15 Contoh Surat Keluar Perusahaan, Instansi Pemerintahan, Sekolah, DLL - Contoh Surat Resmi
Advertisements
Connect with us

Contoh Surat

15 Contoh Surat Keluar Perusahaan, Instansi Pemerintahan, Sekolah, DLL

Contoh Surat Keluar – Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi yang semakin canggih, penggunaan surat sebagai media komunikasi sekarang ini juga sudah semakin menurun. Kebanyakan orang lebih memilih untuk menggunakan media elektronik maupun internet untuk berkomunikasi secara pribadi ataupun perseorangan.

Namun berbeda dengan perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan organisasi. Perkumpulan ataupun kelompok seperti ini masih setia menggunakan surat sebagai media komunikasi hingga saat ini. Untuk memberitahukan sesuatu hal yang bersifat resmi, maka perkumpulan demikian selalu menggunakan surat resmi.

Contoh Surat Keluar

Surat yang ditulis dan ditujukan untuk perusahaan lain ataupun perkumpulan lain disebut dengan surat keluar. Jadi bisa disimpulkan kalau surat keluar merupakan semua surat yang ditulis ataupun ditebitkan oleh sebuah perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan organisasi.

Surat seperti ini biasanya berbentuk surat resmi, dimana penggunaan bahasa dan cara penulisan yang harus sesuai dengan EYD. Selain itu, ada beberapa syarat lainnya lagi dalam penulisan surat resmi keluar ini, seperti penggunaan kop surat, nomor surat, perihal, isi, penutup, sampai dengan tanda tangan yang berwenang menerbitkan surat keluar tersebut.

Membuat surat keluar tidaklah begitu sulit dan tidak berbeda jauh dengan pembuatan surat lainnya. Setiap kantor atau instansi tentu sudah memiliki kop surat masing – masing dan anda hanya penting untuk mengisi beberapa informasi lainnya dalam surat tersebut.

Berikut adalah beberapa contoh surat keluar yang bisa anda jadikan sebagai bahan referensi dalam penulisan surat resmi perusahaan, instansi perusahaan, organisasi, dan lembaga.

1. Contoh Surat Keluar Sekolah

Ada banyak contoh surat yang digunakan oleh sekolah, seperti surat undangan untuk orang tua siswa, surat pemberitahuan untuk orang tua siswa, surat pengumuman, surat peringatan kepada siswa, dan juga beberapa contoh surat lainnya. Di bawah ini adalah salah satu contoh surat yang digunakan oleh sekolah, yakni surat undangan untuk orang tua siswa.

SMA NEGERI 1 JAKARTA
Jl. Jend. Ahmad Yani No. 1 Jakarta
No. Telp. (021) 6503333

Jakarta, 1 April 2018

No            : 002/SMAN 1 Jakarta/09/2018
Lampiran  : –
Perihal      : Undangan

Yth. Orang tua / Wali Murid
Kelas XII SMA Negeri 1
Jakarta

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Jakarta khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal : Selasa/02 April 2018
Pukul : 08.00 – Selesai
Tempat : Aula Sekolah

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Kepala SMA Negeri 1 Jakarta,

 

Anton Jaya, M. Pd

2. Contoh Surat Keluar Perusahaan

Untuk menjalankan perusahaan, tentu perusahaan harus menggunakan surat sebagai media komunikasi untuk internal maupun eksternal. Salah satu contoh kasus adalah ketika perusahaan ingin mengadakan sebuah kegiatan, maka perusahaan bisa menggunakan surat keluar untuk mengundang semua karyawan dari perusahaan tersebut.

PT. SEGAR ALAM ABADI
Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4  Jl. Raya  Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: [email protected]

Bandung, 1 April 2018

Nomor                 : 005/PTSAB/60/VIII/2018
Perihal                 : Undangan Kegiatan

Kepada
Bapak/ Ibu/ Saudara/ Saudari
Karyawan PT. Segar Alam Abadi
Di tempat

Dengan hormat,

Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat hingga saat ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada junjungan kita nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabatnya dan umatnya yang setia hingga akhir zaman. Teriring doa semoga kita senantiasa berada dalam lindungan Allah SWT.

