Ada banyak contoh surat komplain barang rusak yang dapat ditemukan di internet dan dapat dijadikan sebagai bahan referensi. Tetapi terkadang karena terlalu banyak pilihan memang membuat Anda justru bingung dalam proses pembuatannya.
Kehadiran dari surat atau dokumen ini memang sangat penting karena dapat dijadikan sebagai klaim kepada pihak perusahaan atau instansi terkait apabila terjadi kerusakan barang. Dalam dunia bisnis, komplain memang menjadi hal yang tidak bisa dipisahkan lagi.
Tidak hanya pada layanannya saja, tetapi juga pada barang setelah diterima. Tidak sedikit dari konsumen Anda mungkin juga akan mengeluhkan terjadi kerusakan barang setelah diterima sehingga membuat mereka kecewa.
Sekilas Tentang Surat Komplain Kerusakan Barang
Sebelum Anda mengetahui bagaimana contoh surat komplain barang rusak, maka perlu memahami dahulu apa sebenarnya fungsi dari surat satu ini. Perlu diketahui bahwa melakukan komplain atau pengaduan ternyata juga akan memberikan manfaat tersendiri.
Jadi nantinya surat komplain inilah akan berisi keluhan atas pembelian barang yang diterima dalam kondisi rusak. Bagi konsumen, keberadaan surat tersebut dapat dijadikan sebagai alat untuk melakukan klaim terutama atas layanan purna jual.
Sedangkan bagi pemilik usaha atau perusahaan, kehadiran dari surat inilah ternyata dapat dijadikan sebagai pembelajaran atau acuan untuk memperbaiki layanan ke depannya. Jadi nantinya dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi sehingga dapat meminimalisir kejadian serupa dapat terulang kembali.
Apabila Anda merupakan salah satu orang yang membeli barang tetapi dalam kondisi rusak ketika barang telah tiba, maka dapat segera membuat pengaduan tersebut. Untuk proses pembuatannya memang harus dilakukan dengan baik dan tidak boleh sembarangan.
Mengingat ini juga termasuk dokumen yang bersifat resmi dan juga dapat dijadikan sebagai bukti dan dapat dipertanggungjawabkan. Terlebih lagi apabila pihak pembuatnya terlibat dalam masalah hukum nantinya.
Oleh sebab itulah sangat penting bagi Anda untuk mengetahui bagaimana cara pembuatannya dengan baik.
Contoh Surat Komplain Barang Rusak yang Benar
Sebagai seorang konsumen, Anda pastinya pernah bukan mengalami kekecewaan terutama kalau barang datang dalam kondisi rusak. Jika demikian, maka tidak ada salahnya membuat surat komplain tersebut dengan baik.
Karena belum pernah membuat sebelumnya, Anda mungkin juga masih bingung bagaimana prosedurnya bukan? Maka dari itu kami sudah menyiapkan contohnya dibawah ini
CV Indah Sejahtera
Jalan Melati Nomor 7A Kudus
Telfon: 12345906, Email: [email protected]
Kudus, 21 Februari 2023
Nomor surat : 23S/IV/2023
Perihal : Komplain barang rusak
Kepada,
Yth
PT Wangi Harum
Jalan Mawar No.8B, Kudus
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami beritahukan bahwa kiriman baju-baju pesanan kami sudah tiba sesuai dengan estimasi kedatangan. Tetapi setelah kami periksa, ternyata terdapat kerusakan pada pesanan yang telah Anda kirim.
Adapun kerusakan tersebut dapat kami jelaskan sebagai berikut:
- ……..
- ……..
- ……..
Sebagai bukti, pesanan tersebut akan kami kirimkan kembali kepada Anda untuk diperiksa dan dapat dijadikan sebagai bahan perhatian nantinya.
Kami berharap pesanan barang kami tidak mengalami kerusakan seperti ini lagi di kemudian hari karena hal ini jelas akan memberikan kerugian laju perdagangan dari perusahaan kami. Apabila Anda mengulangi kesalahan kembali, maka kami dengan menyesal akan memutuskan hubungan kerjasama dimana telah terjalin selama ini.
Kami juga menunggu surat balasan dari Anda. Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami
………………
……………..
Cara Membuat Surat Pengaduan Barang Rusak
Sudah paham dengan contoh surat komplain dari kerusakan barang diatas bukan? Berikutnya adalah terkait dengan pembuatan dari dokumen satu ini. Seperti telah disampaikan sebelumnya bahwa proses pembuatannya wajib dilakukan dengan hati-hati.
