Contoh Surat Pengantar – Dalam berbagai aspek dan kebutuhan, penggunaan surat memang masih sangat dibutuhkan sekarang ini. Adapun kegunaan surat tersebut adalah untuk memberikan informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain, baik itu secara perorangan maupun mewakili kelompok seperti perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan organisasi.
Penggunaan surat sebagai media komunikasi memang sudah semakin menurun. Namun jika ktia perhatikan lebih detail, maka hal tersebut hanya berguna untuk komunikasi pribadi atau perseorangan saja. Sedangkan untuk penggunaan perusahaan dan kelompok lain, surat sebagai media komunikasi masih merupakan hal yang wajib untuk dilakukan.
Contoh Surat Pengantar
Salah satu contoh surat yang mungkin sangat sering dipergunakan adalah contoh surat pengatar. Jika diartikan secra sederhana, maka contoh surat pengantar merupakan surat yang dibuat untuk tujuan memberitahu kepada pihak yang dituju bahwa si pembawa surat sudah diketahui dan disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab terkait hal yang ingin dilakukannya.
Adapun contoh surat pengantar merupakan salah satu contoh surat resmi, dimana penulisannya harus sesuai dengan kaidah – kaidah penulisan surat resmi sebagaimana biasanya. Pada surat pengantar kita bisa menemukan kop surat, yakni kelompok yang mengirimkan surat, tanggal surat, perihal, isi surat dan juga penutup. Selain itu, penulisan surat pengantar juga harus sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.
Berikut adalah beberapa contoh surat pengantar yang bisa anda jadikan bahan referensi.
1. Contoh Surat Pengantar Keterangan Tidak Mampu
Salah satu contoh surat pengantar yang satu ini mungkin sudah sering anda temukan. Ketika seseorang hendak mengajukan penerimaan beasiswa, maka seringkali dimintai surat pengantar keterangan tidak mampu dari aparat setempat sebagai salah satu persyaratan administrasi.
PEMERINTAH KABUPATEN BANTEN
KECAMATAN SITIREJO
DESA SUKAREJO RT 04/02
Nomor surat: P11/SK/2018
Lampiran : –
Perihal : Surat Keterangan Tidak Mampu
Yang bertanda tangan dibawah ini Ketua RT 04/02 Wonorejo dengan ini menyatakan :
| Nama | : | Ahmad Subari |
| Tempat/Tgl Lahir | : | Banten/20/09/1994 |
| Jenis Kelamin | : | Laki – Laki |
| Pekerjaan | : | Pelajar |
| Alamat | : | Desa Sukarejo RT 04/02 |
Nama tersebut adalah seorang warga desa kami yang keadaan ekonominya kurang mampu.Surat ini digunakan untuk persyaratan beasiswa di SMA Taruna Bakti Cepu.
Demikian surat ini kami buat dengan sebenar-benarnya dan untuk digunakan dengan semestinya.
Mengetahui,
Ketua RT 04/02 Sukarejo,
Anton Sanjaya
2. Contoh Surat Pengantar Proposal Bantuan Dana
Jika suatu kelompok menyelenggarakan suatu acara, maka tentu dibutuhkan biaya untuk acara tersebut. Adapun biaya tersebut bisa berasal dari kas ataupun dari bantuan dana orang lain. Jika anda ingin meminta bantuan dana dari orang lain, maka anda bisa menulis surat pengantar bantuan dana seperti di bawah ini.
PANITIA LOMBA MELUKIS
DESA PAKEMGEDE
Nomor : 01/P.EP/VII/2018
Lampiran : 2 (dua) bandel proposal mestinya.
Hal : Surat Permohonan Bantuan Dana
Kepada Yth,
Bapak Sobirun Gunawan
Di Tempat
Assalamualaikum wr.wb
Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat kepada kita semua, sehingga kita senantiasa diberikan kesehatan.
Berkenaan dengan perlombaan melukis mural antar warga Desa Pakemgede, kami atas nama panitia dan pemerintah desa memiliki tujuan untuk meminta pertolongan dan kepada Bapak. Dana itu akan dialokasikan guna kebutuhan operasional perlombaan melukis mural antar warga.