Sehubungan dengan akan berakhirnya tutup buku perusahaan, maka dengan ini, pihak perusahaan bermaksud untuk mengundang Bapak/ Ibu/ Saudaa/ Saudari seluruh karyawan untuk dapat hadir di acara gathering perusahaan yang  akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Selasa/2 April 2018
Tempat : Kota Wisata Bandung

Demikian surat  undangan ini kami sampaikan,  atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Direktur PT. Segar Alam Abadi,

 

Anton Jaya

3. Contoh Surat Keluar Instansi Pemerintahan

Untuk menjalankan roda pemerintahan, maka seringkali para pejabat terkait menggunakan surat keluar untuk berkomunikasi dengan pihak lain. Seperti ketika ingin mengadakan rapat dengan dinas lain ataupun dengan pejabat lain, maka sebuah instansi pemerintahan bisa menggunakan surat undangan, seperti salah satu contoh di bawah ini.

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS PENDIDIKAN PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN
KABUPATEN BANJARNEGARA
Jl. Nusantara No 12 ABanjarnegara 54431

Banjarnegara, 1 April 2018

Nomor             : 123/DPPK/2018
Lampiran         : –
Perihal             : Undangan

Yth. Sdr. Abdullah Manaf
Jl. Ahmad YaniNo 45
Banjarnegara

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akandilaksanakannyarapat internal, dengan surat ini kami bermaksud untuk mengundang Bapak agar bisa hadir pada :

Hari/Tanggal : Selasa/2 April 2018
Tempat : Gedung Aula Kabupaten Banjarnegara
Acara : Pembahasan Kegiatan Bersama Anggota DPRD Banjarnegara

Demikianlah suratundangan ini kami buat dengan harapan Bapak dapat berpartisipasi. Atas perhatian dan waktunya kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,
Kepala Dinas Pendididakan
Pariwisata dan Kebudayaan,

 

Anton Jaya, M. Si

4. Contoh Surat Keluar OSIS

OSIS atau Organisasi Siswa Intra Sekolah merupakan salah satu organisasi yang berada di bawah naungan sebuah sekolah. Biasanya kita akan menemukan organisasi ini di setiap sekolah SMP atau SMA sederajat. Sebagai organisasi resmi, tentu OSIS juga akan sering menerbitkan surat keluar terkait beberapa hal, seperti kegiatan yang akan dilakukan untuk perayaan hari guru, perayaan HUT RI, ataupun beberapa kegiatan lainnya.

OSIS SMA NEGERI 100 BEKASI
Jl. Sidogamuncul, Bekasi

Bekasi, 1 April 2018

NO SURAT  : XII/TI/215
PERIHAL     : PENGUMUMAN
LAMPIRAN  : –

Kepada
Yth. Bapak/Ibu Orang tua/Wali murid

Assalamualaikum wr.wb

Sehubung dengan kegiatan yang akan diadakan untuk memberi pelatihan untuk menjadi anggota OSIS periode 2018-2019. Kami selaku penanggung jawab acara, akan mengadakan kegiatan pelatihan tersebut pada :

Hari/Tanggal : Selasa/2 April 2018
Waktu : 08.00 – Selesai
Tempat : Taman Pelatihan Cibubur

Melihat pentingnya acara ini kami harapkan Bapak/Ibu selaku orang tua/wali murid dapat memberikan izin untuk mengikuti kegiatan pelatihan ini dikarenakan kegiatan ini dapat memmbangun sifat dan sikap kepemimpinan guna menunjang kemampuan siswa/i dalam melaksanakan tugas sebagai OSIS di SMA NEGERI 100 BEKASI.

Demikian surat ini kami buat, mohon maaf jika ada kata-kata yang salah. Atas perhatian Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Ketua OSIS,

 

Anton Jaya

5. Contoh Surat Keluar Rumah Sakit

Rumah sakit juga seringkali menggunakan surat untuk berbagai urusan resmi mereka. Namaun salah satu surat yang paling sering kita temukan dari rumah sakit adalah surat keterangan sakit. Surat keterangan sakit ini diterbitkan oleh salah satu rumah sakit untuk menerangkan bahwa seseorang yang tertera namanya dalam surat tersebut sedang dalam keadaan sakit dan membutuhkan perawatan.

KEMENTRIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
RUMAH SAKIT PUSAT SUMBER PENYAKIT
Jalan Dunia Baru Raya No. 1 Bandung 38901
Telp. 022 – 508976 (Hunting), 508975, 508976 Ext. 71  Fax. 022 – 508999
http://sumberpenyakithospital.gov.id

SURAT KETERANGAN RAWAT INAP
Nomor : 170/569/SK-3/IV/18

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : dr. Anton Jaya
NIP : 34587537
Jabatan : Dokter Umum

menerangkan bahwa :

Nama Pasien : Intan Permatasri
Umur : 26 Tahun
Alamat : Jl. Perjuangan No. 123 Bandung
Diagnosa : Demam Berdarah

Telah dirawat di Rumah Sakit Pusat Sumber Penyakit Kota Bandung, sejak tanggal 28 Maret 2018  sampai dengan tanggal 1 April 2018.

Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagai surat ijin tidak masuk sekolah.

Mengetahui,
Dokter Pemeriksa,

 

dr. Anton Jaya

6. Contoh Surat Keluar Pesanan

Surat pesanan merupakan surat yang dipergunakan oleh sebuah perusahaan untuk memesan barang atau jasa tertentu dari perusahaan lain. Dalam surat pesanan biasanya akan tertera barang atau jasa yang ingin dibeli, dan juga beberapa informasi lainnya mengenai pembelian tersebut. Ketika ingin membeli barang untuk keperluan kantor, maka anda bisa menerbitkan surat keluar untuk memesan barang dari perusahaan lain.

PT. SEGAR ALAM ABADI
Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4  Jl. Raya  Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: [email protected]

Bandung, 1 April 2018

Nomor                 : 15/MAS-2/X/18
Perihal                 : Pesanan Barang

Kepada
PT. Jaya Sukses
Jalan Jeruk Manis No. 5B
Kota Bandung

Dengan hormat,

Menindak lanjuti surat penawaran perusahaan Bapak/ Ibu pada tanggal 19 Oktober 2016 tentang alat – alat elektronik untuk kebutuhan kantor, Maka dengan ini kami bermaksud ingin memesan :

  1. 20 seperangkat computer Pentium core i5
  2. 4 buah printer 3 in 1

Keseluruhan barang pesanan, kami harap dapat kami terima selambat-lambatnya tanggal 20 April 2018. Pembayaran terhadap seluruh barang yang kami pesan, akan kami lakukan 2 hari setelah seluruh barang pesanan kami terima. Dan sebagai bukti, akan kami kirimkan fotocopy bukti pembayaran.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

 

Anton Jaya

7. Contoh Surat Keluar Perkenalan Produk Terbaru

Ketika perusahaan anda memiliki produk terbaru yang baru diproduksi, maka anda bisa memperkenalkan produk atau barang tersebut kepada para pelanggan anda. Mungkin saja mereka akan berminat untuk mencoba dan membeli barang baru tersebut. Dengan demikian, produk baru anda akan lebih mudah dikenal oleh orang lain, dan menarik minat mereka untuk membelinya.

PT. INGIN MAJU
Jln. Kurang Sempit No. 10b Jakarta
Telp: xxxxxx

Jakarta, 1 April 2018

Nomor : 255/IM/V/11/18
Lampiran : –
Hal : Perkenalan Produk

Kepada Yth Bapak/Ibu Pemilik Toko ABC
di Banda Aceh

Dengan Hormat,

PT. INGIN MAJU adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang komputer. Perusahaan tersebut telah berdiri sejak tahun 1998, dan saat ini telah memiliki 75 cabang di seluruh wilayah Indonesia. Begitu juga dengan produk-produknya sudah mendapatkan beberapa penghargaan dan sertifikat resmi dari perusahaan luar negeri seperti Microsoft, Oracle, Adobe. PT. INGIN MAJU menyediakan Hardware maupun Software,yang sudah dilengkapi dengan teknologi terbaru.