Terlebih lagi dokumen inilah juga dapat dijadikan sebagai bukti kuat terkait dengan masalah hukum nantinya. Maka dari itu, Anda perlu untuk mengetahui beberapa hal yang ada dibawah ini:
Pahami Struktur Pembuatan Surat
Hal paling penting yang perlu diperhatikan ketika hendak membuat dokumen ini adalah strukturnya terlebih dahulu. Strukturnya sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat-surat resmi lainnya tetapi terkadang penulis memang masih bingung dan berikut ini struktur pembuatannya:
- Kop atau kepala surat
- Lokasi sekaligus tanggal dibuat
- Nomor
- Menyebutkan tujuan atau perihal dari pembuatannya
- Menambahkan lampiran jika tersedia
- Menuliskan nama dan alamat dari penerima
- Isi dimana dijelaskan secara detail
- Penutup dan tanda tangan.
Pastikan Menggunakan Bahasa Baku dan Sesuai EYD
Perlu diketahui bahwa surat ini adalah dokumen resmi sehingga penggunaan tata bahasa juga harus diperhatikan lebih jauh. Dimana Anda wajib menggunakan bahasa jelas dan sesuai dengan EYD Indonesia.
Hindari penggunaan kata atau bahasa tidak baku karena akan membuat surat tersebut menjadi tidak bagus. Karena itulah, sebelum memutuskan untuk mengirimkannya maka harus memperhatikan tata bahasanya dahulu.
Hindari Isi Yang Terlalu Bertele-tele
Dalam pembuatan dokumen inilah sebaiknya juga harus menghindari pembuatan isi terlalu bertele-tele. Sebab ini justru akan membuat pihak penerima malas untuk membaca lebih jauh isi dari dokumen tersebut.
Silahkan gunakan bahasa padat, jelas dan mudah dimengerti oleh penerima suratnya nanti. Dengan begitu, Anda juga akan dianggap sebagai professional.
Sampaikan Detail Komplain Dengan Baik
Terakhir, Anda juga perlu untuk menyampaikan detail komplain dengan baik. Maksudnya harus menjelaskan juga kerusakan barang dengan detail termasuk juga bagian mana yang terdapat kerusakan tersebut.
Di akhir, ada baiknya penulis juga perlu untuk membubuhkan ucapan terima kasih sebagai bentuk menghargai pihak perusahaan.
Manfaat Keberadaan Surat Komplain
Kehadiran dari dokumen ini memang terlihat cukup sepele, tetapi ternyata juga memberikan sejumlah manfaat baik dari sisi konsumen ataupun pihak penerima komplain tersebut. Langsung saja, simak sejumlah manfaat dari kehadiran komplain kerusakan barang ini.
Untuk Melakukan Klaim
Manfaat bagi pihak konsumen kehadiran dari komplain kerusakan tersebut adalah dapat berfungsi untuk melakukan klaim. Klaim tersebut biasanya terkait dengan layanan setelah penjualan seperti garansi apabila terjadi kerusakan.
Jadi dengan begitu, maka pihak konsumen akan mendapatkan perbaikan ataupun penggantian produk tersebut secara gratis.
Sebagai Bahan Evaluasi Bagi Pihak Seller
Apabila diatas adalah untuk konsumen, maka keberadaan dari komplain inilah juga bermanfaat bagi pihak seller. Sebab dengan hadirnya keluhan inilah dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi ke depannya terutama untuk memberikan layanan terbaik lainnya.
Sebagai Bukti Hukum
Apabila sewaktu-waktu terjadi masalah, maka keberadaan dari surat inilah ternyata juga dapat dijadikan sebagai bukti hukum. Bahkan juga dapat berfungsi untuk pembelaan karena memiliki kekuatan cukup tinggi.
Penutup
Dalam dunia bisnis, mendapatkan komplain dari para konsumen memang menjadi hal yang wajar terjadi. Terlebih lagi apabila ternyata barang sampai ke tangan konsumen dalam keadaan rusak, tentu akan membuat kecewa.
Karena itulah pembuatan dari komplain atau pengaduan kerusakan inilah dapat digunakan untuk menyampaikan keluhan. Untuk prosedur pembuatannya maka pastikan perhatikan contoh surat komplain barang rusak.