Demikian surat permintaan bantuan dana ini kami buat. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Pakemgede, 08 Mei 2018
Mengetahui,
Ketua Panitia Lomba Melukis,
Anton Sanjaya
3. Contoh Surat Pengantar Dinas
Surat pengantar dinas seringkali dipergunakan oleh seseorang atau sekelompok bawahan yang dipercaya untuk melaksanakan suatu tugas atau mengikuti suatu kegiatan di luar perusahaan maupun di luar instansi. Untuk meyakinkan pihak ketiga, maka orang yang ditunjuk tersebut harus memiliki surat pengantar dari atasan mereka.
PT GANGSOO FOOD
Jl. Dirgantara Raya KM 115 Surabaya
Telpon (031) 288 1640. Fax (031) 288 1641
Email: [email protected], web: www.gangsoofood.com
SURAT PENGANTAR
Nomor: 7890/ XI/ E889/ 2018
Berdasarkan kegiatan rutin yang dilakukan PT Gangsoo Food, yaitu evaluasi kantor cabang di Madiun, maka dari kantor pusat akan mengirimkan karyawan untuk melaksanakan evaluasi tersebut. Berikut ini karyawan yang akan dikirim, yaitu :
| Nama | : | Ahmad Subari |
| Jabatan | : | Manajer Personalia |
| NIP | : | 8765445678 |
Dengan dikirimnya karyawan tersebut, kami berharap evaluasi dapat berjalan lancar dan dimohon kepada kantor cabang untuk menyerahkan berkas – berkas yang dibutuhkan demi kelancaran dan keberhasilan evaluasi kantor cabang PT Gangsoo Food di Madiun.
Demikian surat ini disampaikan, atas perhatian serta kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.
Surabaya, 08 Mei 2018
Direktur Utama
PT Gangsoo Food,
Anton Sanjaya
4. Contoh Surat Pengantar dari Ketua RT
Ada berbagai macam dan banyak urusan yang mungkin akan kita urus dari dinas tertentu. Namun sebelum mengurus hal – hal tersebut, terlebih dahulu anda harus mengantongi surat pengantar dari kepala desa ataupun aparat desa lainnya. Dengan demikian, barulah dinas terkait bisa melayani permintaan anda atau apa yang ingin anda urus.
PEMERINTAH KABUPATEN BANTEN
KECAMATAN SUKAREJO
DESA SITIREJO RT 003/RW004
Hal : Surat Pengantar KTP.
Nomor : Nov05/KTP05/234/2018
Melalui surat ini, saya Ketua RT 003/ RW 004 dengan ini memberitahukan bahwa :
| Nama | : | Ahmad Subari |
| Kewarganegaraan | : | Indonesia |
| Tempat/Tgl Lahir | : | Banten/20/09/1994 |
| Agama | : | Islam |
| Jenis Kelamin | : | Laki – Laki |
| Alamat | : | Desa Sitirejo RT 003/RW004 |
| Pekerjaan | : | Wiraswasta |
Nama di atas merupakan warga kami yang beralamat tersebut bermaksud ingin membuat Kartu Tanda Penduduk (KTP).
Demikian surat pengantar ini dibuat dengan keadaan sebenarnya serta untuk digunakan sesuai dengan peruntukannya.
Sitirejo, 08 Mei 2018,
Ketua RT 003/RW004 Sitirejo,
Anton Sanjaya
5. Contoh Surat Pengantar Penelitian
Jika anda seorang mahasiswa ataupun masyarakat sipil biasa ingin melaksanakan penelitian mengenai sesuatu hal di daerah tertentu, tentu saja tidak bisa melakukannya begitu saja. Namun terlebih dahulu anda harus mengantongi surat pengantar dari aparat desa setempat, agar anda dipercaya di tempat tujuan anda akan meneliti.
SURAT PENGANTAR RT/RW
Kepada yTH,
Pengelola Taman Desa Wilujeng, Lamongan
di Tempat
Yang bertanda tangan dibawah ini Ketua RT 01 RW 02. Dengan ini menerangkan bahwa :
| Nama | : | Ahmad Subari |
| Umur | : | 20 Tahun |
| Agama | : | Islam |
| Kewarganegaraan | : | Indonesia |
| Status Perkawinan | : | Belum Menikah |
| Alamat | : | Jl. Wilujeng Dalem No. 12, Lamongan |
Nama tersebut adalah warga kami yang beralamat di atas dan akan melakukan penelitian terhadap tumbuhan yang ada di Taman Desa Wilujeng dan akan dilaksanakan pada 12 Mei 2018. Mohon pengertiannya.