Kami selaku penyalur dari PT INGIN MAJU akan memperkenalkan barang-barang sebagai berikut :

  1. Komputer Pentium I, Memori 32, Hardisk 5.0. Keunggulan : Sangat cocok untuk mengerjakan tugas perkantoran khususnya untuk mengetik dan menyimpan dokumen dalam skala kecil. Hemat biaya dan listrik.
  2. Komputer Pentium II, Memori 128, Hardisk 10. Keunggulan : Memiliki daya kerja processor lebih cepat, dan spesifikasinya dapat di upgrade.
  3. Komputer Pentium III, Memori 256, Hardisk 20. Keunggulan : Memiliki kapasitas memori yang memadai untuk mendukung Multitasking System.
  4. Komputer Pentium IV, Memori 512, Hardisk 80. Keunggulan : Merupakan generasi terakhir dari Pentium, mendukung Multitasking System dan mampu menyimpan banyak program aplikasi dan spesifikasinya dapat diupgrade sesuai keinginan user.
  5. Printer EPSON LX300 dot Matrix. Keunggulan : Printer dengan teknologi Matrix yang mampu untuk menyetak dokumen dalamwaktu yang singkat. Begitu juga dengan catrigde-nya yang dapat diupgrade sehingga dapat menghemat penggunaan tinta.

Demikian surat ini kami sampaikan, jika Bapak berminat kami siap untuk menyediakan produk-produk tersebut. Atas kerjasama dan perhatian dari bapak kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

 

Anton Jaya

8. Contoh Surat Keluar Penawaran

Jika perusahaan anda merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang produksi atau penyediaan barang, maka tentu anda harus rajin – rajin menawarkan produk yang anda miliki kepada orang lain. Hal ini bertujuan untuk menarik minat mereka membeli produk yang anda beli. Untuk itu, anda bisa membuat surat keluar untuk menawarkan produk kepada perusahaan lain.

PT ABADI SELALU
Jl. Pangeran Diponegoro No. 23
JAKARTA SELATAN

Jakarta, 1 April 2018

Nomer : 11/12/XII/2018
Hal : Penawaran Barang
Lamp : 1 lembar brosur AP/DG

Kepada
Manager PT Surya Jaya
Jl. Pattimura No. 3
Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan pengamatan kami, perusahaan Saudara sekarang sedang semakin berkembang dan tentunya semakin maju beberapa tahun terakhir ini. Dengan perkembangan tersebut maka harus didukung dengan peralatan kantor yang mencukupi dan sesuai dengan masa kini.

Dalam kesempatan yang baik ini, perusahaan kami bersedia untuk menawarkan beberapa produk alat kantor yang menjadi unggulan di perusahaan kami. Bersamaan ini kami lampirkan 1 lembar brosur sebagai bahan pertimbangan Saudara. Kami meyakini jika Anda memakai produk kantor unggulan yang diproduksi oleh perusahaan kami, maka pegawai Anda dapat bekerja secara efisien dan efektif sehingga akan meningkatkan prospek dari perusahaan.

Kami juga menawarkan promo spesial untuk perusahaan Saudara yaitu berupa pemberian diskon sebesar 10 % jika Saudara membeli produk kami sebelum tanggal 20 September 2016. Garansi dari produk kami adalah 2 tahun dari setiap produknya. Pembayaran bisa dilakukan dengan membayar uang muka sebesar 40 % dari harga total dan cicilannya dapat diangsur sebanyak 3 kali setelah barang sampai di tempat Anda.

Besar harapan kami untuk menerima pesanan dari Saudara. Kami yakin jika Saudara memesan produk kami, akan memberikan keuntungan untuk kedua belah pihak. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

 

Anton Jaya

9. Contoh Surat Keluar Permintaan Penawaran

Ketika membutuhkan sebuah atau beberapa barang, maka tentu anda harus melihat – lihat atau mencari penjual terlebih dahulu. Dan jika anda sudah menemukan penjual yang cocok, maka anda bisa meminta perusahaan tersebut untuk membuat surat penawaran kepada perusahaan anda. Anda bisa mengirimkan surat permintaan penawaran, sambil menanyakan beberapa informasi mengenai barang yang akan anda beli.

PT KEDALI UTAMA
Jl. Pahlawan No 4

Jakarta, 1 April 2018

No          : 121/IX/8479/06/2018
Perihal    : Permintaan Penawaran Produk

Kepada Yth.
PT SAGA SUKSES MAKMUR
Jln. Kemajuan Pesat No 121
Jakarta

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan Surat Pengenalan Produk yang telah Bapak/Ibu kirim sebelumnya, kami tertarik untuk membeli berbagai kebutuhan peralatan kantor yang Anda tawarkan.

