Balasan Permohonan Kerja Sama
Berdasarkan surat permohonan kerjasama yang telah dikirimkan ke perusahaan kami dengan nomor 279/CKB/IV/2022 di tanggal 30 April 2022, maka dengan ini kami memutuskan untuk bersedia menjalin kerjasama dengan PT Cipta Karya Jaya dalam hubungan distributor elektronik.
Berikut ini kami juga sampaikan pengiriman berkas untuk menjalin perjanjian kerjasama yang berisikan hal-hal yang berhubungan dengan kerjasama untuk sistem pembayaran serta surat kontrak kerjasama yang harus diisi dan ditandatangani sesuai perjanjian yang menjadi kesepakatan.
Mohon mempelajari isi dari surat perjanjian kerjasama dan surat kontrak perjanjian kerjasama terlebih dahulu yang terlampir di surat balasan kerja sama ini.
Demikianlah surat balasan permohonan yang kami sampaikan semoga dapat menjalin hubungan kemitraan untuk jangka panjang.
Hormat kami,
PT Nusantara Permata
Daniel Sugara
Marketing Penjualan
2. Contoh Surat Niaga Pesanan Barang
Toko Amat
Jl. Mawar No 11
Bandar Lampung
Bandar Lampung, 10 Desember 2022
Nomor: 17/DA/EJ/2022
Perihal: Pesanan Alat Belajar
Kepada Yth.
Manager PT Sejahtera Maju
Jalan Mawar No 67
Bandar Lampung
Dengan hormat,
Dengan menindaklanjuti adanya surat penawaran yang saudara sampaikan tanggal 1 Desember 2022, perihal alat perlengkapan belajar. Kami bermaksud untuk melakukan pemesanan perlengkapan belajar meliputi:
- Lampu belajar 15 buah
- Meja belajar 5 buah
- Alat tulis 10 buah
Keseluruhan barang yang akan kami pesan diharapkan bisa diterima selambat-lambatnya 30 Desember 2022.
Pembayaran atas keseluruhan pesanan yang kami ajukan, akan dilaksanakan dua hari setelah pesanan barang sudah kami terima semuanya. Sebagai bukti, nantinya kami akan mengirimkan fotocopy sebagai tanda bukti pembayaran.
Atas perhatian dan kerjasama yang kami lakukan dengan perusahaan saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Toko Amat
Amat Kurniawan
3. Contoh surat niaga pesanan jasa
Family Office
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Merdeka No 19, Jakarta
Telp/Fax 021444555
Nomor: 0100/SRTPM/VI/2022
Kepada Yth.
Direktur PT Stuff Info
Bapak Irmawan
Jl. Sukandar No.150
Perihal: Surat Pemesanan Barang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan ketersediaan stok barang yang kami miliki tinggal sedikit, maka dengan surat ini kami menyampaikan ingin melakukan pemesanan barang sebagai berikut:
- Buku folio 200 pcs
- Buku ekspedisi 50 pcs
- Buku kuitansi 100
- Money sponge 100 pcs
- Filing cabinet 20
- Clip file 100 box
- Glue stick 50 pcs
- Pen standar 50 box
- Spidol hitam 50 pcs
Kami berharap dari daftar barang yang telah disebutkan di atas bisa kami terima dengan waktu selambat-lambatnya 4 hari sesudah perusahaan menerima surat pesanan ini.
Proses pembayaran yang nantinya akan kami lakukan dengan transfer bank Mandiri cabang Jakarta Timur melalui rekening 12345 678 999 atas nama Family Office.
Atas ketersediaan perusahaan saudara untuk bisa memenuhi pesanan yang kami minta, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 5 Juni 2022
Hormat saya,
Rio Nuryanto
Marketing Manager
4. Contoh surat niaga pengiriman barang
PT Usaha Cipta Mandiri
Jl. Jend Sudirman No 19
Jakarta
30 Oktober 2022
No. 102/UCM/XI/2022
- Usaha Jaya
Jl. Soekarno Hatta No. 1
Jakarta
Perihal: penawaran mesin kantor
Dengan hormat,
Surat permintaan penawaran dari perusahaan saudara nomor 100/PP/XI/2022 tanggal 30 September 2022 sudah kami terima, maka kami ingin menawarkan barang berikut ini secara bebas:
Komputer Zyrex Rp 8.500.000
Komputer Toshiba Rp 8.000.000
Mesin Fotocopy Xerox Rp 8.0000.000
Mesin Fotocopy Xerox Rp 10.000.000
Sembari menunggu pesanan saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Eka Nurhidayati
Direktur Utama
5. Contoh surat niaga pemberitahuan tenggat waktu pembayaran
Jakarta, 25 Maret 2022
Nomor: 67/IM/III/2022
Perihal: Pemberitahuan Waktu Pembayaran
Kepada
CV Jaya Sentosa
Jl. Maju Jaya
Purwodadi
Dengan hormat,
Membalas surat yang telah dikirimkan oleh saudara nomor 209/EM/III/2022 tertanggal 11 Maret 2022 perihal penangguhan pembayaran sudah kami terima dengan perhatian penuh.
Setelah membaca surat yang disampaikan, dengan segala pertimbangan, kami memberitahukan bahwasanya akan menyampaikan waktu pembayaran pada faktur nomor 270/ EM/III/2022 sebesar Rp 50.000.000 atas pembelian barang elektronik. Kami juga memberikan kebijakan supaya bisa melunasi pembayaran dengan jangka waktu yang kami berikan dua minggu dari waktu yang sebelumnya sudah ditentukan.
Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih
Hormat kami
- Developer Software
Agung Maharka
Demikianlah beberapa contoh surat niaga pesanan barang yang bisa dibuat oleh perusahaan baik itu untuk memesan ataupun melakukan penawaran. Adanya surat niaga menjadi dokumen yang sangat penting dalam melakukan kegiatan jual beli.