Demikian surat pengantar ini kamu buat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagai mana mestinya.
Desa Wilujeng, 08 Mei 2018,
Ketua RT 01/RW 02 Desa Wilujeng,
Anton Sanjaya
6. Contoh Surat Pengantar Domisili
Ketika anda melamar pekerjaan di suatu perusahaan dan ingin bekerja disana, mungkin saja pihak perusahaan akan meminta surat domisili anda. Hal ini sering dilakukan jika anda tidak tinggal di daerah atau di kota yang tidak sesuai dengan yang tertera di KTP anda. Untuk itu, maka anda bisa meminta surat pengantar domisili dari aparat setempat.
SURAT PENGANTAR DOMISILI
Yang bertanda tangan di bawah ini Ketua RT 5 RW 01 menerangkan bahwa :
| Nama | : | Ahmad Subari |
| Tempat/Tgl Lahir | : | Bandung/20/09/1994 |
| Jenis Kelamin | : | Laki – Laki |
| Agama | : | Islam |
| Kewarganegaraan | : | Indonesia |
| Pekerjaan | : | Buruh |
| Alamat Tempat Tinggal | : | Jl. Dago No. 123, Bandung |
Nama tersebut adalah salah seorang warga kami yang berdomisili di alamat tersebut, surat keterangan ini akan digunakan untuk keperluan pekerjaan di tempat bekerja.
Demikian surat ini kami buat dengan sebenarnya dan digunakan sebagaimana mestinya.
Bandung, 08 Mei 2018,
Ketua RT 05/ RW 01 Bandung,
Anton Sanjaya
7. Contoh Surat Pengantar Kegiatan Rapat
Jika anda ingin mengundang pihak atau orang lain untuk menghadiri suatu acara rapat tertentu, maka tentu anda harus mengirimkan mereka surat pengantar kegiatan rapat. Dalam surat tersebut anda bisa menjelaskan mengenai waktu dan tempat rapat akan diselenggarakan.
SURAT PENGANTAR UNDANGAN RAPAT
Purwokerto, 08 Mei 2018
Nomor : RT 03/SP/XI/2018
Lampiran : 1 (satu) lembar lokasi rapat
Perihal : Undangan Rapat
Kepada Yth,
Bapak/Ibu warga RT 03
Tambaksari, Purwokerto
Salam sejahtera,
Semoga kita senantiasa diberikan rahmat oleh Tuhan semesta alam. Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu warga RT 03 RW 02 Tambaksari, Purwokerto untuk menghadiri acara yang akan dilaksanakan pada :
| Hari/Tanggal | : | Minggu/15 Mei 2018 |
| Pukul | : | 18.00 – Selesai |
| Acara | : | Rapat 3 Bulanan RT 03 |
| Alamat | : | Gedung Serbaguna Desa Tambaksari, Purwokerto |
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikumwr.wb
Tambaksari, 08 Mei 2018,
Mengetahui,
Ketua RT 03/ RW 02 Tambaksari,
Anton Sanjaya
8. Contoh Surat Pengantar Untuk Mengurus KTP
Jika anda ingin mengurus KTP baru, maka anda tidak bisa begitu saja pergi ke kantor Catatan Sipil atau kantor camat, lalu mengurus KTP anda dengan mudah. Namun terlebih dahulu anda harus pergi menjumpai aparat desa setempat dimana anda tinggal, lalu meminta surat pengantar mengurus KTP dari aparat desa tersebut.
SURAT PENGANTAR PEMBUATAN KTP
Nomor : /RT 05/X/2018
Yang bertanda tangan dibawah ini Ketua RT 05/01 Sumojoyo dengan ini menyatakan bahwa :
| Nama | : | Ahmad Subari |
| Tempat/Tgl Lahir | : | Bandung/20/09/1994 |
| Agama | : | Islam |
| Kewarganegaraan | : | Indonesia |
| Status Perkawinan | : | Belum Menikah |
| Alamat | : | Desa Sukaraja, Banyumas, Jawa Tengah |
Nama tersebut merupakan salah satu warga desa kami yang beralamat di tempat tersebut dan bermaksud ingin membuat KTP (Kartu Tanda Penduduk).