Untuk itu kami mohon Bapak/Ibu dapat mengirimkan beberapa informasi yang kami butuhkan sebagai berikut:

  1. Rincian Barang yang lebih detail
  2. Daftar Harga
  3. Cara pemesanan dan pembayaran

Pemesanan akan kami lakukan setelah mempertimbangkan kembali informasi diatas yang telah kami terima. Semoga surat ini menjadi awal hubungan kerjasama yang baik antar perusahaan kita.

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

 

Anton Jaya

10. Contoh Surat Keluar Konfirmasi Pesanan

Jika perusahaan anda menerima pesanan atau surat pesanan dari orang lain, maka anda harus segera menindak lanjuti pesanan tersebut. Anda mungkin saja tidak akan langsung mengirimkan barang yang diminta, namun terlebih dahulu mengonfirmasi bahwa pesanan mereka sudah anda terima dan akan diproses secepat mungkin. Untuk itu, anda bisa mengirimkan surat konfirmasi pesanan kepada perusahaan tersebut.

USAHA MANDIRI
Jl. Soedirman No.18
Palembang

Palembang, 1 April 2018

No. 102/UM/IX/18

Kepada Yth,
Usaha Tirta Jaya
Jl. Soekarno Hatta No 11
Palembang

Hal : Konfirmasi Pesanan Alat – Alat Elektronik

Dengan hormat,

Terima kasih atas pesanan Anda pada tanggal 1 April 2018 via telepon. Dengan ini kami mengkonfirmasikan barang – barang yang anda pesan dan syarat – syarat sebagai berikut :

  1. 6 unit setrika listrik merek National, Volt 220/450W
  2. 5 unit lemari es merek Sharp, tipe/ukuran 12 feet 2 pintu

Pembayaran     : Cash Of Delivery
Penyerahan      : Franco

Setelah ditandatangani, lembar aslinya diseahkan kepada  kami,

Hormat Kami,

 

Anton Jaya

11. Contoh Surat Keluar Pemberitahuan Pengiriman Barang

Ketika memproses sebuah pesanan dari pelanggan, maka ada baiknya agar anda segera memberitahukan mengenai pesanan tersebut. Ketika anda sudah mengirimkan barang yang dipesan, maka untuk memberikan mereka kepastikan anda bisa mengirimkan surat keluar berupa pemberitahuan pengiriman barang.

PT. ABADI JAYA
Jln. Sudirman No. 108
Jakarta
Telp. 021 89767 Fax. 8976

Jakarta, 1 April 2018

Nomor     : 078/AJ/IV/2018
Lampiran : 2 (dua) lembar
Hal           : Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada:
Toko Jaya Elektronik
Jln. Siliwangi No. 35
Banda Aceh

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 30 Maret 2018 Nomor: 024/JE/IV/2018 perihal pesanan barang elektronik sudah kami terima dengan baik.

Dengan ini kami beritahukan bahwa barang pesanan telah kami kirim dengan paket kilat TIKI. Barang pesanan dikemas menggunakan pengepakan khusus dan kertas rumput agar tidak mengalami kerusakan ditengah perjalanan.

Bersama ini pula kami lampirkan packing list beserta faktur seharga Rp 112.000.000,00 (seratus dua belas juta rupiah) atas pembelian:

  1. 10 Unit Kulkas
  2. 7 Unit Mesin Cuci
  3. 20 Unit TV
  4. 15 Unit Kipas Angin
  5. 10 Unit Ac

Bersama barang pesanan, kami kirimkan pula hadiah langsung berupa 1 Unit TV Led Samsung 21″ karena Saudara memesan sebelum tanggal 1 April 2018, sesuai dengan penawaran dari kami. Setelah barang diterima hendaknya pembayaran segera dilunasi.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

 

Anton Jaya

12. Contoh Surat Keluar Penolakan Pesanan

Ketika menerima surat pesanan dari perusahaan lain, memang sudah seharunya anda menerima pesanan tersebut dan mengirimkan barang yang mereka mau. Namun dikarenakan beberapa hal, mungkin saja anda tidak bisa memenuhi permintaan mereka, seperti karena kehabisan stock barang atau karena hal lainnya. Untuk itu, anda bisa mengirimkan surat penolakan pesanan serta meminta maaf karena tidak bisa memenuhi permintaan mereka.