Demikian surat pengantar ini kami buat dengan sebenar-benarnya dan digunakan sebagaimana mestinya.
Sukaraja, 08 Mei 2018,
Mengetahui,
Ketua RT 05/01 Sukaraja,
Anton Sanjaya
9. Contoh Surat Pengantar Dokumen
Suatu perusahaan seringkali mempergunakan surat pengantar dokumen yang satu ini. Namun bukan hanya perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan organisasi juga sering menggunakan surat pengantar dokumen. Salah satu contoh adalah ketika sebuah koperasi mengirimkan laporan bulanan kepada pihak lain, seperti kepada Dinas Koperasi setempat, maka tentu saja dibutuhkan surat pengantar dokumen.
KOPERASI DESA MAJU DAN MANDIRI
Desa Gunung Tawang Kecamatan Selomerto Kabupaten Wonosobo
Jl. Gunung TawangKM 07SelomertoWonosobo
Telp. 0123 086858 email: [email protected]
Wonosobo, 08 Mei 2018
Nomor : 123/12B/XX/20018
Lampiran : 2 bendel
Hal :Pengantar Laporan Bulanan
Kepada Yth,
Kepala Dinas Koperasi dan UKM
Kabupaten Wonosobo
Di tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan ketentuan dimanasetiap Koperasi harus memberikan laporansetiap bulannya. Maka dengan surat pengantar ini, kami dari Koperasi Desa Maju Dan Mandiri mengirimkan laporan tersebut. Adapun laporan yang kami kirimkan meliputi :
- Neraca Perubahan dan Percobaan pada Periode1 Juni – 1 Juli 2017
- Laporan Bulanan periode 1 Juni – 1 Juli 2017
Demikian surat ini dibuat, semoga laporan tersebut sesuai dengan yang diharapkan Bapak / Ibu.
Hormat Kami,
Ketua Koperasi Desa Maju Dan Mandiri,
Anton Sanjaya
10. Contoh Surat Pengantar Mengurus SKCK
Ketika anda ingin mengurus SKCK dari pihak kepolisian, maka mungkin ada beberapa persyarat administrasi yang harus anda bawa terlebih dahulu. Salah satunya adalah surat pengantar dari aparat desa yang menyatakan kalau anda memang benar – benar penduduk desa tersebut dan bersih dari catatan kejahatan.
RUKUN TETANGGA 07/10 PERUMAHAN GRIYA ALAM SENTOSA
DESA PASIR ANGIN, KECAMATAN CILEUNGSI
KABUPATEN BOGOR – 16820
SURAT PENGANTAR
No. : 123/INT/III/2018
Yang bertanda tangan dibawah ini Ketua RT.07 RW.10 Desa Pasir Angin Kecamatan Cileungsi Kabupaten Bogor, menerangkan bahwa :
| Nama | : | Ahmad Subari |
| Tempat/Tgl Lahir | : | Bogor/20/09/1994 |
| Jenis Kelamin | : | Laki – Laki |
| Agama | : | Islam |
| Alamat | : | Desa Pasir Angin, Kec. Cileungsi |
merupakan penduduk dari desa Pasir Angin, Kecamatan Cileungsi, Kabupaten Bogor yang sampai saat ini masih bersih dari catatan kejahatan di kepolisian maupun di desa kami.
Demikian surat keterangna ini dibuat untuk dapat dipergunakan sesuai dengan keperluannya.
Bogor, 08 Mei 2018,
Ketua RT 07/RW 10 Desa Pasir Angin,
Anton Sanjaya
11. Contoh Surat Pengantar Untuk Mengurus KK (Kartu Keluarga)
Jika anda ingin mengurus Kartu Keluarga di Dinas Catatan Sipil, maka hal pertama yang harus anda lakukan adalah meminta surat pengantar dari kepala desa maupun aparat desa lainnya. Dengan demikian, maka pihak Dinas Catatan Sipil akan melayani anda dan mempercayai kalau anda memang benar – benar penduduk dari yang memberikan surat pengantar yang anda bawa.
RT.006 / RW.03
KEL. JATI KRAMAT – KEC. JATIASIH
KOTA BEKASI – JAWA BARAT
Sekretariat : Jl. Teratai VI No. 176B Jati Kramat Indah I Bekasi Telp. : 84997623
SURAT PENGANTAR
No.123/RT.006/Mei/2018
Dengan ini kami menerangkan bahwa :
| Nama | : | Ahmad Subari |
| Tempat/Tgl Lahir | : | Bekasi/20/09/1994 |
| Jenis Kelamin | : | Laki – Laki |
| Pekerjaan | : | PNS |
| Agama | : | Islam |
| No KTP/NIK | : | 735657387636 |
| No. Kartu Keluarga Orang Tua | : | 7846573578468 |
| Alamat | : | Jati Kramat, Kec. Jatiasih, Kota Bekasi |
Adalah benar yang bersangkutan adalah warga RT.006 / RW.03 Kel. Jati Kramat dalam hal ini memerlukan Surat Pengantar untuk keperluan :
Mengurus KK (Kartu Keluarga) yang baru setelah menikah.
Demikian surat pengantar ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jati Kramat, 08 Mei 2018
Ketua RT 006/RW03 Jati Kramat,
Anton Sanjaya
12. Contoh Surat Pengantar Penawaran
Sebuah perusahaan tentu akan sangat sering menggunakan berbagai jenis surat niaga. Salah satu surat yang sering digunakan adalah surat penawaran. Ketika menawarkan barang atau jasa yang dimiliki kepada perusahaan lain, maka sebaiknya perusahaan tersebut mengirimkan surat pengantar atas dokumen – dokumen yang dikirimkan. Dokumen – dokumen tersebut biasanya berupa katalog yang berisi daftar, jenis, dan harga dari barang – barang atau jasa yang ditawarkan.
PT. MAJU MUNDUR
Jl. Pangeran Diponegoro No. 123 Jakarta
Telp. 12345678 Fax. 12345678
Jakarta, 08 Mei 2018
No : 123/SP/Mei/2018
Lampiran : 1 Katalog
Perihal : Surat Pengantar Penawaran
Kepada Yth ,
PT. Ingin Sukses Selalu
Jl. Cipto Mangun Kusumo No.23 Jakarta
Dengan hormat,
Setelah mempelajari dan menganalisa PT Impor Ekspor Jaya Kusuma yang kini memiliki pasar yang semakin luas, kami dari PT. Maju Mundur bermaksud untuk memberikan penawaran beberapa produk yang kami produksi.
Bersama dengan surat ini kami juga melampirkan penawaran produk yang bisa Bapak/Ibu pilih sesuai dengan paket yang kami sediakan.
Demikian surat ini kami buat, besar harapan kami agar perusahaan Bapak/Ibu dapat bekerjasama dengan kami. Atas segala perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Anton Sanjaya
13. Contoh Surat Pengantar Kematian
Surat pengantar kematian ini biasanya diterbitkan oleh aparat desa tertentu untuk berbagai keperluan. Salah satunya adalah dikirimkan kepada petugas TPU, dengan tujuan agar pihak pengelola TPU bisa mempersiapkan makam untuk warganya yang baru meninggal dan akan dimakamkan.
RUKUN TETANGGA 001 RUKUN WARGA 018
Desa Sukatani Kel. Cicaheum Kec. Bogor Barat
Surat pengantar
No. : 123/RT.01/V/2018
Kepada:
Pengelola Tempat Pemakaman Umum TPU Beureum, Bogor
di Tempat
Yang bertanda tangan di bawah ini KETUA RT.001/RW 018 Bedahandengan ini menerangkan bahwa :
| Nama | : | Ahmad Subarjo |
| Umur | : | 75 Tahun |
| Agama | : | Islam |
| Kewarganegaraan | : | Indonesia |
| Status Pernikahan | : | Menikah |
| Alamat | : | Desa Sukatani, Kelurahan Cicaheum |
Nama tersebut di atas adalah salah seorang warga kami yang beralamat tersebut di atas dan meninggal dunia pada tanggal 08 Mei 2018 dan akan dikuburkan di Pemakaman Umum Beureum dan memohon bantuannya.
Demikian surat pengantar ini kami buat dengan sebenarnya untuk dipergunakan seperlunya.
Sukatani, 08 Mei 2018,
Ketua RT 001/RW018 Bogor,
Anton Sanjaya
14. Contoh Surat Pengantar Magang
Ketika anda ingin menjalani magang di tempat atau daerah tertentu, maka anda tidak boleh magang begitu saja. Namun anda harus meminta surat pengantar terlebih dahulu dari kampus, kemudian menunjukkannya kepada pihak yang dituju, yakni dimana anda ingin magang
Yogyakarta, 08 Mei 2018
Perihal : Permohonan Magang Kerja
Lampiran : 1 (satu) bendel
Yth.