PT DUNIA BARU
Jalan Surya Baru No. 999
Jakarta Pusat

Jakarta, 1 April 2018

No       : 0999/M/XII/18
Hal      : Penolakan Pesanan

Kepada Toko “Elextro Sip”
Jalan Malioboro
Yogyakarta

Dengan hormat,

Kami sangat menghargai surat pesanan Saudara No. 21/P/XII/2018 tanggal 30 Maret 2018 untuk 6 (enam) buah lemari es merk “Sharp” seri X-091.

Tetapi, dengan sangat menyesal kami sampaikan barang tersebut sudah lama tidak ada dalam persediaan kami, karena tidak diimpor lagi. sekarang, kami hanya menjual beberapa macam lemari es hasil rakitan dalam negeri di antaranya merk “Polytron”.

Oleh karena itu, kalau Saudara tidak keberatan, kami anjutkan Saudara mengganti pesanan tersebu dengan lemari es merk “Polytron” hasil rakitan dalam negeri yang mutunya tidak kalah dari lemari es impor.

Bersama ini, kami lampirkan 1 helai brosur lemari es merk “Polytron”. Dengan brosur ini, Saudara akan dapat melihat dan memilih model dan type yang Saudara kehendaki untuk dijual di toko Saudara. Keterangan harganya telah tercantum di dalam brosur tersebut.

Sekiranya, Saudara setuju dengan lemari es tersebut, kami minta Saudara segera memberikan kabar, sehingga kami dapat mengatur pesanan Saudara sebaik-baiknya.

Terima kasih. Kami menunggu kabar Saudara selanjutnya.

Hormat kami,

 

Anton Jaya

13. Contoh Surat Keluar Klaim/Pengaduan Barang

Ketika membeli barang dari perusahaan lain, mungkin saja anda menerima barang yang kurang sesuai dengan keinginan. Hal seperti ini mungkin saja disebabkan oleh barang yang tidak sesuai jenisnya dengan yang anda inginkan ataupun dikarenakan barang memiliki kerusakan. Untuk itu, anda bisa mengirimkan surat klaim atau pengaduan barang atas kerusakan atau ketidakpuasan yang anda terima atas barang tersebut.

TOKO ELEKTRONIK UTAMA
Jln. Anggrek No. 24 Banda Aceh
Telp. (0651) 89765 Fax. 89765

Banda Aceh, 1 April 2018

Nomor   :  27/EU/V/2016
Hal         :  Pengaduan Kerusakan Barang
Lamp     :  1 (satu) lembar faktur

Kepada
PT. JAYA UTAMA
Jln. Melati No. 45
Jakarta

Dengan hormat,

Barang pesanan dari Saudara yang berupa :

  1. 30 Unit Kulkas
  2. 30 Unit Mesin Cuci
  3. 40 Unit TV
  4. 20 Unit Kipas Angin
  5. 15 Unit AC

Telah kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat 3 Unit Kaca TV yang pecah sehingga tidak dapat dijual.

Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa 3 unit TV yang pecah akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan 3 unit TV yang baru. Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian persoalan tersebut.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

 

Anton Jaya

14. Contoh Surat Keluar Penagihan Pembayaran

Dalam dunia perdagangan, terdapat beberapa macam pembayaran, dan salah satunya adalah pembayaran dengan kredit. Nah, dalam tata cara pembayaran kredit, tentu memiliki batas waktu untuk melunasi pembayaran. Dan ternyaya jika anda memiliki pelanggan yang belum membayar tagihan sampai dengan batas waktu yang sudah disepakati bersama, maka anda bisa menulis surat keluar berisikan penagihan pembayaran atas tunggakan tersebut.

PT EDI PENI
Jalan Mawar Merah No. 165
SURAKARTA

Surakarta, 1 April 2018

Nomor   : 260/PN/II/2018
Lamp     : 2 (dua) lembar
Hal        : Penagihan Pembayaran

Kepada
CV MAJU UTAMA
Jalan Silotumpang No. 121
Salatiga

Dengan hormat,

Menyambung surat kami tanggal 30 Maret 2018, diberitahukan bahwa kami telah mengirimkan surat penagihan pembayaran yang pertama dengan Nomor : 248/PN/I/2016 mengenai pembayaran faktur Nomor : 69/PS/2018 sebesar Rp 2.000.000,00 (dua juta rupiah), tetapi sampai saat ini belum ada jawabannya.