HRD PT. Maju Terus Pantang Mundur
Jalan Mataram 123, Sleman
Yogyakarta
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
| Nama | : | Ahmad Subari |
| NIM | : | 87675464 |
| Alamat | : | Jl. Perguruan No. 123, Yogyakarta |
| Perguruan Tinggi | : | Universitas Teknologi Yogyakarta |
| Program Studi | : | S-1 Sistem Komputer |
Dengan surat ini saya bermaksud mengajukan izin untuk dapat melaksanakan Kerja Praktik saya (magang) selama 1 (satu) sampai 3 (tiga) bulan di perusahaan yang Bapak/Ibu kelola. Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, saya lampirkan beberapa berkas sebagai berikut :
- Daftar Riwayat Hidup / Curriculum Vitae (CV)
- Foto Copy Kartu Mahasiswa
- KHS terakhir dengan IPK
- Pas foto terbaru ukuran 3×4 = 2 lembar
- SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian)
Demikian permohonan ini saya ajukan, besar harapan saya agar Bapak/Ibu berkenan mempertimbangkan permohonan ini. Atas perhatian dan kebijaksanaannya saya ucapkan terima kasih.
Mengetahui,
Rektor Universitas Teknologi Yogyakarta,
Anton Sanjaya
15. Contoh Surat Pengantar Barang
Jika suatu perusahaan mengirimkan barang kepada perusahaan lain, maka anda perlu menggunakan surat pengantar barnag. Adapun isi dari surat pengantar barang tersebut adalah mengenai daftar barang, harga barang, dan juga banyaknya barang.
MANDIRI FASHION
Lingkar Selatan No. 269 Malang
Telp. (0265) 117386 Fax. (0265) 119873
E-mail : [email protected] Website : mandirifashion.blogspot.com
Malang, 08 Mei 2018
Nomor : 006/MF/PT/2018
Lampiran : Satu Berkas
Hal : Surat Jalan
Kepada Yth,
PT. Cahaya Bulan
Jl. Gagak Primang No. 194
Yogyakarta
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengirimkan sejumlah barang sebagai berikut :
| Kemeja Putih Polos | : | 1 Kodi |
| Rok Motif | : | 1 Kodi |
Mohon untuk dicek dan diterima.
Hormat Kami,
Anton Sanjaya
Kesimpulan dan Pentingnya Surat Pengantar
Contoh surat pengantar memiliki peranan yang sangat penting bagi si pembawa surat. Dengan surat pengantar yagn dipegangnya, maka dia akan dipercaya oleh pihak yang dituju dan diyakini sudah memiliki izin dari orang yang bertanggung jawab.
Salah satu contoh adalah ketika mahasiswa ingin melaksanakan kerja magang. Mahasiwa yang ingin melaksanakan kerja magang haruslah memiliki surat pengantar dari kampus atau universitas tempat mereka menempuh pendidikan. Surat pengantar tersebut akan berisikan bahwa mahasiswa tersebut memang ditugaskan oleh pihak kampus untuk menjalani kerja magang dalam jangka waktu tertentu.
Dengan demikian, maka pihak yang dituju oleh surat tersebut pun bisa mempercayai bahwa mahasiswa tersebut melaksanakan kerja magang memang sepengetahuan dari pihak kampus dan sudah seizin dari pihak kampus, yakni pihak yang bertanggung jawab terhadap kegiatan kerja magang mereka.
Begitu juga dengan beberapa urusan dinas perusahaan ataupun instansi pemerintah, harus membutuhkan surat pengantar dari atasan. Jika anda tidak memiliki surat pengantar yang ditandantangani oleh orang berwenang, maka mungkin anda hanya akan mendapatkan penolakan dari pihak yang dituju dalam surat tersebut.
Anda sebagai pemegang surat juga harus betul – betul mempertanggungjawabkan apa yang tertulis dalam surat pengantar tersebut. Karena dalam beberapa kasus, orang yang diberikan surat pengantar harus mempertanggung jawabkan hasil dari kegiatan atau pekerjaan tersebut.