Oleh sebab itu kami sangat mengharap Saudara segera melunasi faktur tersebut. Apabila Saudara belum melunasinya sampai tanggal 10 April 2018, maka kami akan menyerahkan tagihan ini kepada Bank Inkaso.

Bersama ini pula kami lampirkan salinan surat penagihan pembayaran pertama beserta fakturnya. Pesanan selanjutnya akan kami layani jika Saudara telah memenuhi kewajiban untuk melunasi faktur tersebut.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat Kami,

 

Anton Jaya

15. Contoh Surat Keluar Penangguhan Pembayaran

Ketika membeli barang secara kredit, tentu anda dan penjual akan menyepakati batas waktu untuk anda membayar tagihan tersebut. Namun jika perusahaan anda memiliki kendala dan tidak bisa membayar tagihan sesuai dengan batas waktu yang sudah disepakati, maka anda bisa menagguhkan pembayaran dan mengirimkan surat penangguhan pembayaran kepada perusahaan yang menjual barang kepada anda.

CV. INGIN MAJU
Jl. Ketapang No. 10a
BANDA ACEH

Banda Aceh, 1 April 2018

No : 43/IM/V/2018
Hal : Penangguhan Pembayaran

Kepada
Yth. Direktur PT. Elektronik Maju
Jl. Buntu No. 202
Jakarta Pusat

Dengan Hormat,

Kami beritahukan kepada saudara bahwa menurut buku catatan kami, bahwa kami masih mempunyai sisa hutang Rp. 20.000.000 (dua puluh juta rupiah), yaitu faktur no. 210/EM/IV/2018 yang harus lunas pada tanggal 5 April 2018 yang akan datang.

Berhubung pada akhir-akhir ini di daerah pertokoan kami sering terjadi kerusuhan dan bahkan sebagian toko kami ada yang terbakar, maka usaha kami mengalami kemunduran bahkan barang-barang yang baru saja kami datangkan dari perusahaan Saudara belum sempat kami pasarkan.

Berkenaan dengan keadaan itu, kami mohon kerelaan saudara agar faktur tersebut dapat ditunda pembayarannya sampai pada awal Mei  mendatang.

Mudah-mudahan kelonggaran waktu yang Saudara berikan kepada kami dapat kami pergunakan untuk berusaha semaksimal mungkin sehingga dapat melunasi hutang tersebut tepat pada waktu yang kami janjikan.

Demikianlah pemberitahuan kami. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat Kami,

 

Anton Jaya

Kesimpulan Dan Pentingnya Surat Keluar

Surat memang sudah hampir dilupakan penggunaanya untuk komunikasi perseorangan ataupun pribadi. Namun berbeda dengan perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan organisasi yang masih bertahan dan tetap menggunakan surat. Bahkan bisa dibilang kalau penggunaan surat merupakan salah satu penunjang mereka untuk tetap bertahan.

Tidak menerbitkan atau tidak menggunakan surat keluar, maka berarti sebuah perusahaan tidak bisa menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan lainnnya. Sebab komunikasi yang resmi bagi perusahaan adalah komunikasi dengan menggunakan surat.

Surat digunakan untuk menjalin kerjasama antar sesama perusahaan, antara penjulan dan pembeli, dan untuk menjalin kerjasama yang baik. Dengan demikian, sebuah perusahaan akan lebih cepat maju dan bisa mendapatkan keuntungan yang lebih banyak.

Coba bayangkan kalau sebuah perusahaan tidak menggunakan surat dalam menjalankan perusahaanya, dan mereka hanya mengandalkan telepon sebagai media komunikasi. Maka jika terjadi masalah di kemudian hari, mereka tidak akan memiliki bukti, karena komunikasi telepon tidak memiliki bentuk fisik dan tidak bisa dijadikan sebagai bukti.

Advertisements

Continue Reading
Click to comment

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Advertisements

Terbaru

close

Advertisements